El mantenimiento descuidado de registros es uno de los errores más frecuentes cometidos por los propietarios de negocios. Lamentablemente, también es uno de lo que más consecuencias conlleva.
Cuando se trata de hacer que su negocio funcione bien, pocas cosas pueden ser más problemáticas que un mantenimiento descuidado de registros. Desde pasar por alto deducciones impositivas hasta quedarse sin argumentos en una auditoría del IRS, los registros incompletos y desorganizados pueden hacerle perder mucho tiempo. Estos métodos financieros rápidos lo ayudarán a mantenerse por el buen camino.
El propietario promedio de medianos o pequeños negocios es simplemente deficiente al momento de llevar un registro. Y eso puede hacer que pague más impuestos, pierda una factura o cometa un error de nómina. Esto le hará padecer dolores de cabeza si tiene que presentar una reclamación de seguro o afrontar una demanda, además de contribuir con las ineficiencias cotidianas que le terminan costando tiempo y dinero. La mejor forma de mantenerse encaminado con las finanzas de su negocio es al desarrollar un sistema simple que requiera el menor tiempo posible.
- Haga copias electrónicas. Los documentos impresos tienen más posibilidades de extraviarse o traspapelarse. Conservar copias digitales de registros importantes, como los recibos, es primordial. Recuerde, si debe pasar por una auditoría, el IRS querrá ver sus recibos para respaldar sus reclamaciones. "El mantenimiento de registros es lo que normalmente marca la diferencia entre los buenos y malos resultados de auditorías con el IRS", dice Andrew Poulos, contadora especializada en asuntos impositivos y directora de Poulos Accounting & Consulting, Inc. en Atlanta, Georgia.
Poulos sugiere invertir en un escáner para crear y organizar copias electrónicas. "Luego, realice copias de respaldo de registros electrónicos con regularidad para prevenir la pérdida imprevista de datos. Una vez que los propietarios de negocios implementan el uso del escáner, rápidamente se dan cuenta cuánto tiempo les ahorra y cuán innecesario es almacenar los recibos impresos durante años. Comprende lo fácil que puede ser llevar registros", dice.
- No guarde todo. Ya se ha comprometido a llevar un registro electrónico, ahora necesita un sistema que le permita determinar qué conservar. "Las grandes organizaciones invierten en el control de información y en el mantenimiento de registros profesional porque saben lo importante que es encontrar lo que se necesita, en el momento en que se necesita. Los propietarios de negocios más pequeños muchas veces pasan por alto estas prácticas aunque corran riesgo", dice Gordon Rapkin, director ejecutivo de Archive Systems, una compañía de gestión de documentación unificada con sede en Fairfield, Nueva Jersey.
A menudo, las compañías pequeñas y medianas adoptan lo que Rapkin denomina el "principio de declaración impositiva de la caja de zapatos", en el que cada trozo de papel se almacena en una gaveta o en un armario. "La idea principal es: sepa lo que tiene, guarde únicamente lo que deba guardar, elimine lo que pueda, pero haga todo eso siguiendo un proceso de rutina", recomienda.
Evite la tentación de guardar o digitalizar todo. En cambio, desarrolle un sistema simple para determinar qué es necesario conservar. Pídale ayuda a su contador o socio financiero si tiene alguna duda.
- Delegue o piense en una solución de software. Nadie es bueno para todo. Si el mantenimiento de registros simplemente no es una de sus fortalezas, delegue la tarea a un miembro de su equipo organizado e idóneo, o incluso evalúe la posibilidad de contratar a un nuevo empleado o servicio externo para encargarse de este proceso.
Incluso puede invertir en una solución de software que cree índices para sus archivos guardados y le permita recuperarlos rápidamente cuando surja la necesidad.
