Elija el programa que más se adecue a sus necesidades comerciales y siga estos pasos para evitar el mal uso por empleados y proteger contra el fraude.
Las tarjetas de crédito y de compra para empresas son herramientas sólidas que optimizan su proceso de compras y hasta le permiten obtener ganancias para su empresa. Actualmente, dichos programas además ofrecen resguardos contra fraude y uso indebido, pero depende de los empresarios aprovechar estas características. Aquí le explicamos cómo elegir la tarjeta correcta para su empresa, administrar los gastos de sus empleados y la mejor manera de protegerse contra fraudes.
Al elegir un programa de tarjetas, comience por evaluar las necesidades de su empresa en la línea de crédito que desea. Tenga en cuenta sus hábitos de gasto y la tasa de interés, el límites de crédito y la política por mora de la tarjeta, además de los posibles cargos anuales y el programa de recompensas. Las tarjetas de crédito para empresas permiten a los usuarios hacer pagos parciales y hacer pagos mediante saldos de crédito rotativos, mientras que las tarjetas de compra o P-cards exigen que pague el saldo total todos los meses. Por lo general sus estados de cuenta incluyen más información que los de las tarjetas de crédito y no es necesario conservar los recibos.
"Tanto las tarjetas de crédito comerciales como las de compra ofrecen el beneficio de aumentar la disponibilidad de efectivo y permiten hacer un seguimiento de los gastos. Pero ¿qué es lo que necesita su empresa? ¿Necesita herramientas para administrar su cuenta en línea? ¿Necesita controlar la velocidad de gastos y los tipos de compras que se hacen? Una vez que conozca estos factores, podrá determinar si el emisor le permite cubrir esas necesidades", dice David Smitherman, vicepresidente, Productos y pagos minoristas de Regions.
Pasar a una tarjeta de crédito comercial o a una de compra, por lo general, optimiza los procesos de pago de adquisiciones y baja los costos. "Migrar el proceso de pago de lo que se compra de cheques a tarjetas de compra puede reducir los costos de las transacciones de manera sustancial", dice Chris Zimmer, vicepresidente sénior y director de Servicios de tarjetas comerciales de Regions. "Pero incorporar un proceso nuevo implica varios cambios, así que también hay que considerar el tipo de ayuda y orientación que ofrece el proveedor, no solo la funcionalidad de la tarjeta".
Asegurarse de que el proceso de emitir tarjetas de crédito comerciales o tarjetas de compra a sus empleados se lleve a cabo de forma exitosa y limitar el mal uso interno.
1. Pautas de gastos documentadas
Proporcione a sus empleados pautas documentadas para el uso de tarjetas. Esto limitará los gastos y facilitará la forma en que se hará cumplir las políticas de gastos.
2. Utilice los controles sistemáticos incorporados en su solución de tarjeta
"Algunos ejemplos incluyen bloqueos por Código de categoría de comerciante (MCC). Si no es necesario que el titular de una tarjeta en particular haga transacciones con aerolíneas, puede bloquear esa categoría. También puede limitar el tamaño de las compras y/o la cantidad de transacciones durante un período establecido", dice Zimmer.
3. Eduque a su equipo sobre los beneficios del programa
"Capacite a los usuarios finales para que sepan por qué la organización usa la tarjeta nueva y cómo será un beneficio también para ellos. Con frecuencia, los cambios generan resistencia, pero si comunica los beneficios de manera efectiva a los usuarios, el programa tendrá más éxito", dice Zimmer.
4. Implemente un proceso de revisión detallada
Asegúrese de tener un enfoque organizado de la supervisión. A pesar de que revisar cada boleta de papel puede no ser realista, debería realizar auditorías de rutina y revisar tendencias de gastos individuales y empresariales regularmente.
5. Proteja la tarjeta
Sus empleados son responsables de todos los cargos en sus tarjetas. Eso no significa que deban hacerse cargo del pago, sino que tienen el control. Procure que comprendan que deben administrar sus tarjetas tal como lo harían con cualquier otro bien importante de la empresa.
Evitar fraudes externos
Los emisores están implementando tecnología de tarjetas con chip en los EE. UU. para que las transacciones en tiendas sean más seguras. Esta tecnología ya está en uso en más de 80 países. Como las tarjetas con chip son más difíciles de falsificar, ayudan a reducir el fraude. Contienen información encriptada que aporta un nivel más de seguridad para las compras, siempre que se utilicen en una terminal habilitada para tarjetas con chip. "Regions Bank ya adoptó esta tecnología para las tarjetas de crédito y comenzó el proceso de emisión de tarjetas nuevas", destaca Smitherman.
Según los expertos de la industria, la migración a tarjetas con chip se habrá completado en buena medida para fines de 2016. Esta migración también afecta a los comerciantes, que son responsables de obtener terminales que admitan tarjetas con chip de sus proveedores de servicios de pagos. "Es un cambio bastante importante en la industria de pagos", destaca Zimmer. "Es importante que nuestros clientes comerciales entiendan que esto no solo alcanza a las tarjetas que usan, sino también a las tarjetas que aceptan como medio de pago", dice.
Para obtener más información sobre tarjetas con chip, visite http://www.gochipcard.com/
