Usar Integrated Payables para optimizar la administración de tesorería

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A medida que su negocio crece, usted necesita una solución de administración de pago que sea simple y eficiente.

Considere esta situación: luego de un año de crecimiento lento pero estable, un comienzo nuevo solicitó y recibió fondos Serie C. Luego su negocio explotó. A medida que el negocio creció y aumentó la demanda, los dos fundadores, que administraban todo, tuvieron que gestionar a más proveedores y pagos. Pronto, el proceso de pago se volvió un desafío. Entre las voluminosas tareas manuales, los los miles de pasos para cada pago y los múltiples formatos de archivo, los fundadores estaban agobiados.

El procesamiento de pago estaba reteniendo este comienzo, pero no debe ser así. En un panorama de pago digital acelerado, los negocios pueden beneficiarse de las cuentas a pagar integradas, un servicio de pago automático que consolida y optimiza el procesamiento de pago.

"Las cuentas a pagar integradas optimizan el proceso de pago al eliminar la necesidad de varios pasos y tareas manuales", dice Kevin Morgan, gerente de productos de administración de tesorería de Regions Bank en Birmingham, Alabama. "Los negocios tienen todo el control de los fondos y el tiempo de las transacciones de pago, mientras el sistema automatiza los elementos tediosos del proceso".

Las cuentas a pagar integradas pueden ser una forma integral, eficiente y confiable de administrar todas sus necesidades de procesamiento de pago. Así puede servirle a usted y a su negocio.

¿Qué son las cuentas a pagar integradas?

Las cuentas a pagar integradas son un servicio que permite a los negocios consolidar los pagos a sus proveedores en una única vía. Al usar un formato de archivo único, un banco puede crear pagos personalizados según la preferencia del cliente: desde cheques impresos o enviados por correo hasta muchas formas de pagos virtuales. Dado que el procesamiento de los pagos internamente puede ser complejo y demandante, un servicio simple como cuentas a pagar integradas puede reducir significativamente los costos y aumentar la eficacia, potencialmente mejorar los resultados.

La logística de las cuentas a pagar integradas son simples. A través de un portal en línea, los negocios pueden emitir y conciliar pagos. El portal automatiza cada aspecto del proceso, desde cargar archivos de pago hasta agregar instrucciones de pago al acceder a los registros de los proveedores. El sistema también automatiza el método de pago preferido de un proveedor, como ACH, tarjeta virtual y otra opción.

"Con las cuentas a pagar integradas, consolidar el proceso de pago en un solo paso significa no más dependencia en los procesos con papel, y eso equivale a menos margen de error y riesgo de fraude", dice David L. Duvall, consultor de productos de tesorería de Regions Bank en Birmingham.

¿Cuáles son los beneficios de las cuentas a pagar integradas?

Para los negocios que consideran la transición de pagos manuales a un sistema automatizado, una preocupación puede ser la pérdida de control. Con las cuentas a pagar integradas, los propietarios de negocios todavía determinan cuándo los bancos pueden lanzar las transacciones de pagos, lo que les permite mantener el control total de sus fondos mientras les ahorra tiempo valioso que puede ser direccionado hacia el crecimiento de su negocio. Incluso los métodos de pago electrónico, como las tarjetas virtuales, deben considerar las cuentas a pagar integradas.

Las cuentas a pagar integradas ofrecen beneficios considerables:

Aumento en el flujo de efectivo. Un servicio de cuentas a pagar automatizado reduce el proceso de reestructuración de pagos, lo que coloca a su compañía en una mejor posición para aprovechar los descuentos de proveedores. Muchos negocios astutos están cambiando su proceso de pagos de cheques a tarjetas virtuales para aprovechar los descuentos de pagos así como también para beneficiarse con una prolongación de los días a pagar pendientes, la cual mejora la administración del capital circulante.
Mayor transparencia. Un portal en línea puede darle mayor claridad e información en sus transacciones. Los servicios de cuentas a pagar integradas pueden analizar a los proveedores de una compañía para ver cuántos beneficiarios procesan usando Visa, por ejemplo. Con esa información, el banco puede determinar el número de proveedores que usan tarjetas virtuales, permitiéndole acceder a incentivos disponibles como programas de reembolso. ¿El resultado? Usar un método preferido de pago beneficia a ambas partes para un proceso de transacción más limpia y simple.
Menor riesgo de fraude. La automatización aumenta la responsabilidad gracias a un camino digital. El servicio de cuentas a pagar integradas incluye doble control para la revisión de transacciones, que asegura que los dos miembros de un equipo comercial aprueben. El sistema también ofrece pago positivo, que coincide con los cheques emitidos con los cheques presentados para su pago, y la protección de débito para pagos de ACH ofrece más protección. Con estas medidas en su lugar, los propietarios de negocios pueden sentirse con confianza sobre todos los tipos de transacciones de pago.
Tecnología simplificada. Al enviar o recibir los pagos de proveedores, muchos bancos requieren que las compañías brinden un formato de archivo específico, colocando la carga sobre el negocio para alinear sus sistemas con la del banco.

"En el pasado, las operaciones de pagos a menudo requerían diferentes archivos de pago, y en algunos casos, diferentes sistemas, por cada proveedor", explica Morgan. "Con las cuenta a pagar integradas de Regions, una vez que las compañías ofrecer un archivo de salida de pago, el sistema puede personalizar nuestra programación para que se adapte a sus necesidades, reduciendo el tiempo y requisitos de TI del lado de los proveedores":

Transición sin inconvenientes, incorporación rápida

Para los empresarios ocupados, una solución de cuentas a pagar integradas ofrece mayores beneficios que contratar a terceros y por menos que una contratación interna. Para los negocios que actualmente usan múltiples métodos de pago o consideran cambiarse de pagos con papel a métodos de pago electrónico, las cuentas a pagar integradas pueden ofrecer una transición eficiente y sin inconvenientes ya que migran sus cuentas a pagar.

"A medida que los negocios mejoran, las cuentas a pagar integradas les permiten administrar el proceso de pago sin tener que aumentar los gastos al agregar nuevas contrataciones", dice Duvall. "Al externalizar las cuentas a pagar, también pueden eliminar muchos procesos internos lentos, liberando a empleados existentes de enfocar su atención a lo que están haciendo mejor: hacer crecer el negocio".