Un programa de cobranzas que funcione es esencial para todos los aspectos de gestión, desde administrar el flujo de efectivo hasta garantizar préstamos. Siga estos consejos para mitigar las pérdidas producto de los deudores morosos y evitar problemas en el futuro.
Si se trata de cobrar pagos atrasados, su madre tenía razón: "al que madruga Dios lo ayuda" y "siempre hay que hacer ruido", bromea Arden Silverman, propietario de Capital Asset Protection, una agencia de cobranzas comerciales. "No pierda tiempo al revisar su listado de pagos vencidos".
Debe tomar medidas urgentes, pero también debe adaptar su metodología a la relación con el cliente, el monto del pago atrasado y su instinto. En el momento en que un pago se vence, llame al cliente y averigüe cuál es el problema, aconseja Jared Schiff, presidente de Schiff Debt Recovery Group, , con sede en Columbus, Ohio. Explica que por lo general es posible saber si el cliente está ofreciendo una explicación legítima. "Un motivo válido podría ser 'nuestro contador estuvo de vacaciones' o 'nunca recibimos la factura'. En ese caso, puede darles una nueva fecha de vencimiento".
Durante la comunicación, explique claramente qué ocurrirá si no paga con la nueva fecha de vencimiento. Lo ideal es que su plan de contingencia esté bien documentado para que sepa exactamente qué medidas debe tomar. Su plan de acción debe dar cuenta de sus necesidades comerciales, su relación con el cliente y el monto del pago pendiente. Quizá deba escalar el asunto a su jefe o a una agencia externa, o detener los pedidos o proyectos futuros, Quizá deba revocar o modificar el límite de crédito del cliente, solicitar un pago inicial de garantía en futuros proyectos o informar la deuda a una agencia de verificación crediticia. Siempre sea profesional al momento de transmitir la gravedad de la situación. Como dice un antiguo adagio, "el tiempo es dinero", así que no importa qué implica su plan de contingencia, inícielo rápido.
Cuándo recurrir a una empresa de cobranzas
Los planes de cobranzas que funcionan por lo general permiten cierto grado de flexibilidad, pero no a costas de las necesidades de la empresa. El sentido común es clave. Por ejemplo, uno no trata a un cliente antiguo que manifiesta su deseo de regularizar su situación de la misma forma en que trata aun cliente nuevo que no responde llamadas. Silverman sugiere no esperar más de seis meses de vencido el pago para recurrir a una agencia de cobranzas.
Los empresarios suelen dudar al momento de recurrir a una agencia de cobranzas, porque no quieren pagar el servicio. Pero "cuanto más esperen, menos probabilidad habrá de que logren cobrar el saldo adeudado", dice Schiff, y destaca que por lo general las agencias de cobranzas no cobran si no logran cobrar la deuda, así que su motivación es ayudar a recuperar todas las pérdidas.
Schiff considera que seis meses puede no ser lo suficientemente rápido, especialmente si el deudor en mora es un pequeño negocio. "El deudor puede entrar en mora con otros acreedores, lo pueden demandar, puede presentar su quiebra, vender o cerrar sus puertas. Si ocurre alguna de esas cosas, es más que probable que no haya bienes para liquidar y recuperar los fondos adeudados. Por eso sugerimos que los legajos de cobranzas se envíen apenas note que el deudor no hace otra cosa que poner excusas. Cuanto antes inicie el proceso, más probabilidades hay de recupere la totalidad del saldo adeudado", dice.
Si tiene deudores morosos con frecuencia, probablemente sea tiempo de evaluar sus procesos. Evalúe la conveniencia de que todos los clientes presenten una solicitud de crédito que incluya referencias, y lleve adelante una auditoría. Quizá pueda extender descuentos a clientes que pagan temprano o multar a los que no pagan en tiempo y forma.
"Este podría ser un buen momento de revisar sus contratos, facturas y otros formularios para verificar que recibirá todos los montos disponibles en su jurisdicción, además del saldo pendiente", sugiere Silverman. "Cobrar no se trata solo del capital en cuestión, sino del capital y sus intereses por mora".
