Negociar el arrendamiento de bienes raíces es un proceso complejo, pero con la planificación adecuada, puede serle beneficioso
1. Introducción: todo proceso complejo necesita un equipo sólido
A menos que su compañía sea una operadora de múltiples unidades que cuente con un equipo interno de bienes raíces, negociar el arrendamiento de bienes raíces para el espacio de oficinas puede ser una experiencia horrorosa para su equipo de ejecutivos. Las partes interesadas son numerosas y variadas, las consecuencias se ven potencialmente a largo plazo y las inversiones pueden ser sustanciales. Además, en un arrendamiento de bienes raíces casi todo se negocia, no sólo el alquiler y los términos, sino que también la adaptación, la posibilidad de expandir o reducir, y las opciones de finalización.
"El arrendamiento implica mucho más que la tasa de alquiler o las cuestiones económicas", comenta Ken Ashley, director ejecutivo y representante de arrendatarios en Cushman & Wakefield, Atlanta. "En los EE. UU., el documento de arrendamiento gobernará ampliamente la interacción día a día entre el arrendatario y el propietario". ¿Cuáles son las buenas noticias? Con un equipo sólido y una planificación cautelosa, usted puede negociar un arrendamiento de bienes raíces comerciales que se adapte a sus necesidades presentes y futuras. "El arrendatario promedio por sí solo no tiene oportunidades de éxito", expresa Dale Willerton, director de The Lease Coach, una consultura de arrendamientos comerciales. "Ellos están negociando contra un agente de bienes raíces experimentado o un propietario que cuenta con 1,000 inquilinos".
2. Defina sus necesidades, no su espacio
El primer paso clave, incluso antes de buscar el lugar o calcular la superficie en pies cuadrados, es comprender en detalle cómo va a utilizarlo. "El propietario querrá saber cuánto espacio usted quiere pero esa no es la primera pregunta que debe responder", explica John McGowan, vicepresidente ejecutivo, bienes raíces corporativos, en Regions Bank. La primera pregunta es: ¿Cómo utilizará ese espacio? ¿Cuántas personas desea que estén allí? Pero hasta esa pregunta no es tan fácil como parece. "Muchas compañías actualmente están evaluando nuevas estrategias para sus espacios de trabajo, que pueden suponer lugares más superpoblados, con más personas en un espacio más reducido", indica Ashley. "Aunque eso suena bien conceptualmente, lo cierto es que tiene un impacto real sobre el propietario y sobre el inmueble, como por ejemplo sobrecargar los espacios de estacionamiento, ascensores y sistemas de aire acondicionado al utilizarlos de una forma diferente para la que fueron diseñados. Esos son sólo algunos ejemplos de las cosas que usted debe negociar o comprender antes de contactarse con el propietario".
3. Construya su equipo
"Dada la naturaleza compleja de estos acuerdos, planificar y negociar el arrendamiento de bienes raíces comerciales requiere un enfoque de equipo", expresa Keith Pressley, quien negocia como vicepresidente sénior, bienes raíces corporativos de Regions, representando al banco en toda su área de operaciones que comprende 15 estados. Ashley agrega "uno se enfrenta a un propietario profesional que es experto en el mercado. Usted puede nivelar el campo de juego al tener un buen representante de su lado".
Entre los miembros principales del equipo se encuentran:
- El arquitecto. "Posiblemente, incluso antes que el corredor, usted necesite un arquitecto o al menos un diseñador de interiores que pueda guiarlo en el camino de cómo va a utilizar el espacio", comenta McGowan.
- El corredor. Hay corredores y corredores. El suyo debe ser un experto en la representación de arrendatarios. "Es una idea errónea que el arrendatario crea que el agente de bienes raíces intenta ayudarlo", dice Willerton. "Con una comisión en juego que paga el propietario y va desde $30,000 a $50,000, el agente intentará obtener el mejor arreglo para el propietario". Señala que incluso hasta el agente contratado por el arrendatario normalmente comparte esta comisión, así que es imperativo pagarle a un representante para que maneje su parte de la negociación sin que haya un conflicto de intereses.
- El abogado. "Usted necesita un abogado de bienes raíces que sea un experto en bienes raíces comerciales", continúa McGowan. "Hay muchos abogados que creen estar capacitados para una negociación de bienes raíces, pero usted necesita alguien que se especialice en eso". Aun así, Willerton advierte que si bien un abogado es necesario para controlar el acuerdo final, los abogados no siempre son los mejores negociadores. Los arrendatarios recurren a ellos simplemente porque están convenientemente disponibles".
- El contratista general. "Usted debe adaptar el espacio en algún momento y el contratista general puede ser ideal para incorporar a otros especialistas a medida que sean necesarios", concluye.
Entre los otros miembros del equipo pueden estar el agente de seguros, el asesor ambiental y el gerente de proyectos que tendrá dos roles: garantizar que el espacio se adapte de acuerdo a sus especificaciones y coordinar la mudanza una vez que la propiedad arrendada esté lista para ser ocupada.
Finalmente, el equipo necesita lo que Ashley denomina un "líder interno" dentro de la organización. "Es muy importante que la persona que lidera el esfuerzo y los ejecutivos senior estén de acuerdo respecto de cuál es la necesidad", comenta. "Eso parece sencillo, pero son innumerables las veces en que los tratos se rompen en el nivel corporativo por carecer de una coordinación clara durante el proceso".
4. El proceso
Una vez que comenzó a negociar, el proceso en sí mismo consta de algunos pasos bastante claros, tal y como se resumen a continuación.
Prepare una petición de ofertas
Después de haber establecido sus requisitos y de haber contratado a un corredor, McGowan recomienda presentar el proyecto para licitación con una petición de ofertas. "Esto crea un ambiente competitivo dentro de dicho mercado", explica Pressley. "Hasta en las ciudades más grandes, los bienes raíces comerciales son una pequeña comunidad. Si usted cuenta con una petición de ofertas en la calle, lo más probable es que otros titulares de propiedades sepan que usted les pidió ofertas a su vecino". McGowan agrega: "Creo que eso aporta mayor seriedad a la conversación que simplemente realizar una llamada y preguntar cuánto cobran el alquiler".
Limite la búsqueda
Con las propuestas en mano, usted puede visitar algunas propiedades prometedoras. "Todas tienen atributos subjetivos y difíciles de cuantificar", expresa McGowan. "Algunas tienen mejor ubicación, mejor tráfico, un piso superior, etc., si eso es lo que prefiere. El estacionamiento es un gran problema en estos tiempos. ¿Hay espacio de estacionamiento suficiente para sus empleados y clientes? ¿Se les cobrará por ello? Hay muchos otros aspectos menos determinantes que realmente necesita explorar y cada propiedad es única".
Negocie la flexibilidad
Si bien la planificación minuciosa es muy importante, es imposible predecir todas las contingencias que puedan ocurrir, motivo por el cual toda negociación sobre el arrendamiento de bienes raíces comerciales debe tener en cuenta los potenciales cambios de dirección. "Hay al menos cuatro áreas que son clave para la flexibilidad en un arrendamiento", comenta Ashley. "Primero está la capacidad de expandir el espacio. Negociar con anticipación la capacidad del arrendatario de expandirse bajo las condiciones acordadas puede ser muy valioso para cualquier negocio". Sostiene que no tener en cuenta las necesidades de expansión presenta "el peor de todos los escenarios posibles". O bien está encerrado porque no hay más espacio disponible o, en caso de que sí lo haya, se encuentra sujeto a las tasas predominantes del mercado, o incluso algo peor. "Ellos ya saben que usted es un arrendatario cautivo, así que pierde toda posibilidad de sacar provecho", señala. Estamos en un ambiente en donde aumentan las tasas. Cada mes que pasa, es posible que ese lugar de oficina se vuelva más caro".
La segunda área es la posibilidad de reducir, que puede generarse por medio de disposiciones de subarrendamientos favorables, acuerdos de finalización u otras estrategias de devoluciones. La número tres está relacionada con las alteraciones en la propiedad arrendada. "Usted puede ingresar en un arrendamiento por 15 años, pero los lugares de trabajo son orgánicos. Será necesario que cambien a lo largo del tiempo" nota Ashley. El área final de flexibilidad es la capacidad de asignar el arrendamiento. "Actualmente hay mucha actividad en los mercados de fusiones y adquisiciones. Si su compañía se compra o se vende, usted deberá tener la capacidad de asignar el arrendamiento a la nueva entidad. Eso no parece tener mucha importancia hasta que esté por cerrar el trato y pase por un momento en el que lo lamente" concuerda Wilerton. "La cláusula de asignación del arrendamiento es como un órgano vital", dice. Sin una cláusula de asignación sólida, el propietario puede aprovechar la ocasión para elevar el alquiler o demandar otras concesiones. "Lo tienen atado de pies y manos", expresa.
Calcule su presupuesto
"La parte más sencilla del presupuesto es calcular el costo de la superficie correspondiente al lugar de alquiler", dice Pressley. "Cualquier corredor puede decirle cuánto debe esperar pagar por metro cuadrado en el centro de Birmingham, Atlanta o en cualquier otro lugar. Eso es fácil. Es la adaptación del lugar lo que comienza a generar dificultades".
De ahora en más, su presupuesto debe incluir no sólo el alquiler, sino también el costo destinado a adaptar el espacio para sus propósitos. Muchos arrendamientos comerciales incluyen un subsidio para mejoras para el arrendatario, que puede ser negociable en relación con el alquiler mensual. Una compañía emergente puede preferir un subsidio mayor a cambio de un alquiler alto, mientras que una compañía más madura y bien capitalizada puede disponer del efectivo para invertir en mejoras y así ahorrar en el alquiler a lo largo del proceso. Tenga en cuenta, sin embargo, que el titular de una propiedad de múltiples arrendatarios querrá conservar el alquiler mensual dentro de un rango preestablecido para que no haya grandes discrepancias entre los inquilinos.
"La mayoría de los propietarios permanecen dentro de un rango porque no quieren que otro inquilino diga 'le cobró dos dólares menos por pie cuadrado a esa compañía que a mí'", expresa McGowan.
Elija su término basándose en su perspectiva
Normalmente cuanto más dura el arrendamiento, más favorable es el alquiler. "Si opta por un arrendamiento más corto, está pagando por la flexibilidad", comenta Pressley, y agrega que el término ideal es el que refleja la perspectiva de su negocio para la unidad operativa en cuestión. "Supongamos que usted tiene un negocio establecido con una agencia de atención al cliente", propone. "En algún momento, es probable que dicha agencia ya no entre en ese lugar y necesite reubicarla. Sin embargo, usted puede planificar eso dentro del algunos años, por lo tanto es más seguro lidiar con un término de arrendamiento más largo. Por el contrario, una unidad comercial nueva tiene más incertidumbres. "En ese caso, probablemente sea un mejor negocio pagar un poco más a cambio de la protección que significa poder finalizar dicho arrendamiento en un período más corto de tiempo y con menos obligaciones de alquiler", explica.
Evalúe las estrategias que surgen al finalizar el arrendamiento
"El momento menos caro de evacuar un espacio es cuando finaliza el término", explica Pressley, "por eso es importante analizar sus necesidades futuras al momento de negociar un arrendamiento inicial. Debe volver a preguntarse por qué quiere irse: un motivo por el que desee marcharse puede ser que el espacio le queda chico. Entonces, cuando lleve a cabo el arrendamiento inicial, debe investigar cuáles son sus oportunidades de crecimiento dentro del inmueble. Si usted utiliza los últimos 5,000 pies cuadrados de espacio en ese inmueble y todos tienen términos de diez años, entonces es posible que no pueda obtener más espacio en los próximos dos años".
Señala que un arrendamiento de bienes raíces comerciales ideal continuará siendo renovable a una tasa asequible mientras desee seguir ocupando el espacio. El motivo es economía pura: siempre es caro mudarse, siempre", asegura. "Dividir su espacio en múltiples ubicaciones simplemente no es eficiente, a menos que se trate de funciones completamente separadas, como un depósito versus un lugar de atención al cliente, o bien se ofrezcan servicios en mercados geográficos diferentes".
Normalmente, en los arrendamientos comerciales el arrendatario es responsable por el término completo, a menos que usted haya negociado un derecho de finalización previa, algo que Pressley considera más probable como parte de una negociación de renovación que de un arrendamiento inicial. Otras opciones al finalizar el término del arrendamiento incluyen el derecho de opción prioritaria o el derecho de primera oferta por un espacio adyacente o pisos colindantes, lo que le ofrece flexibilidad dentro del inmueble existente.
Considere la relación
Finalmente, cuando llega el momento de lidiar directamente con el propietario, Ashley recomienda que se eviten los enfrentamientos. "Lo que muchas personas olvidan es que no se trata de comprar un trozo de pan. En realidad es ingresar en una relación comercial de muchos años que le ofrece respaldo para su negocio", explica. La relación con el propietario es realmente importante en muchos niveles, así que sea consciente de evitar las estrategias avasalladoras cuando negocie un arrendamiento. Está bien ceder un poco e invertir en la relación de manera estratégica. Él también es defensor de la transparencia. Si bien siempre están pendientes de preservar sus ventajas, creo que los negociadores exitosos son claros cuando comunican sus necesidades al propietario y no recurren a los trucos de último momento", expresa. Ellos comprenden perfectamente las necesidades del otro lado. Este es un ejemplo: Como propietaria, una compañía de seguros de vida se interesa por crear valor a largo plazo. Por el contrario, un dueño de empresas se interesa por el flujo de efectivo a corto plazo. Esto significa que es posible que obtenga un mayor alquiler gratuito por adelantado en el caso de una compañía de seguros de vida, mientras que posiblemente desee extender el alquiler gratuito a lo largo del término en el caso de un propietario de empresas".
Si se establece una relación cordial durante las negociaciones, a la larga pueden cosecharse grandes beneficios. "Supongamos que usted firmó un arrendamiento y queda claro que eso es exactamente lo que se acordó, pero en realidad necesita algo diferente. Si tiene una buena relación con el propietario y si comprende sus necesidades, a veces todo lo que necesita es simplemente compartir la mesa con su propietario y hacerle la pregunta. Puede sorprenderse con la respuesta".
5. Establezca las bases
Negociar un arrendamiento de bienes raíces comerciales es un proceso complejo que involucra incontables acuerdos mutuos. Pero una negociación inicial exitosa establece las bases para las renovaciones favorables y para un alquiler tanto exitoso como duradero. Además, un arrendamiento sólido puede formar parte del valor intrínseco de la compañía. Para concluir, Ashley expresa: "A medida que ingresamos en la guerra para obtener talentos, disponer de un espacio atractivo en una parte concurrida de la ciudad puede ayudarlo a atraer y retener talentos, disparar la productividad y mejorar la imagen de la compañía".
