Aprenda a crear y mantener una red de seguridad crediticia eficaz que le permita superar los tiempos difíciles y le ayude a aprovechar las oportunidades.
I. Introducción
Al crear y mantener un crédito comercial sólido, se garantiza acceso a efectivo y crédito comercial cuando los necesita, por ejemplo en un momento de falta de flujo de caja. Puede pensar en esta alternativa como una red de seguridad de crédito. Una falta imprevista de efectivo puede ser producto de diversos factores, como un saldo de cuentas por cobrar más alto, más necesidad de inventario o un pago demorado de un cliente crucial. No dé por hecho que no le sucederá. Ningún negocio es inmune a un "acto fortuito", y puede ser difícil predecir cuándo se podría romper un equipo costoso. En definitiva, esta red de seguridad le ayuda a financiar su capital de trabajo en momentos de necesidad.
"Una red de seguridad crediticia le ofrece un colchón para su negoción y tranquilidad al empresario", dice Ken DiFatta, vicepresidente sénior de Regions Bank. "Los negocios de todos los tamaños deben pensar en esto, pero puede ser incluso más crucial para los pequeños negocios, ya que las empresas más grandes probablemente tengan un proceso de presupuesto de caja más detallado. Además, para los negocios más pequeños, no contar con una red de seguridad puede tener un impacto más negativo en su éxito total".
Para crear su red de seguridad crediticia, es decir su posibilidad de tener acceso a efectivo cuando lo necesita, tome medidas para generar crédito para su negocio a través de una relación sólida con su socio financiero, controlando su crédito comercial de la misma manera en que controla su crédito personal, y pagando sus facturas a tiempo y, si es posible, antes del vencimiento. Procure que su compañía tenga un perfil comercial y social favorable, ya que los socios prestamistas también prestan atención a eso al evaluar su solicitud de crédito. También intente forjar y mantener buenas relaciones con sus socios comerciales, y ponga por escrito cualquier condición especial que haya negociado; imponga la política de créditos de su propia compañía e investigue a sus clientes antes de darles crédito; use tarjetas de crédito y de compra de manera estratégica.
Lleva tiempo y una planificación detallada, pero el esfuerzo vale la pena siempre y cuando su compañía se enfrente a necesidades de flujo de efectivo imprevistas.
II. Cómo construir un crédito comercial
La calificación crediticia de su empesa afecta su capacidad de garantizarse el acceso a un préstamo e incide en los términos y la tasa de interés. Por lo general, el crédito comercial se basa en un sistema de medición que va del uno al 100, y en este tipo de modelo de calificación, lo ideal es tener un puntaje de 75 o más. S. E. Day es un experto en finanzas, presentador de radio, disertante profesional y autor líder en ventas de la serie Legally $teal y Mastering de Business Credit Maze. Cree que hay pocos empresarios que comprenden realmente cómo funciona el crédito comercial. "Uno debe saber bien qué implica crearse un crédito comercial y cómo protegerlo una vez creado. La mayoría de los empresarios no lo saben", dice.
Day sugiee tomar ciertas medidas desde el nacimiento de su compañía, como elegir la estructura corporativa correcta y mantener una dirección y número de teléfono corporativos viables. También es importante registrarse en una agencia de informes crediticios como Dun & Bradstreet, la que es recomendada por la Administración de Pequeñas empresas para mantener un registro de crédito comercial. Además, siga estas pautas para constituir su crédito y, por último, tender una red de seguridad crediticia.
1. Comience a crear el crédito empresarial desde el principio
Crearse un crédito lleva tiempo; los empresarios deberían iniciar el proceso lo antes posible. Michelle Dunn, autora y columnista que realiza tareas de consultoría con empresarios acerca de cómo establecer crédito para un nuevo negocio, cree que se debe comenzar a pensar en crear una red de seguridad crediticia al delinear el plan de negocios. "En mi experiencia, la red de seguridad crediticia ayuda a cualquier negocio a hacer dinero, mejorar las ganancias y crecer", dice.
Lo más probable es que generarse crédito personal le haya llevado años. Debe considerar el crédito de una empresa de la misma forma. Si espera hasta necesitarlo, será demasiado tarde.
2. Establezca un buen crédito personal
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas han pedido dinero prestado a nivel personal, si aún no están en el negocio. Los posibles socios para préstamos verificarán su puntuación de crédito personal al evaluar su solicitud de un préstamo comercial, por lo tanto, cree y mantenga un crédito personal favorable.
La plusvalía de la compañía es una de las mejores fuentes de liquidez para un empresario en caso de emergencia. Si invirtió en su empresa, puede ser tentador devolverse el dinero de inmediato, pero los bancos ven con agrado la plusvalía de una empresa. Los bancos también esperan que viva dentro de sus posibilidades. "No agote el flujo de efectivo de su empresa para cubrir sus obligaciones personales", advierte DiFatta. "Vemos este error con frecuencia. Un pequeño negocio puede verse rentable y sólido, pero cuando hacemos un análisis global que incluye deudas personales del propietario, a veces el flujo de efectivo no se ve tan saludable".
3. Cree una relación con su banco
"Una relación de despósitos satisfactoria puede ayudar a los bancos a determinar la posible capacidad de crédito", destaca DiFatta. Los bancos pueden analizar la forma en que administro sus cuentas de depósito personales y comerciales y tener en cuenta factores como los saldos de las cuentas, los sobregiros y la actividad (o no) de NSF.
Pero no se trata únicamente del dinero que tiene en su cuenta, sino que también tiene que ver con su relación con el representante bancario. "Una buena comunicación con todos sus socios financieros en términos de los tipos de escenarios en los que se vería en la necesidad de recurrir a su línea de crédito o ampliar los términos comerciales es muy importante", dice DiFatta. "La comunicación abierta y la transparencia son claves a la hora de generar una red de seguridad crediticia".
4. Elabore informes financieros fiables
La capacidad de generar información financiera de calidad sobre su negocio es también importante para los socios financieros. A medida que sus necesidades crediticias aumentan, también pueden ser necesarios los estados financieros auditados por un contador público. Con seguridad, posibles inversores también desearán revisar sus declaraciones juradas impositivas personales.
Quizá deba invertir en software financiero interno para poder generar informes provisionales de calidad. Es poco probable que sus necesidades de emergencia surjan inmediatamente después de haber recibido declaraciones de impuestos actualizadas. A mediados de año, los bancos esperan un informe actualizado de su rendimiento. Procure estar en condiciones de presentar balances e información de calidad sobre el estado de sus ingresos durante todo el año.
5. Haga sus pagos en fecha o antes
Si su negocio nunca pidió dinero prestado, empiece de a poco. Use los fondos correctamente y haga pagos en tiempo y forma o antes de su vencimiento. Puede aumentar el tamaño del préstamo o el límite de su tarjeta de crédito a medida que cambian sus necesidades y mejora su posición crediticia. "Un buen historial de pagos de los instrumentos de crédito de una empresa es fundamental", dice DiFatta. "Tener excelentes antecedentes de pagos oportunos es sumamente importante".
Day sugiere hacer pagos con un cheque de la compañía 10 días antes de la fecha de vencimiento siempre que sea posible, y utilizar solo 30 a 40 por ciento de su límite de crédito. También les recuerda a los empresarios que por lo general las tarjetas de crédito de tiendas son emitidas por un banco y, por ejemplo, la administración de sus cuentas de Staples y de Home Depot podría estar a cargo del mismo banco. Si se atrasa con una cuenta, se ve mal para el resto.
6. Use su crédito comercial adecuadamente
Uno de los aspectos del crédito que resultan más difíciles de controlar para los empresarios es usar sus líneas de crédito correctamente, observa DiFatta. "Una línea de crédito sobre el capital de trabajo no se debe considerar un cheque en blanco para cualquier necesidad comercial", dice. "Se debe considerar como una forma de contribuir a sus necesidades relacionadas con el inventario y las cuentas por cobrar".
Si necesita comprar equipos nuevos, fináncielos en función de la vida útil del bien, con un préstamo con plazo, por ejemplo. Cuando los bancos revisan si una línea de crédito se utiliza correctamente, prestan especial atención a las línea que superan el margen del capital de trabajo.
Los bancos pueden brindar líneas de crédito guía específicamente para la compra de equipamiento. "A diferencia de una nueva solicitud de crédito, si la línea de crédito guía está preaprobada con ciertas condiciones, se podrá aprobar el crédito en la renovación anual de la línea de crédito de su capital de trabajo, incluso si todavía no la necesita", dice DiFatta. "Si surge una necesidad durante el año, el crédito ya está aprobado. Todo lo que debe hacer es proporcionar al banco la factura correspondiente. Entonces el equipo se financia con la línea guía y se establecen los términos de pago correspondientes".
DiFatta enfatiza que la comunicación saludable y clara que es tan importante entre el banquero y el prestatario, es de ida y vuelta. Los socios de préstamos también son responsables de comunicar adecuadamente cómo se deberían usar estos préstamos. Como propietario de un negocio, asegúrese de comprender estas complejidades y de saber con quien comunicarse en caso de tener dudas.
7. Controle su crédito comercial
De la misma manera en que controla su crédito personal, tome medidas para resguardar su crédito comercial. Las agencias de informes crediticios comerciales ofrecen herramientas de seguimiento de crédito que le permiten monitorear su riesgo financiero y protegerse de defraudadores. "Estos servicios a veces son gratuitos, pero incluso si no lo son, por lo general son poco costosos y bien valen la inversión", dice Day. "Generarse crédito para su empresa no es una carrera, sino una maratón. Lleva tiempo, y las herramientas como esta son útiles".
III. Comprender el crédito comercial
Forje y mantenga relaciones sanas con sus proveedores. Si se presentan momentos difíciles, es posible que pueda negociar plazos extendidos. Pero tenga en cuenta que el solo hecho de que usted y su proveedor hayan negociado nuevos parámetros no implica que su proveedor vaya a transmitir esta actualización a las agencias de informes. "La especialidad de un proveedor es un negocio, no las operaciones bancarias o de crédito. No tienen por qué entender cómo funciona todo esto", advierte Day. "Un proveedor puede decirle que su factura tiene como plazo de pago 60 días netos, pero quizá no comunicó esta excepción al equipo de contabilidad".
Esto es importante, ya que sus socios financieros evaluarán si sus cuentas con sus proveedores están al día al analizar su solicitud de un préstamo. A veces los proveedores tercerizan los informes, o tienen un proceso automatizado a través de un servicio de software. En esos casos también es posible que su cuenta figure como morosa, más allá de las condiciones nuevas que haya negociado. Hable con sus proveedores acerca de sus funcionalidades de generación de informes y explíqueles su preocupación. Y procure que todo quede por escrito. Si aparece una discrepancia, podrá mostrarle al representante bancario que en efecto el proveedor le otorgó una extensión en los plazos.
"Repito: la buena comunicación es clave", dice DiFatta. "Es importante ser proactivo y directo con su representante bancario o quien suscribe el crédito, porque puede optar por mitigar el riesgo de una calificación crediticia o alguna señal de advertencia".
IV. Tarjetas de compra
Además de usar sus tarjetas de crédito con responsabilidad, evalúe usar tarjetas de compra como medio para extender el ciclo de efectivo de su negocio y así reforzar su red de seguridad crediticia. Con las tarjetas de compra, los titulares o sus empleados pueden hacer compras a proveedores aprobados, y no se les cobra interés. "Muchos de nuestros clientes las usan para viajes o entretenimiento. Ofrecen excelentes características que permiten controlar y administrar los tipos de gastos para los que se usan y esto se puede personalizar según cada empleado", dice DiFatta. "También he visto clientes que las usan para comprar inventario. En esos casos, realmente sirve para extender su ciclo de disponibilidad de efectivo, porque el proveedor recibe el dinero de inmediato a través de la tarjeta, pero al cliente se le factura por mes".
V. Comprender su perfil comercial
Los posibles socios financieros evaluarán su historial crediticio y sus relaciones con los proveedores, pero también se tomarán el tiempo de revisar su perfil comercial, que es un documento que crea como resumen de su misión, sus estados financieros y su capacidad de generar ganancias. El perfil comercial es una herramienta de marketing para posibles inversores o clientes, y también para instituciones de préstamos que evalúan la salud y el potencial de su negocio. Recuerde que los bancos quieren garantizar que se les devuelva cualquier préstamo que extiendan. Su perfil comercial es una oportunidad de demostrar su confiabilidad, estabilidad y transparencia.
Day sugiere a los empresarios que se tomen en serio este documento. Para mantenerse organizado, recomienda crear una hoja que contenga todos los aspectos fundamentales del negocio, desde la dirección hasta la información bancaria. Esto permite mantener la consistencia al proporcionar esa información, así sea en una solicitud de crédito o en un documento de marketing. Day también recomienda a los empresarios que controlen sus perfiles en redes sociales. Los posibles socios financieros pueden analizar su presencia en línea y destacar si hay reseñas negativas, como quejas a Better Business Bureau.
VI. Crear una política de créditos para clientes
Para ayudar a mitigar el riesgo de encontrarse con una escasez de efectivo imprevista debido a que un cliente no puede pagarle, cree sus propias políticas de crédito y hágalas cumplir. "Los empresarios deben tener un plan crediticio desde el principio, así como tienen un plan comercial y uno de marketing", dice Dunn. "Un plan crediticio protege el bien más preciado de su negocio: el efectivo".
Procure que este plan esté implementado antes de extender crédito a sus clientes. "Las mejores prácticas incluyen verificar el historial crediticio de cada cliente antes de habilitarle crédito, ofrecer descuentos por pago anticipado, cobrar un cargo o interés por mora y seguir de cerca las cuentas vencidas", dice.
En general, los empresarios deben tratar su crédito comercial de la misma manera que su crédito personal. Cultivarlo temprano, antes de que surja la necesidad. Monitorearlo con frecuencia y tomarse seriamente las relaciones, ya sea con sus clientes, prestamistas o sus proveedores. El crédito comercial es un número, pero la red de seguridad crediticia de una empresa es imposible sin gestionar relaciones, comunicarse claramente y obrar con transparencia.
