Si quiere ahorrar tiempo, asegúrese de que su negocio cumpla con las leyes y evalúe la posibilidad de asociarse con un experto en nóminas para evitar las potenciales penalizaciones impositivas.
Administrar la nómina puede ser todo un dolor de cabeza. Lidiar con la rotación y las nuevas contrataciones, calcular los impuestos de nómina y garantizar que se les pague oportunamente a los empleados son responsabilidades enormes que conllevan graves consecuencias si se administran incorrectamente.
Los propietarios de negocios suelen verse tentados a hacerse cargo de la nómina ellos mismos para reducir costos. Pero esto es algo que no debe tomarse con liviandad. Los errores pueden generar penalizaciones impositivas. "Los propietarios de negocios no siempre comprenden todas las complejidades que supone cumplir con la ley, y lo difícil que puede ser mantenerse al tanto de las leyes impositivas y laborales, las cuales cambian constantemente", comenta Connie Payne, vicepresidenta sénior, productos y servicios de la administración de tesorería de Regions Bank.
¡Tal es así, que las leyes y regulaciones federales ahora tienen 10 millones de palabras! "Debido a que los propietarios de pequeños negocios asumen muchos roles en sus organizaciones, nosotros los alentamos a que se unan con un experto en la materia, como un contador público certificado o una compañía de RR. HH. para mantenerse dentro de la ley, ser eficientes y garantizar la productividad", dice Payne.
¿Debería tercerizar sus procesos de nómina?
Desde que contrata a su primer empleado, es momento de crear un proceso de nómina. A medida que evalúa asignarle las responsabilidades de nómina al personal interno, recuerde que cada paso del proceso lleva su tiempo, desde incorporar los empleados al sistema hasta responder sus preguntas.
Piense en los recursos que su compañía necesitará para administrar este proceso de forma efectiva, desde el potencial personal hasta el software. Tenga en cuenta que incluso cuando un software parece totalmente preconfigurado, aún requiere separación de funciones y revisión de entradas para garantizar el control de riesgos adecuado. También demanda un conocimiento general de las leyes de nómina y saber cuándo es momento de consultar a un profesional de nómina para recibir asesoramiento. Por ejemplo, será necesario que comprenda muy bien qué empleados deben recibir y reúnen los requisitos para un pago por horas extras.
Además, analice qué otra cosa podrían estar haciendo los empleados con su tiempo si no tuvieran que preocuparse por administrar la nómina, sin mencionar el potencial margen de error reducido en los informes de nómina y la menor cantidad de penalizaciones impositivas que posiblemente tendrá si terceriza este proceso, dado que muchas compañías de nómina presentan los formularios impositivos necesarios a nombre suyo, o trabajan junto a usted para garantizar que no olvide los plazos límites para declarar sus impuestos.
Los proveedores de servicios de nómina pueden hacerse cargo de todas las tareas vinculadas a dicho proceso, desde calcular los pagos e impuestos hasta depositarles directamente a sus empelados y presentar todos los informes necesarios al gobierno. Muchos de ellos también brindan acceso en línea para que usted o su contador puedan acceder en cualquier momento a ciertos documentos importantes, como los informes de nómina y los formularios W-2.
El proceso de nómina es complejo. Evalúe la posibilidad de hablar con su representante bancario para pequeños negocios sobre los beneficios de asociarse a una compañía o profesionales de nómina para que estos procesos se lleven a cabo sin inconvenientes y usted pueda protegerse de las posibles penalizaciones impositivas.
