Periódicamente necesita dar una mirada integral y objetiva a cada gasto en el que incurre su negocio para identificar fugas de flujo de efectivo que podrían debilitar el negocio. Desde suscripciones no utilizadas hasta planes de servicios corporativos y pólizas de seguros excesivamente caros, estas autoauditorías le pueden dar una lista de gastos que pueden ser eliminados o renegociados, ahorrando a su negocio miles, incluso decenas de miles de dólares por año.
“Como dijo una vez Benjamin Franklin: ‘Tenga cuidado con los pequeños gastos; una pequeña filtración hundirá un gran barco’”, cita Maria Camila Bernal, administradora de comercialización de www.doitwiser.com. Para identificar las pequeñas pérdidas de su propio negocio, siga estos consejos para realizar una autoauditoría.
Primer paso: hágala en el momento correcto. Cassie Brown, profesional certificada de eventos especiales y directora ejecutiva y propietaria de TCG Events sugiere hacer una autoauditoría durante un período lento en su negocio para poder darle toda su atención. Vale la pena. “Eliminar fugas de efectivo permite mover el dinero de áreas que no contribuyen al ROI a áreas que sí lo hacen, como mercadeo, retención de empleados e investigación y desarrollo”, manifiesta.
“No busque solo en los cortes fáciles. Elija unas pocas áreas y proponga ideas con el equipo sobre modos de hacer cambios y mejorar las eficiencias”, dice Brown. “Haga preguntas como, ‘¿Cómo lo habría hecho como empresa nueva?’ ‘¿Es este gasto absolutamente necesario?’”
Segundo paso: Analice su flujo de efectivo. Esto le permitirá identificar las tendencias y los valores atípicos alarmantes. Si los gastos del año pasado fueron $10,000 y los de este año son $12,000, debe ver por qué subieron, y compararlos a cifras mensuales y trimestrales.
“Compare gastos en varios períodos; mida cambios año tras año, así como también los del año en curso, y la fluctuación mes tras mes. Si algún gasto tiende hacia arriba, busque más profundamente”, aconseja Jeffrey Sklar, CPA, socio gerente de Sklar, Heyman, Hirshfield & Kantor LLP, firma contable con sede en Nueva York, también con licencia en New Jersey y Florida.
Tercer paso: Mire los porcentajes. Al examinar hacia dónde va su flujo de efectivo, determine qué representa cada línea de gasto como porcentaje del ingreso total. Asegúrese de considerar todos los tipos de gastos, desde pólizas de seguros y facturas de proveedores hasta los hábitos de gastos individuales de sus empleados. Sklar sugiere una revisión detallada de cada gasto hecho por su equipo, especialmente los pagados con tarjetas de crédito comerciales. Asegúrese de haber comunicado con claridad su política de reembolso y proveer pautas específicas sobre los gastos que los empleados deberían tener en viajes de negocios, taxis y comidas con clientes. Recuerde buscar las historias detrás de los números y obtener la información de sus empleados para identificar mejor las oportunidades potenciales de ahorro de gastos.
“Aun cuando un aumento o disminución en los gastos contra los ingresos no parece ‘grande’, una revisión detallada podría revelar mucho”, comenta.
Cuarto paso: Revise todos los gastos comerciales exhaustivamente. Es importante revisar todos los gastos en detalle, especialmente en tres áreas claves en donde los negocios suelen gastar de más:
1. Costos de envío
Si envía múltiples paquetes a clientes finales, una de las áreas principales en donde podría estar gastando dinero extra sin notarlo es en los cargos por flete. Muchos transportistas ofrecen programas de descuento B2B. Llame a su proveedor para confirmar que esté aprovechando todas las promociones posibles.
“Debe revisar las facturas con atención, buscando los cargos como peso residencial o dimensional. Hay nuevas empresas en el mercado que ofrecen tasas competitivas para entregas regionales, así que vale la pena comparar precios”, dice Bernal.
2. Uso del teléfono móvil
Muchas empresas no revisan las facturas de los teléfonos móviles para ubicar errores o sobrecargos. Además, muchas no se dan cuenta de que con frecuencia pueden usar programas más económicos ofrecidos por varios proveedores, expresa Sklar. Una vez más, es cuestión de no ser complaciente y dar los pasos necesarios para asegurarse de obtener la mejor oferta posible.
3. Contratos del servicio
Sklar también sugiere analizar los contratos del servicio y compararlos al costo de bienes de capital nuevos. “Bastante a menudo es más económico reemplazar el equipo que mantener los contratos del servicio”, dice. p
Además, revise su proveedor de TI, servicio de nómina, esfuerzos de comercialización y seguro del negocio. Muchos propietarios obtienen el seguro del negocio de la misma compañía que les cubre su hogar y su auto, pero los proveedores de seguros especializados en negocios pueden ofrecer mejores tasas.
Una revisión exhaustiva de sus ingresos y gastos comerciales puede revelar fugas de efectivo y oportunidades para ahorrar dinero. Asegúrese de realizar su auditoría al menos anualmente, ya que nuevos gastos pueden aparecer regularmente y deberían ser revisados para garantizar que esté gastando de la manera más eficiente posible.
