Posiblemente muchos de sus empleados quieran o necesiten trabajar en forma remota en ocasiones. Sepa cómo implementar una política de trabajo en casa para su compañía.
En la era de las laptops, smartphones, aplicaciones de mensajería y Wi-Fi de alta velocidad, muchos trabajadores pueden hacer sus tareas en forma remota. A medida que los empleados buscan formas más flexibles para equilibrar su vida personal y laboral y los empleadores preocupados por sus costos buscan reducir los gastos de su empresa, es cada vez más común que las empresas busquen implementar políticas de trabajo desde casa.
Sin embargo, a pesar de la popularidad creciente, los trabajadores remotos exigen algunas consideraciones especiales. Recuerde abordar estas cinco áreas en la política de trabajo remoto de su compañía:
Políticas de horario de trabajo y compensación
Si bien la tecnología facilitó la posibilidad de que los empleados trabajen desde cualquier lugar y en cualquier momento del día, esto puede facilitar que la funcionalidad viole la legislación sobre salarios y horarios si los empleados trabajan sin descanso. Debe comunicar la necesidad de cumplir un horario específico, ayudar a registrar los horarios de sus trabajadores y garantizar la adhesión a las normas sobre horas extras y guardias.
Puede ofrecer a los empleados asalariados que establezcan sus propios horarios y límites. Esto puede ayudar a aliviar la presión de estar siempre disponibles para los empleados remotos. Para los empleados que cobran por hora, rigen las normas de no exención federales. Recuerde que los empleados deben seguir registrando su tiempo de trabajo y recibir aprobación de sus superiores para poder cumplir horas extras.
Seguridad y privacidad de los datos
¿Qué sucede si uno de sus empleados pierde su laptop? ¿Un ladrón podría acceder a su base de datos o a la información de la tarjeta de crédito? ¿Su empleado remoto usa una red inalámbrica no segura para procesar facturas o acceder a las cuentas bancarias de la compañía?
Los empleadores deben implementar requisitos técnicos y de seguridad específicos para los archivos digitales e impresos en manos de trabajadores remotos. Detalle los costos de protección relacionados que cubrirá la compañía o evalúe ofrecer un listado de proveedores y prestadores de servicios que puedan controlar la seguridad de las conexiones y equipos de trabajo en casa. Evalúe entregar equipos de la compañía para que su departamento de TI pueda monitorear la seguridad de los datos, las contraseñas y restringir el acceso a ciertos sitios web. Incluso puede considerar invertir en una red privada virtual (VPN) codificada para proteger a todos los usuarios del sistema.
Políticas de RR. HH. y comunicación
Algunas compañías temen que flexibilizar el entorno laboral puede fomentar comportamientos no profesionales e interacciones informales que podrían desencadenar demandas por acoso o quejas de colegas y clientes. En este sentido, es importante recordar a su equipo que las políticas de la oficina también alcanzan a los empleados remotos.
Los empleadores deben hacer las modificaciones que sean necesarias para adaptar las condiciones de trabajo de los empleados remotos con discapacidad, y los gerentes deben respetar las normas de no disciminación al asignar privilegios de trabajo desde casa. Los empleados remotos deben cumplir las mismas capacitaciones que los empleados en la oficina y se deben incorporar las políticas de RR. HH. y comunicación a sus políticas.
Salud y seguridad
Reducir los accidentes en el lugar de trabajo y las reclamaciones por compensación de empleados por accidentes de trabajo es fácil si los empleados usan equipos de oficina y muebles ergonómicos y participan de programas de seguridad formales y eventos de bienestar en la oficina. Los empleados remotos pueden tener problemas con el túnel carpiano y otras lesiones si trabajan desde un sofá o sobre una mesa ratona. Además, tienen mayor probabilidad de sufrir un accidente si salen apurados a comprar suministros o café varias veces al día.
Incluya normas y guías de seguridad orientadas a los trabajadores remotos en su política modificada. Si puede, ofrezca a los empleados programas de capacitación especializados y equipos de oficina. Los más importante es que su compañía tenga el seguro adecuado.
Aportes
Solicite aportes de las áreas de TI, RR. HH. salud y seguridad, gestión de riesgos, contabilidad, asesoría legal, así como de los gerentes de las líneas clave, para garantizar que estará teniendo en cuenta una amplia variedad de riesgos, estándares de desempeño y requisitos técnicos para los trabajadores remotos al crear su política de trabajo desde casa. Mantenga un registro de los incidentes y preguntas a medida que surgen y revise su política de trabajo remoto todos los trimestres.
Al implementar una política sólida de trabajo desde casa, posiblemente pueda ofrecer flexibilidad a su equipo sin perder productividad. Tome medidas para capacitar a sus empleados sobre las mejores prácticas de trabajo remoto.
