Las tarjetas comerciales les dan a sus empleados un nivel de independencia y flexibilidad y a su vez le ofrece a su organización una solución efectiva para la administración de los gastos y del presupuesto.
"Las tarjetas comerciales también funcionan como un capital de trabajo", comenta David LaPaglia, vicepresidente de la Administración de tarjetas comerciales de Regions. "Le permiten a los negocios pagar a los comerciantes por anticipado y a tiempo y a su vez aumentar sus utilidades".
Elegir la tarjeta comercial adecuada depende de la forma en la que utilizará la tarjeta y de lo que más le convenga a su organización. Mientras evalúa las opciones, tenga en cuenta estos aspectos fundamentales.
LOS CUATRO ASPECTOS FUNDAMENTALES A TENER EN CUENTA Y EL PORQUÉ
Función: ¿por qué necesita una tarjeta comercial?
Las tarjetas comerciales tienen varias funciones y características. Entre los tipos principales, se encuentran:
- Tarjetas para compras Principalmente para las oficinas administrativas, estas tarjetas se utilizan para cubrir las cuentas por pagar y para realizar el pago de equipos, bienes y servicios.
- Tarjetas para viajes y entretenimiento Para los miembros del equipo que pasan mucho tiempo viajando, estas tarjetas se pueden utilizar para los gastos de hotel, vuelos, alquiler de autos y comidas durante el viaje, entre otros.
- Tarjetas para flotas o combustible Para aquellas compañías que deben administrar flotas de vehículos, estas tarjetas se pueden utilizar para gastos de combustible y mantenimiento.
- Soluciones todo en uno Algunos bancos ofrecen una sola tarjeta que se puede utilizar para todas las funciones descriptas anteriormente, lo cual hace que la gestión de su organización sea más eficiente.
Protección: ¿Cómo puedo administrar los gastos y la seguridad?
Las tarjetas comerciales les ofrecen a las compañías una forma de habilitar (y controlar) los gastos de los empleados en nombre de la empresa. Los proveedores de tarjetas comerciales pueden restringir el uso de tarjetas específicas para asegurarse de que se realicen únicamente los tipos de compras aprobados.
Generalmente, las tarjetas comerciales también tienen protecciones integradas para asistirlo con potenciales usos indebidos y fraudes. "Al aprovechar las alertas, informes de transacciones y controles de gastos en tiempo real, las organizaciones pueden tener un panorama más claro de sus gastos e identificar transacciones no autorizadas rápidamente", dice LaPaglia. Él sugiere buscar un proveedor de tarjetas que ofrezca monitoreo de fraudes, lo cual le alerta sobre cualquier comportamiento o cargos sospechosos apenas se registran.
Integración: ¿Su tarjeta puede mejorar los procesos?
Las tarjetas comerciales pueden integrarse con sistemas de planificación de recursos empresariales ya existentes como también con procesos existentes de contabilidad corporativa, lo cual facilita la compaginación de transacciones y actividades de pago de cuentas. "Hay numerosos puntos de configuración e integración con cada programa de tarjetas comerciales, por eso es importante comprender cómo sus sistemas contables se conectan al proveedor de sus tarjetas para acceder fácilmente a la información", dice LaPaglia.
Esa integración también le proporciona un panorama claro de cómo y dónde gastan el dinero sus empleados, lo cual puede lograr decisiones más inteligentes con respecto a las compras.
Ganancias: ¿Qué beneficios ofrecen las tarjetas comerciales?
Uno de los beneficios exclusivos de las tarjetas comerciales es la participación de los ingresos. En base al volumen de compras a lo largo de un mes o de un año, su proveedor de tarjetas puede compartir con su empresa una porción de las ganancias que recibe en forma de reembolso.
“Esto le permite al departamento de cuentas por pagar de una organización la posibilidad de generar ganancias, ya que toma la forma de descuentos en compras que ya se hicieron,” comenta LaPaglia. “Además, las organizaciones pueden aprovechar su poder de compra para reducir gastos al consolidar el número de proveedores con los cuales hacen negocios”.
