Sus empleados deberían ser su primera línea de defensa contra el fraude.
Para los negocios, es difícil evitar las pérdidas relacionadas con los fraudes. De hecho, el 71% de las organizaciones encuestadas por la Asociación de Profesionales Financieros informa que ha experimentado incidentes de fraude relacionados con los pagos.
"La creación de una cultura de la compañía en la que el fraude en los pagos no pueda prosperar es crítica", afirma Jeff Taylor, director de Forense de Fraude Comercial y Estrategias de Pagos en Regions Bank. "Fomentar un entorno en el que todos sean responsables del fraude fortalecerá esta cultura".
Una cultura antifraude debería hacer hincapié en la concientización y la debida agilidad por parte de todos los empleados. A fin de reducir el fraude en los pagos, sus esfuerzos deberían enfocarse específicamente en aquellos empleados que pertenecen a áreas del negocio relacionadas con el dinero, como los que trabajan en finanzas, tesorería o cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Una concientización agudizada es sumamente importante aquí ya que la mayoría de los fraudes en pagos suceden como consecuencia de la autocomplacencia, comenta Taylor. “Al igual que al manejar un auto, estamos tan acostumbrados a hacer las cosas de manera automática que a veces no prestamos la debida atención a lo que estamos haciendo”.
Para sostener una cultura de concientización, Taylor sugiere que los gerentes capaciten a los empleados para hacer una pausa, cuestionar y verificar la información nueva antes de completar las transacciones. Crear una lista de control para el proceso de pago puede ayudar a garantizar un proceso de verificación coherente e integral. “Si ve un cambio, debería ser una señal de alarma para esperar un minuto y verificar que el proveedor realmente lo ha enviado,” advierte. “Agregue algunos ‘momentos para una pausa’ en su proceso de verificación, especialmente si el monto supera cierto límite en dólares”.
Del mismo modo, considere destinar más tiempo a los procesos de pagos de su compañía. “Los estafadores aprovechan la urgencia y las restricciones de tiempo para forzar atajos en el control de pagos”, explica Taylor.
Compromiso con la capacitación constante contra el fraude
Todos los empleados de su organización, particularmente aquellos conectados con el dinero y el movimiento de dinero, deberían recibir una capacitación periódica. Taylor recomienda un programa regular de capacitación contra el fraude, complementado con comunicaciones continuas, según sea necesario a lo largo del año. “La capacitación contra el fraude es su mejor protección. Es de vital importancia estar al tanto de los últimos desarrollos y seguir hablando con los empleados acerca de cómo el riesgo de fraude puede afectarlos”, afirma.
Las personas de su firma que administran el cumplimiento y el riesgo son la opción adecuada para encargarse de actualizar la capacitación contra el fraude en pagos y las estrategias de comunicación de su compañía. Aunque es posible que las organizaciones más pequeñas no tengan el presupuesto para invertir en capacitación externa, de igual modo pueden capacitar efectivamente a sus empleados para detectar y prevenir el fraude.
Hemos creado el siguiente video como un recurso que los empleadores pueden compartir con sus empleados para ayudar a generar conciencia:
Por último, debido a que los casos de fraudes en pagos y violación del correo electrónico comercial siguen aumentado, es importante implementar controles internos. Conozca más sobre cómo resguardar su negocio de los fraudes en el procesamiento de pagos.
Para ver más recursos para prevenir fraudes e información, visite regions.com/fraudprevention.
