¿Su negocio es a prueba de desastres?

Planificar para enfrentar los mayores riesgos podría ayudar a su negocio a alcanzar su máximo potencial.

Entre tantos retos que plantea la gestión de un negocio, prepararse para posibles catástrofes puede parecer una distracción o un gasto innecesario. Las encuestas indican que muchos propietarios prefieren centrar su atención en otra cosa. Según una encuesta que realizó Regions Bank en 2023, solo el 19% de los propietarios de pequeños negocios se considera bien informado sobre cómo prepararse para una catástrofe.

Sin embargo, prácticamente todos los negocios se enfrentan a riesgos visibles e invisibles, afirma Charles "Chuck" Self, jefe de Resiliencia empresarial de Regions Bank. Los huracanes, las inundaciones y otras catástrofes naturales cuestan a las empresas estadounidenses miles de millones en daños y pérdidas de producción cada año, y un cuarto de los negocios afectados nunca vuelve a abrir. Estos incidentes tampoco son tan excepcionales como parece: más del 10% de los pequeños negocios que participaron en una encuesta informaron pérdidas de ingresos debido a una catástrofe natural solo en los últimos 12 meses.

Además de las catástrofes naturales, la pandemia de COVID puso de manifiesto cómo las crisis sanitarias pueden surgir de la nada, cerrar muchas empresas y obligar a otras a reinventar sus operaciones de la noche a la mañana. Los delitos cibernéticos, por su parte, pueden ser muy costosos para los pequeños negocios. Sin embargo, la encuesta de Regions demostró que solo el 14% de los propietarios se siente preparado para enfrentar riesgos cibernéticos.

Aunque los contratiempos y las interrupciones son habituales en un negocio, “una catástrofe es algo diferente. Suele producirse sin previo aviso, lo obliga a cambiar de un momento a otro y amenaza en gran medida su capacidad de atender clientes”, afirma Self. "Por eso, a diferencia de la planificación empresarial habitual, la preparación para una catástrofe es especializada y exigente”.

Evalúe y afronte los riesgos

Para priorizar la preparación y la planificación de la respuesta ante posibles catástrofes, céntrese primero en las áreas de su propio negocio y en los lugares donde podría ser más vulnerable, no en la naturaleza de una posible catástrofe, aconseja Self.

En la mayoría de los casos, esto se reduce a tres riesgos principales: operativo, financiero y normativo.

Riesgos operativos. “Piense en sucesos que podrían paralizar su fábrica o sistema de datos”, aconseja Self. Aunque las inundaciones, los tornados y los ataques cibernéticos pueden requerir seguros específicos, infraestructura o preparación para la respuesta, comenzar por tener una visión general de sus operaciones le ayudará a descubrir y abordar sus mayores vulnerabilidades.

Por ejemplo, si la totalidad o gran parte de su producción se fabrica en una única instalación, tener una segunda planta provisional en otra ubicación podría ayudarle a superar lo peor de la crisis si la primera planta quedara inutilizada. Del mismo modo, ¿qué nube u otro tipo de copia de respaldo tiene para sus datos con el fin de garantizar el acceso a la información que necesita si sus sistemas principales se ven afectados? ¿Cuáles son sus fuentes de energía alternativas en caso de un desperfecto eléctrico en su zona?

Y no solo debería preocuparse por sus propias operaciones, señala Self. La pandemia de COVID puso al descubierto puntos débiles en la cadena de suministro que aún repercuten en la economía estadounidense y mundial. Self recomienda analizar cuidadosamente a sus propios proveedores. Pregúnteles por su situación financiera y sus planes en caso de catástrofe. Si su capacidad para operar depende de un único proveedor, o de proveedores de un solo país o región, busque formas de relacionarse con proveedores de reserva, en especial que se encuentren cerca del lugar donde opera.

Riesgos financieros. Cuando se desata una catástrofe, la supervivencia a menudo depende del acceso confiable a efectivo para mantener las máquinas funcionando, comprar los suministros que necesita, hacer reparaciones y pagar a sus empleados. Es fácil dar por sentado el flujo de efectivo en los buenos tiempos, pero la encuesta de Regions determinó que solo el 39% de los propietarios cree estar bien informado sobre el tema. Solo el 29% piensa lo mismo sobre la creación de crédito comercial y menos aún (un 19%) considera saber bastante sobre préstamos comerciales.

Este puede ser un buen momento para revisar su flujo de efectivo con su asesor de Regions y considerar cómo podría mantenerlo durante una emergencia, recomienda Self. Por ejemplo, podría abrir una línea de crédito a la que sólo recurriría si fuera necesario. Otra clave, por supuesto, es hablar regularmente con sus especialistas en seguros para verificar que tiene la cobertura necesaria para diferentes tipos de emergencias.

Sus principales vulnerabilidades financieras pueden centrarse en áreas de alto riesgo. “Si destina demasiado capital a una sola inversión, su asesor puede ayudarle a buscar formas de diversificar”, dice Self. Al igual que con la cadena de suministro, considere su lista de clientes. ¿Qué tan bien están sus operaciones? ¿Cuál sería el impacto en su negocio si su cliente más importante sufriera un revés o cambiara de rumbo y dejara de comprar? Busque formas de ampliar su lista.

Riesgos normativos. Como propietario de un negocio, sabe que las regulaciones se han incrementado. Además de las que se aplican a un sector en particular, los negocios de todo tipo están sujetos a normas nuevas y más estrictas en materia de impacto ambiental, regulaciones en el lugar de trabajo y mucho más. “Revise en detalle las distintas normativas que debe respetar y asegúrese de estar bien preparado para cumplirlas”, dice Self.

Elabore un plan de respuesta ante desastres

Por muy exhaustivos que sean los análisis y la preparación ante el riesgo, las catástrofes surgen de forma inesperada y traen sorpresas. “Una vez que haya catalogado los riesgos, el siguiente paso es desarrollar planes de resiliencia empresarial que permitan responder con rapidez y seguir operando”, sostiene Self.

“El primer paso siempre es asegurarse de que los empleados estén a salvo”, añade. En caso de catástrofe física, asegúrese de tener un plan de evacuación bien pensado para sus instalaciones y que todos sus trabajadores lo practiquen. Para su planta física, verifique que haya personas asignadas a tareas como desconectar los equipos y la electricidad, en caso de catástrofe relacionada con condiciones meteorológicas.

“Otro punto importante de su lista de control es la información de contacto de sus principales colaboradores y líderes, además de un plan de comunicación”, afirma Self. Este plan de comunicación debe incluir a sus proveedores y clientes clave, así como a su asesor de Regions, especialistas en seguros, abogados y otros expertos. También asegúrese de que sus registros financieros estén protegidos y de poder acceder fácilmente a ellos durante una emergencia.

Practique y actualice

“No alcanza con tener un plan y una lista de control”, dice Self. Practique regularmente la respuesta ante emergencias con personas clave y verifique que todos los empleados conozcan los primeros pasos a seguir. Recuerde que las condiciones evolucionan constantemente; revise y actualice su plan al menos una vez al año, recomienda.

Si bien es cierto que estas medidas requieren una inversión de tiempo y capital, tal inversión podría compensarse con creces si le permite proteger a sus empleados y seguir trabajando durante lo peor de una crisis y recuperarse más rápido una vez que haya terminado. Y lo mejor de todo, añade Self, es que incluso si tiene la fortuna de no lidiar con ninguna catástrofe, el mero hecho de planificar y prepararse puede hacer que su negocio sea más fuerte, resistente, adaptable y capaz de afrontar cualquier reto u oportunidad que se le presente.

Tres cosas para hacer

1. Si se ha visto afectado por una catástrofe, considere sus próximos pasos.
2. Consulte esta lista de control para comprobar que está preparado para cualquier tipo de catástrofe.
3. Marque como favoritos los enlaces de esta lista de recuperación de desastres y nuestro Centro de recursos para desastres.