Uno de los tipos de fraude que más afecta a las empresas es el fraude con cheques. Esto es lo que debe hacer si este ha sido el caso de su empresa.
Aunque las transferencias electrónicas son cada vez más comunes, muchas empresas siguen usando cheques para hacer y recibir pagos. Los cheques impresos siguen siendo un método de pago muy usado por diversos motivos, pero también son un blanco común de los delincuentes. Según la Association for Financial Professionals, en el 2019 el 74 % de las organizaciones de EE. UU. denunció un fraude con cheques en comparación con el 70% en 2018.
"Hay muchas compañías que siguen usando cheques como parte de sus operaciones comerciales, y por eso siempre hay fraudes. El fraude con cheques es bastante común", dice Randy Wilborn, vicepresidente de Productos y Servicios de Administración de Tesorería de Regions.
Si descubrió que su empresa fue víctima de un fraude con cheques es importante que actúe rápido y con cautela. Aquí analizaremos cómo denunciar este tipo de fraude y tomar medidas para asegurarse de que no le vuelva a suceder.
¿Cómo se da el fraude con cheques?
Hay diversas modalidades de fraude con cheques y el causante puede ser un estafador que nada tiene que ver con la empresa o un empleado interno. Según Wilborn, dos de las formas más comunes de fraudes con cheques son los cheques falsos y los cheques alterados.
- En el caso de los cheques falsos, los delincuentes crean y usan un cheque que parece pertenecer a una compañía u organización. Con la tecnología actual es más fácil que nunca crear cheques que parecen genuinos, hasta con una impresora no profesional.
- En el caso de los cheques alterados, los estafadores consiguen un cheque físico que pertenece a una compañía u organización y alteran la información del cheque, como el nombre del destinatario o el monto.
En algunos casos los delincuentes interceptan cheques entrantes o salientes que se extendieron para pagar a un proveedor o empleado. "Cada vez que alguien extiende un cheque y lo pone en un buzón de correos tradicional, es una oportunidad para que un estafador se aproveche", explica Wilborn.
Además de alterar el cheque físico que interceptó, un estafador también puede usar la información en el cheque —como la firma autorizada, el número de cuenta, los números de ruta y tránsito— para crear cheques falsos más adelante. "Si pone esa información en manos de otra persona y esa persona no tiene buenas intenciones, existe la posibilidad de que se hagan falsificaciones", dice Wilborn.
En otros casos, el delincuente puede resultar ser un empleado interno. Según Wilborn, hasta un empleado de confianza con años en la empresa y con acceso a las cuentas comerciales puede recurrir a un fraude con cheques tras sufrir una tragedia o crisis financiera en su vida personal.
"En estos casos, la persona normalmente empieza con un monto menor", explica Wilborn. "Si logra su cometido y nadie se da cuenta, eventualmente lo hará una y otra vez". Lamentablemente, si una empresa no tiene un proceso sólido de revisión de pagos, el fraude con cheques interno puede ser difícil de detectar, y puede seguir sucediendo durante mucho tiempo.
Investigar un fraude con cheques
Si su empresa fue víctima de un fraude con cheques es importante que actúe rápido y con cautela y discreción. Primero revise sus cuentas para verificar que no haya habido otros casos. Mantenga un registro de todas las transacciones si encuentra otras discrepancias.
Póngase en contacto con su representante bancario lo antes posible. "Cuanto antes se lo informe, su banco estará mejor posicionado para ayudarle a detener el fraude o intentar recuperar los fondos y evitar que la compañía sufra pérdidas", dice Wilborn. Según la magnitud de las pérdidas, quizás también le convenga contactar a la policía local. En algunos casos las instituciones financieras —como Regions— colaborarán con la policía local para hacer una investigación.
Como el fraude puede haber sido cometido por un empleado, es importante actuar con discreción. No confronte, cuestione ni alerte a ningún presunto culpable; si lo hace podría terminar obstaculizando la investigación.
Para ser de ayuda en la investigación, intente identificar a quién se le emitió el cheque originalmente. Si tiene una imagen de un cheque fraudulento, guárdela y désela a su banco y a la policía.
Cómo prevenir el fraude con cheques
Tras haber sufrido un fraude con cheques, tómese el tiempo necesario para implementar o corregir procesos en su organización y así protegerse en el futuro.
Analice bien sus procesos internos e identifique las áreas que deberían mejorarse. ¿Está revisando sus estados de cuentas bancarias o actividad de transacciones diarias en línea para detectar irregularidades? Así tendrá más probabilidades de detectar un fraude rápidamente y posiblemente recuperar los fondos. Asimismo, asegúrese de que los empleados autorizados a firmar cheques no sean los mismos que concilian las cuentas. Una buena opción es establecer un proceso de autorización de dos personas para cheques y pagos salientes. De la misma manera, otra buena práctica es hacer auditorías sorpresa de cuentas periódicamente. Siempre que se pueda, opte por hacer pagos electrónicos en vez de usar cheques físicos. Por último, jamás deje los cheques salientes en buzones sin control; si es posible, use un buzón del USPS o lleve los cheques a la oficina de correos.
Por último, sepa que el conocimiento puede ser una de las mejores líneas de defensa contra el fraude. Según Wilborn, es fundamental asegurarse de que sus empleados completen un programa de capacitación sobre fraudes. "La formación de todos los empleados debería ser una de las principales prioridades", dice Wilborn. "Todos los empleados tienen que conocer los procesos de la compañía y asegurarse de que se hagan controles y revisiones con regularidad. Esto no solo ayudará a proteger a la empresa, sino también a los empleados".
Además de sus procesos internos, aproveche procesos externos o productos de administración de tesorería en su banco que pueden ayudarle a prevenir fraudes con pagos. Por ejemplo, Positive Pay de Regions compara y verifica los cheques que su empresa extiende con los cheques presentados para cobrar de su cuenta. Cualquier discrepancia se informa de inmediato.
Aún si su empresa ya fue víctima de un fraude con cheques, tomarse el tiempo de mejorar sus procesos y ayudar a combatir el fraude puede ayudar a proteger a su compañía de pérdidas más adelante.
Para ver más consejos sobre cómo proteger su empresa contra fraudes visite regions.com/fraudprevention.
