Cómo detectar y prevenir el fraude en su organización
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Conozca las señales de fraude interno y actúe rápido si sospecha.

Una economía debilitante pueden ser malas noticias para los negocios, y no solo por las potenciales ventas "más lentas". Los tiempos económicos difíciles también pueden resultar en un aumento en el fraude por parte de los empleador de la compañía.

"Por lo general, cuando la economía es buena, el fraude interno disminuye, y cuando la economía es débil, aumenta", dice Jeffrey A. Taylor, director de Investigación Forense de Fraude Comercial y Estrategia de Pago de Regions Bank en Birmingham, Alabama. "La mayoría de estos casos involucra a un empleado en circunstancias extremas que perpetúa el fraude para satisfacer sus necesidades financieras".

Sin importar el estado de la economía, el fraude interno es un riesgo continuo para las compañías, grandes y pequeñas. Un estudio reciente de más de 2,000 causas de fraude en 23 industrias en todo el mundo por la Association of Certified Fraud Examiners encontró que el típico caso de fraude siguió durante 12 meses antes de ser detectado y resultó en una pérdida de $117,000.

Aprenda a detectar el fraude interno

El fraude interno perpetuado por empleados puede tomar muchas formas, incluyendo cheques falsos, pagos incorrectos, abuso de cuentas de pago, esquemas de facturación, malversación, sobornos y más. El fraude puede ser extremadamente difícil de detectar, especialmente cuando un empleado tiene acceso a los archivos de nómina de la compañía.

Por ejemplo, cuando una compañía tiene miles de empleados, los pagos de nóminas fluctúan naturalmente a medida que las personas se unen a la compañía, la abandonan o actualizan a sus dependientes. Esas fluctuaciones naturales pueden brindar una cubierta para los fondos mal usados. "La persona responsable de crear un archivo de nómina puede abrir cuentas en sus institutos financieros bajo nombres ficticios o variaciones de su nombres", dice Taylor. "Incluso si el monto de la nómina varía por un par de dólares de un período a otro, puede verse legítimo".

Para atrapar una actividad fraudulenta temprano, Taylor le sugiere a las compañías de todos los tamaños que revisen y concilien sus transacciones financieras diariamente. Los empleadores también deben estar atentos a las señales entre el personal. Entre ellas se incluyen cambios significativos en el estilo de vida que parecen exceder los medios de un empleado, cambios en comportamientos o actitudes, negativa de tomarse vacaciones o días por enfermedad y reluctancia a compartir tareas laborales. Esté atento a los casos donde el empleado tiene una conexión con un proveedor que va más allá de una relación laboral.

Muévase rápido si sospecha de un fraude

Si detecta un fraude interno, es importante responder rápidamente. "La velocidad de detección e informe es crítico", dice Taylor. "Una razón es la acusación. La policía necesita evidencia, y debe poder documentar esa actividad. Si no actúa rápidamente, el sospechoso puede esconderse o gastar los fondos antes de ser recuperados".

Comunicarse con un asesor legal y la policía es un primer paso crucial. También es importante hablar con su banco rápidamente  para que pueda cortar el acceso del sospechoso a las cuentas de la compañía. Su banco también puede ayudarle a recuperar los fondos de otras instituciones financieras que han sido usadas como parte de un esquema de malversación.

Evite el fraude con educación y controles

Hay muchas medidas que los negocios pueden tomar para salvaguardarse del fraude interno. Una es tener una política de riesgo de fraude y ser serios a la hora de comunicarla en la organización. Educar a los empleados sobre las señales de fraude interno puede ayudar a que las compañías detecten un problema de forma rápida. "Debe tener una cultura de concientización de fraude, e involucra capacitación para empleados para ayudarlos a comprender los diferentes fraudes y estafas", dice Taylor. "Mientras más conscientes estén los empleados, más podrán reconocer las señales de una estafa".

Los amplios controles internos  también pueden prevenir el fraude. Estos incluyen separar las tareas para asegurar que ningún empleado pueda utilizar las nóminas o pagar los gastos de la compañía sin la aprobación de un colega. Mantener los cheques de la compañía seguros y no firmar cheques en blanco también ayuda, aunque trasladarse completamente a las transacciones digitales puede ofrecer más seguridad.

Taylor también promueve implementar un control interno de pagos llamados Detener, llamar y confirmar. "Si recibe una solicitud por email o mensaje de texto para realizar un cambio en un pago o iniciar un nuevo pago, detenga el proceso y llame al solicitante a un número que usted conozca", explica Taylor. "Es una llamada de cinco minutos que puede ahorrarle un dolor de cabeza".

Este gráfico se llama "Detener, Llamar, Confirmar". Hay una pequeña apertura que dice: "tres pasos fáciles de tomar si piensa que hay fraude". Luego hay una descripción de cada paso con una o dos oraciones. El primer paso es "Detener" y dice: "¿ingresó una solicitud extraña? No la procese". El segundo paso es "Llamar" y dice: "Busque un número de teléfono legítimo para comunicarse. No responda los emails y asuma que la información de contacto en cualquier email es falsa". El tercer paso es "Confirmar" y dice: "verifique que el proveedor o empleado real realmente realizó la solicitud". Finaliza el gráfico.


Tres cosas para hacer

  1. Conozca cómo crear un programa de capacitación antifraude.
  2. Lea más sobre las técnicas de fraude de pagos que puede ver en estafadores internos y externos.
  3. Para obtener más consejos sobre cómo optimizar la seguridad cibernética de su empresa y protegerla contra fraudes, ingrese a regions.com/fraudprevention.

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