Planificación de contingencias empresariales
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Cerca de dos tercios de los participantes de una encuesta de Ad Council no contaban con un plan de emergencia para sus negocios; una sólida explicación de por qué hasta un 40 por ciento de los negocios afectados por un desastre natural u ocasionado por humanos nunca volvió a abrir.

Desde incendios hasta personal con gripe, crear un plan para tratar posibles riesgos es clave para la prevención o mitigación de aquellos que ocurren. Y ocurrirán, con un 10 por ciento de pequeños negocios en Estados Unidos que experimentarán desastres hechos por el hombre y un 30 por ciento que experimentará desastres naturales, según la National Federal of Independent Business National Small Business Poll.

"Cualquier plan es mejor que no tener un plan", afirma Jason Gargala, un gerente a cargo de riesgos de empresas, con Ottawa Kent, una agencia de seguros independiente y asesor terciarizado de administración de riesgos. "No solo garantiza que el negocio será viable después de que ocurra el desastre; también procura la salud y el bienestar de cada empleado".

Aquí le presentamos cinco pasos para crear un plan de respuesta para riesgos empresariales:

1. Identificar riesgos con la planificación de contingencias

Determine cuáles son los aspectos de su empresa que más necesitan protección y contra qué probables amenazas necesita protegerse.

Gargala recomienda utilizar www.ready.gov, que proporciona una variedad de recursos para planificar y proteger su negocio. Además de su propia investigación, considere un profesional externo de evaluación de riesgos que pueda ofrecerle más recursos y herramientas.

2. Analice la mejor manera de proceder

Analice los riesgos identificados mediante distintos filtros, como por ejemplo cuánto tiempo, esfuerzo y dinero está dispuesto a invertir en protección, a fin de determinar las mejores opciones para su negocio. Considere cuándo debe comenzar con métodos que pueda administrar usted mismo, como distintas medidas preventivas, y cuándo puede transferir el riesgo a una fuente externa, como una compañía de seguros. En algunas situaciones, es posible que la ley exija a la empresa que asuma la responsabilidad del riesgo.

Un análisis del impacto en el negocio le ayudará a determinar los costos de los daños de los posibles desastres, lo cual se puede comparar con el costo de lo que intenta proteger y cómo planea hacerlo.

"En algún momento puede comenzar a poner dinero en un agujero financiero si tiene todos estos gastos relacionados con protegerlo, lo cual excede el valor de lo que está protegiendo", afirma Gargala.

3. Desarrolle estrategias

Proponga ideas sobre diferentes maneras en las que puede abordar sus riesgos analizados, ya sea a través de medidas preventivas, seguros u otros métodos, y formule un plan alternativo.

Considere medida preventivas, como tener generadores automáticos de apoyo en caso de que se produzca un corte de energía, así como medidas proactivas, como lugares alternativos para operar la empresa si su sucursal no se puede utilizar. Conéctese con un agente o compañía de bienes raíces con oficinas adicionales para alquilar que puedan proporcionarle un espacio de trabajo utilizable de inmediato.

"Usted recurre a ellos y enseguida ellos sabrán lo que necesita y estará listo para continuar", afirma Gargala. "Porque lo que por lo general lleva a una compañía al extremo es que sus clientes comienzan a recurrir a la competencia para obtener sus productos y lo próximo que sabe es que les gustó más".

4. Implemente programas

Recopile estrategias en un plan de emergencia, luego eduque a su personal con respecto a sus procedimientos. Gargala recomienda incluir un plan de evacuación, números de emergencia y las ubicaciones de las válvulas clave de interrupción, incluyendo agua, electricidad y gas, todo completo con imágenes.

Coloque una versión de este plan protegida con plástico en una pizarra de anuncios para tener un fácil acceso; luego distribuya copias digitales a través de una memoria flash y de códigos QR.

"Aunque el lugar se incendie por completo, cuentan con este plan de acción disponible sobre qué hacer en adelante", señala Gargala. "Podrían estar sentados en el estacionamiento y colocar esta memoria flash en su computadora para tener acceso al mismo. Mitigará el riesgo por el simple hecho de reaccionar rápidamente".

5. Controle el plan

Siga mejorando la eficiencia de su plan actualizándolo conforme a las cambiantes necesidades y crecimiento, así como la relación costo-rendimiento manteniéndose al día con la tecnología y revaluando proveedores.

"Si comienza a ir hacia la dirección correcta, comienza a desarrollarse una cultura en la compañía en la que estos asuntos resultan importantes", afirma Gargala.

A pesar de que crear un plan de respuesta para riesgos puede resultar una tarea desafiante, la vida de su empresa podría depender de ello.

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