Asegúrese de que sus empleados disfruten los beneficios de tener una tarjeta comercial con medidas para minimizar el abuso y evitar fraudes.
Con las tarjetas comerciales sus empleados pueden tener más libertad para trabajar mejor y se agiliza el proceso de informe de gastos a su administración. Pero para los empleados, esta libertad de tener una cuenta de gastos viene con la responsabilidad de usar la tarjeta comercial como corresponde.
Con estas mejores prácticas puede prevenir el abuso de sus tarjetas comerciales y aprovechar los beneficios de tener un programa de cuentas de gastos para su organización.
Establezca pautas claras para usar tarjetas comerciales
Primero tiene que hablar proactivamente con sus empleados sobre abuso de las tarjetas comerciales. Esto debe empezar a hacerse durante la capacitación de los empleados. Presente los motivos por los que les está dando el privilegio de tener una tarjeta comercial y haga hincapié en que el sistema solo funciona cuando las tarjetas se usan con responsabilidad y conforme a las políticas de la compañía.
Recuerde que es más probable que los empleados usen su tarjeta comercial como corresponde si las reglas son claras y accesibles. Es fundamental garantizar que todo empleado que tenga una tarjeta comercial sepa dónde buscar las políticas más recientes, y que dichas políticas estén explicadas claramente.
Toda política de tarjetas comerciales debe cubrir estas tres áreas:
1. Acceso a tarjetas comerciales
Es importante aclarar quiénes, exactamente, tienen permiso para usar una tarjeta comercial. ¿Son solo para empleados específicos? ¿O son para equipos o departamentos más grandes? Los detalles específicos de cada política de tarjetas comerciales dependerán de su empresa, pero no debería caber ninguna duda en cuanto a quiénes están autorizados a usar una tarjeta comercial.
2. Límites de gastos con tarjetas comerciales
Los empleados tienen que saber cuánto tienen permitido gastar con la tarjeta comercial, ya sea por mes, por semana o por transacción. Si ciertos límites de gastos requieren un permiso o documentación especial, comuníquelos claramente y también qué procedimientos tienen que seguir los empleados antes y/o después de alcanzarlos.
3. Gastos elegibles con tarjetas comerciales
Una tarjeta comercial no se puede usar para cualquier tipo de compra. Los empleados deben tener un marco claro para decidir qué es un gasto comercial válido y qué deben pagar con su tarjeta personal. De ejemplos con los que los empleados puedan identificarse para demostrar las reglas y mostrar a los empleados que usted entiende que a veces la línea entre nuestra vida laboral y nuestra vida personal no es tan obvia.
Tenga en cuenta que hasta las políticas de tarjetas comerciales más contundentes por lo general también incluirán algunas excepciones o circunstancias especiales que requieren documentación o permiso adicional. Asegúrese de destacar estas instancias específicamente y detallar los pasos que se deben seguir en cada caso.
4. Medidas a tomar ante una sospecha de fraude
Prepare un plan de acción claro que deben seguir los empleados si sospechan que se dio una situación de fraude con su tarjeta comercial. Asígneles un punto de contacto —ya sea su gerente, Recursos Humanos o personal contable— al que deban informar la situación de inmediato.
Controle con regularidad las cuentas de tarjetas comerciales de empleados
Controlar las cuentas y gastos —y que los empleados sepan que lo está haciendo— es crucial para garantizar que se sigan las pautas establecidas. Cuando la actividad de la cuenta indica que un empleado no está siguiendo la política, podría ser que está abusando de su cuenta corporativa intencionalmente. O, por otro lado, podría indicar que su política de tarjetas comerciales no se ha comunicado con total claridad. Ante una señal de advertencia de un posible abuso o fraude, recopile los hechos y datos, y tenga una conversación abierta y honesta con los empleados involucrados, y tome una decisión fundada en cuanto al camino más productivo a seguir.
Cree una cultura de conciencia
Recuerde a sus empleados que deben proteger su tarjeta comercial como si fuese su tarjeta personal, y que si la pierden deben reportarlo de inmediato.
Cerciorarse de que sus empleados entiendan qué se espera de ellos cuando usan sus tarjetas comerciales puede ayudar a su organización a evitar abusos. En definitiva, la educación, documentación y el debate abierto pueden servir de respaldo para sus esfuerzos de concienciación y prevención de fraude a largo plazo.
Para ver más consejos y recursos visite regions.com/fraudprevention.
