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Optimización de cuentas por cobrar y por pagar: un enfoque estratégico de la administración del flujo de efectivo

Descubra cómo trabajar con su equipo bancario y aproveche al máximo su capital circulante

En cualquier empresa, la gestión eficaz del flujo de efectivo es clave para mantener la salud financiera e impulsar un crecimiento sostenible. Dos componentes esenciales de la gestión del flujo de efectivo son las cuentas por cobrar (CC) y las cuentas por pagar (CP). Optimizar su ciclo de conversión de efectivo gestionando activamente las cuentas por pagar y por cobrar ofrece uno de los medios más poderosos para mejorar el flujo de efectivo y la rentabilidad. Garantizar entradas y salidas de efectivo constantes permite a las empresas cumplir sus obligaciones financieras, invertir en oportunidades y aumentar su capacidad de recuperación. Debido a la rápida evolución del entorno económico, cada vez es más crucial gestionar su flujo de efectivo.

Una y otra vez, hemos visto cómo las ventajas de optimizar el capital circulante crecen con el tiempo, dando lugar a importantes resultados positivos. Por ejemplo, una empresa con la que trabajó el equipo de Gestión de Tesorería de Regions tuvo un descubrimiento significativo: sus cuentas por cobrar se habían ralentizado en 10 días año tras año. El propietario de la empresa atribuyó inicialmente este cambio a la economía, ya que sus contratos por cobrar habían aumentado hasta 60 días para el pago neto.

Tras un exhaustivo análisis del capital circulante, el Representante Bancario de la Administración de Tesorería de Regions recomendó convertir los cheques en pagos virtuales con tarjeta comercial. Este cambio no solo ahorró a la empresa un promedio de $2.13 por cheque (un ahorro aproximado de $500 al mes), sino que también mejoró el ciclo de optimización del capital circulante al proporcionar un acceso más rápido a los fondos y reducir al mismo tiempo el riesgo de fraude con cheques.

Esta es una lista de control que puede utilizar para evaluar si su empresa tiene margen de mejora en sus cuentas por pagar y por cobrar.

¿Está administrando bien sus cuentas por pagar?

1. ¿Se negocian activamente las condiciones de pago con los proveedores?
2. ¿Los líderes de su organización son conscientes de la importancia y del impacto del capital circulante?
3. ¿Se supervisa el rendimiento de las cuentas por pagar, con informes periódicos?
4. ¿Aprovecha los descuentos por pagar temprano cuando corresponde?
5. ¿Ha estudiado la posibilidad de utilizar una tarjeta de crédito comercial para pagar a sus proveedores antes de tiempo y conservar el efectivo durante más tiempo?

¿Está administrando bien sus cuentas por cobrar?

1. ¿Supervisa y minimiza el número y el valor de las cuentas por cobrar no facturadas?
2. ¿Las facturas se emiten de forma electrónica y automática?
3. ¿Facilita el pago, mediante pagos ACH o de otro modo?
4. ¿Utiliza una caja de seguridad bancaria u otro método para recibir fondos de forma rápida y eficiente?
5. ¿Ha establecido unas condiciones contractuales sólidas?
6. ¿Dispone de un proceso establecido para revisar y aprobar cualquier condición no estándar solicitada?
7. ¿Tiene implementado un proceso claro de gestión del riesgo crediticio?
8. ¿Ofrece descuentos dinámicos?

“Creemos en forjar una sólida relación de colaboración cuando se trata de la administración del capital circulante”, afirma Ginger Blake, ejecutiva de Administración de Tesorería Comercial. “Al colaborar estrechamente con las empresas para comprender su clientela y sus procesos de pago únicos, podemos recomendar instrumentos eficaces de administración de flujo de efectivo adaptados a sus necesidades específicas”.

Una empresa que acelera los cobros al tiempo que estira los pagos puede mejorar el tiempo necesario para convertir las inversiones en existencias u otros recursos en flujo de efectivo procedente de las ventas, o el ciclo de conversión de efectivo. Pero las empresas deben tener cuidado de no retrasar excesivamente los pagos ni desplegar tácticas de cobro agresivas que puedan dañar las relaciones con los proveedores. Una estrategia de optimización debe ser equilibrada y respetuosa tanto con el cliente como con el proveedor para ser eficaz.

¿Está aprovechando la tecnología y los análisis?

Con el auge de la tecnología y la innovación en el espacio financiero, instrumentos como los sistemas de planificación de recursos empresariales, los análisis basados en IA y el software de contabilidad en la nube ofrecen información en tiempo real sobre las tendencias de cuentas por cobrar y por pagar. Estos instrumentos pueden ayudar a las empresas a hacer lo siguiente:

• Prever los flujos de efectivo con mayor precisión.
• Identificar cuellos de botella.
• Optimizar el calendario de pagos en función de la liquidez y de las fechas de vencimiento.
• Automatizar los flujos de trabajo para reducir los costos operativos.

“Con estrategias eficaces de cuentas por cobrar, las empresas grandes y pequeñas pueden asegurarse un flujo constante de entrada de efectivo”, señala Blake. “Con prácticas disciplinadas de cuentas por pagar, pueden preservar la liquidez sin arriesgar la relación con el proveedor”.

“Nuestro equipo de Administración de Tesorería ofrece un análisis complementario mediante el instrumento Cash Flow Advisor® , que ayuda a los propietarios y líderes empresariales a comprender el potencial de gestión del flujo de efectivo de su empresa”, comparte Blake. “El objetivo es ayudar a las empresas a administrar el flujo de efectivo y ofrecer soluciones adaptadas a sus objetivos financieros únicos”.

Ya sea identificando una oportunidad para ralentizar las cuentas por pagar o explorando la optimización del flujo de trabajo para mejorar la eficiencia, los instrumentos innovadores y las conversaciones periódicas sobre el flujo de efectivo pueden ayudar a las empresas a mejorar el capital circulante.