Información empresarial

Tarjeta de crédito comercial o corporativa: qué elegir

¿Cuál se adapta mejor a las necesidades de su negocio? ¿Y cómo puede evitar que los empleados la usen en forma indebida y protegerse contra el fraude?

Si tiene un negocio, una tarjeta de crédito comercial  o una tarjeta de crédito corporativa  pueden ser instrumentos poderosos que aseguren practicidad a la hora de comprar.

Además, ambas opciones pueden ofrecer medidas de protección frente al fraude y el uso indebido. Si está considerando cuál es la opción adecuada para su negocio, es importante saber qué le ofrece cada una. Y cuál se adapta mejor a sus necesidades específicas.

¿Cuáles son las diferencias clave?

Empecemos definiendo cada tipo de tarjeta.

Una tarjeta de crédito corporativa es una tarjeta de pago emitida por la empresa y personalizada para agilizar las compras de rutina. De este modo, sus empleados pueden comprar bienes y servicios evitando sistemas de órdenes de compra engorrosos que consumen mucho tiempo. O gestionar los gastos de viaje y entretenimiento.

Para evitar el uso indebido por parte de los empleados, estas tarjetas suelen permitirle imponer controles estrictos, lo que incluye límites de gasto y restricciones sobre categorías de comerciosy supervisión de transacciones.

Por su parte, una tarjeta de crédito comercial es una opción más general para una amplia gama de compras, entre ellas viajes, entretenimiento y otras transacciones cotidianas.

Una tarjeta de crédito comercial también puede ofrecer ventajas como programas de recompensas, seguimiento de gastos y opciones de pago flexibles. Sin embargo, aunque permite más libertad en cuanto al gasto, no existe el mismo grado de control o integración de transacciones con los sistemas de compras que ofrecen las tarjetas de crédito corporativas.

La diferencia clave radica en el uso previsto y los mecanismos de control. Las tarjetas de crédito corporativas están diseñadas específicamente para lograr una mayor eficiencia operativa en los procesos de compras y están estrictamente gestionadas. Mientras tanto, las tarjetas de crédito comerciales son preferidas por directivos o empleados con necesidades de gastos variadas.

¿Quiere más detalles? Eche un vistazo a nuestra práctica tabla a continuación:

Ventajas e inconvenientes del crédito corporativo

¿Cómo puede el crédito corporativo tener un efecto positivo en sus operaciones? Estas son las principales ventajas que esta opción puede aportar a su negocio:

Eficiencia y velocidad

Las tarjetas de crédito corporativas agilizan los procesos de compra porque permiten a los empleados realizar adquisiciones directas, ayudándoles a evitar el proceso de obtener órdenes de compra para transacciones diarias. A su vez, esto reduce el tiempo administrativo del departamento contable.

Ahorros en costos

La reducción del papeleo y el tiempo dedicado al procesamiento puede reducir drásticamente los costos de mano de obra. Al mismo tiempo, las tarjetas de crédito corporativas también permiten agrupar las compras, lo que le da una ventaja en las negociaciones con proveedores y descuentos.

Seguimiento y control optimizados

Como las transacciones realizadas con tarjetas de crédito corporativas pueden ser fácilmente rastreadas e informadas, es igualmente sencillo establecer límites de gasto, restringir las categorías de comercios y controlar el uso en tiempo real. Esto, a su vez, mejora la supervisión financiera.

¿A qué debería estar atento con las tarjetas de crédito corporativas?

Riesgo de uso indebido o fraude

Incluso con los mejores controles, siempre existe el riesgo de compras no autorizadas o inapropiadas. ¿La mejor precaución? Una supervisión adecuada de las compras y políticas claramente definidas respecto al uso de tarjetas de crédito corporativas.

Problemas de cumplimiento

Al confiar tarjetas de crédito corporativas a los empleados, es fundamental que se implemente una capacitación y supervisión adecuadas. Estas medidas aumentan las probabilidades de que todas las compras sigan tanto las políticas de la empresa como las reglamentaciones externas.

Carga de conciliación

Para que se concrete el ahorro potencial de las tarjetas de crédito corporativas, se requiere la documentación adecuada. Si los usuarios no presentan recibos y documentación de forma disciplinada, puede ser lento conciliar las transacciones con los sistemas de informes de su empresa.

Ventajas e inconvenientes de las tarjetas de crédito comerciales

Si está considerando una tarjeta de crédito comercial, estas son algunas de sus ventajas:

Flexibilidad financiera

Con una tarjeta de crédito comercial, puede gestionar una amplia variedad de compras, desde viajes y entretenimiento para clientes hasta material de oficina. Al mismo tiempo, una tarjeta de crédito comercial ofrece crédito renovable, lo que puede beneficiar su flujo de caja al permitir que los gastos se vayan pagando a lo largo del tiempo.

Recompensas y ventajas

¿A quién no le gustan los reembolsos en efectivo o los puntos de viaje? Muchas tarjetas de crédito comerciales ofrecen estos beneficios como parte de su programas de ganancias, además de otros beneficios como la protección de compras.

Seguimiento e informes de gastos

Las tarjetas de crédito comerciales suelen incluir herramientas para hacer un seguimiento de los gastos, generar informes e integrarse con software de contabilidad. Con estos instrumentos, puede agilizar la gestión financiera y simplificar la conciliación.

A pesar de esas ventajas numerosas, las tarjetas de crédito comerciales también conllevan posibles inconvenientes si no se gestionan correctamente. Esto es lo que usted, como empresario inteligente, debería tener en cuenta.

Riesgo de gasto excesivo

Si el usuario de la tarjeta de crédito no tiene cuidado o no es supervisado, puede llegar a hacer gastos excesivos o usarla en forma indebida. Por eso deberían existir controles estrictos: para evitar que los empleados realicen compras no autorizadas o no relacionadas con el negocio.

Intereses y comisiones

Al igual que con una tarjeta de crédito personal, es importante pagar los saldos completos cada mes. De lo contrario, los intereses pueden acumularse rápidamente. Además, algunas tarjetas cobran comisiones anuales o cargos por transacciones en el exterior. Asegúrese de entender estas comisiones antes de elegir una tarjeta.

Control limitado en comparación con las tarjetas de crédito corporativas

Debido a su naturaleza flexible, las tarjetas de crédito comerciales imponen menos controles sobre las transacciones que las tarjetas de compra. Como resultado, las políticas de gasto pueden ser más difíciles de aplicar. Al mismo tiempo, puede ser más difícil restringir las compras con determinados vendedores o categorías específicas.

¿Cómo puedo aprovechar al máximo cualquiera de las dos opciones para mi empresa?

Tanto si elige una tarjeta de crédito corporativa, una tarjeta de crédito comercial o cualquier combinación, es fundamental establecer directrices firmes sobre cómo pueden utilizarse estos instrumentos financieros.

Las siguientes son prácticas que se recomienda implementar para aprovechar al máximo estas poderosas herramientas financieras:

Documente las pautas sobre el gasto

De a sus empleados instrucciones claras por escrito sobre el uso de la tarjeta. Esto limitará los gastos y facilitará la aplicación de las políticas de gasto.

Informe bien a su equipo sobre los beneficios del programa

Es importante que los usuarios finales comprendan plenamente por qué la organización utiliza la nueva tarjeta y cómo les beneficiará en su trabajo diario. Cuanto mejor comunique los beneficios del programa, más probable será que este tenga éxito.

Implemente un proceso de revisión refinado

Asegúrese de implementar un método organizado para la supervisión. Aunque puede no ser realista revisar cada recibo en papel, debería realizar auditorías de rutina y repasar regularmente los gastos individuales y las tendencias de la empresa.

Proteja la tarjeta

Sus empleados son responsables de todos los cargos de sus tarjetas. Eso no significa que sean responsables en cuanto a los pagos, sino que tienen el control. Asegúrese de que estén al tanto de las formas responsables de gestionar y usar su tarjeta,al igual que cualquier otro activo sensible de la empresa.

Protección moderna contra fraudes: desde tarjetas con chip hasta IA y tarjetas virtuales

Sin embargo, aunque es importante implementar medidas internas para evitar el uso indebido, tanto accidental como de otro tipo, también es fundamental proteger el uso de tarjetas de estafadores ajenos a su organización. Afortunadamente, existen instrumentos como el pago sin contacto y alertas en tiempo real por correo electrónico para ayudar a detectar y prevenir fraudes. Mientras tanto, le contamos algunas de las precauciones que debería tomar en sus operaciones diarias.

Establezca políticas estrictas de emisión y uso de tarjetas

Cuantos más usuarios haya en su organización, mayor será su exposición. Por eso es buena idea limitar el número de empleados que tienen acceso a tarjetas de crédito corporativas y comerciales, y asignar tarjetas solo cuando sea necesario. Como se mencionó antes, establezca pautas claras sobre compras aceptables, límites de gasto y documentación requerida. Esto reduce el riesgo de que las tarjetas se utilicen mal o caigan en manos equivocadas.

Recurra al monitoreo y alertas en tiempo real

Los proveedores de tarjetas de crédito ofrecen una gran variedad de herramientas para ayudarlos a usted y a sus empleados a frenar intentos de fraude. Estas incluyen alertas de transacciones, informes de gastos y funciones de detección de fraude. Es especialmente recomendable configurar notificaciones para actividades inusuales como compras grandes, transacciones internacionales o cargos de proveedores desconocidos. Y si usted o un empleado reciben una alerta o detectan una transacción sospechosa, tome medidas inmediatas.

Implemente prácticas de pago seguras

Instruya bien a los empleados para que eviten el uso de tarjetas de crédito comerciales en sitios web no seguros o redes Wi-Fi públicas. Así minimizará la exposición y será más difícil que los estafadores aprovechen los datos de la tarjeta.

Invierta en formación sobre fraude para sus empleados

Sus empleados no pueden protegerse contra el fraude si no saben qué buscar. Por eso es que una formación integral sobre fraudes debería estar en el calendario de todas las empresas. Aunque pueda parecer solo una cosa más en su lista de pendientes, el fraude que podría llegar a evitar hace que valga la pena el esfuerzo.

Realice auditorías y conciliaciones periódicas

A sus empleados se les debe exigir que presenten recibos y explicaciones para cada transacción. Luego compare estas compras con los extractos mensuales. Estate atento a cargos duplicados, vendedores no autorizados o gastos no justificados. Estas auditorías periódicas son una de sus mejores armas para detectar actividades fraudulentas a tiempo y reforzar la rendición de cuentas.

¿Quiere saber más sobre cómo detectar, prevenir y denunciar fraudes en sus tarjetas de crédito corporativas o comerciales? Prevención de fraudes de Regions Siempre esté atento a nuevas amenazas, que le darán información vital para mantener seguras las operaciones financieras de su empresa.

¿Está listo para aprender más sobre el crédito comercial y las tarjetas de compra, sin mencionar todas las formas en que su negocio puede crecer? Consulte a un representante bancario especializado en relaciones con pequeños negocios de Regions hoy mismo. Y si desea trazar un camino de crecimiento, visite la Sección para pequeños negocios de Regions.com para conocer la forma de crear su plan gratuito y personalizado Greenprint® para empresas de Regions y otros servicios, ideas y herramientas para ayudar a su negocio a crecer y alcanzar sus objetivos.