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Lucha contra el fraude con controles internos

Cuando se trata de proteger a las empresas frente al fraude, los controles internos suelen ser la mejor línea de defensa.

Para muchos líderes comerciales, la prevención de fraudes es la prioridad número uno. Con el aumento de casos de correos electrónicos comprometidos y otros fraudes de pagos, se vuelve cada vez más importante que las empresas tomen medidas proactivas para detectar y proteger contra fuentes potenciales de fraude, incluidas fuentes internas.

Los líderes de las empresas a menudo subestiman la probabilidad de que el fraude interno pueda afectar a su negocio. Sin embargo, no solo es relativamente común, sino que las fuentes pueden provenir de empleados veteranos y de confianza. Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) encontró que cuanto más tiempo lleva un estafador trabajando para una organización, más costoso es su fraude. La pérdida promedio es de $250,000 si proviene un empleado con una antigüedad de diez años o más, en comparación con $50,000 en el caso de un empleado con un año o menos en una organización.

Controles internos para el fraude: qué preguntar

Para muchas empresas, el proceso de implementar los controles internos será un proceso de ingeniería inversa. Comienza haciendo las 5 preguntas básicas sobre el riesgo potencial para los activos de la empresa:

• ¿Qué activos (dinero, activos digitales, etc.) están en riesgo?
• ¿Dónde están en riesgo estos activos?
• ¿Con quién están en riesgo estos activos?
• ¿Cuándo están en riesgo estos activos?
• ¿Por qué están en riesgo estos activos?
• ¿Cómo están en riesgo estos activos?

Una vez que se respondan estas preguntas, aquí tiene más preguntas que debe hacer para ayudar a orientar la planificación:

• ¿Cómo podrían ocurrir fraudes internos y externos?
• ¿Cuáles son algunos de los potenciales puntos de acceso?
• ¿Quién supervisa los activos en riesgo?
• ¿Por qué lo administran?
• ¿Qué puntos de control podemos establecer para maximizar la protección de dichos activos?

Implementación de controles

Una vez que estas preguntas se hayan respondido exhaustivamente, un buen punto de partida es implementar controles que todos en la organización comprendan y estén comprometidos a seguir. Aunque cada empresa es única y requerirá controles internos distintos para prevenir el fraude, considere implementar lo siguiente:

1. Autorización: en la cual un gerente permite una transacción antes de que un empleado la realice
2. Controles dobles: en los que la autorización, el registro y la custodia estén supervisados por diferentes personas
3. Mayor supervisión: que puede incluir la conciliación de una cuenta independiente y auditorías periódicas
4. Tómese su tiempo para confirmar: Si se encuentra con una solicitud que no parece correcta, ya sea un cambio en la información de pago o una solicitud de pago por correo electrónico, recurra al método de DETENERSE-LLAMAR-CONFIRMAR para validar la solicitud. Si un empleado recibe una solicitud, DETENGA el proceso, tome el teléfono y LLAME al solicitante a un número conocido (no el número del correo o mensaje de texto), y CONFIRME que la solicitud sea legítima.

Una vez establecidos los controles internos, es importante asegurarse de que sean realmente efectivos. Probar un proceso de control puede ser tan sencillo como crear una transacción de prueba para ver si se realiza, como un informe de gastos que se escape de parámetros definidos o una solicitud de transferencia bancaria con todas las marcas de un fraude mediante un Correo Electrónico Comprometido. Si es así, ¿dónde ocurrió la falla? ¿Fue el control ignorado o anulado? ¿La tecnología que usted está utilizando falló en crear un llamado de atención? ¿Se notificó a la persona equivocada?

La integridad como un valor corporativo

Aunque pueda resultar imprudente confiar plenamente en cualquier miembro de una organización, incluso en aquellos con mucha antigüedad, tratar a los empleados como si estuvieran bajo sospecha puede dañar la moral y reducir el incentivo para adoptar controles adecuados. Un enfoque más eficaz puede ser comunicar la importancia de la integridad como valor corporativo al dictar la capacitación anti-fraudes a los empleados de forma periódica. Hacerlo puede generar el apoyo de los empleados, lo que puede aumentar la adhesión a los procesos de protección.

Si se detecta el fraude, adoptar un enfoque colaborativo en lugar de punitivo puede dar mejores resultados. A menos que involucre malversación, utilice el incidente como una ocasión para descubrir y reparar debilidades en los procesos. Un ejemplo podría ser un control que tenía que resolver un problema de atención al cliente. ¿Hay alguna forma de evitar un conflicto así en primer lugar?

Recuerde, ante todo, mantener las cosas simples. Los controles internos no necesitan ser complejos para funcionar bien. En lugar de eso, tome medidas con sentido común para prevenir y detectar fraudes, proporcionando a los empleados los recursos necesarios para actuar como primera línea de defensa.

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Para conocer más recursos que ayuden a proteger a las empresas de pérdidas innecesarias, visite regions.com/fraudprevention.