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Cambios en USPS: Cómo una nueva norma para matasellos puede afectar las estrategias de pago para las empresas

Adoptar pagos electrónicos, en lugar de cheques por correo, puede ayudar a las empresas a gestionar riesgos y mejorar la eficiencia.

Hay una nueva norma en vigor sobre cómo el Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) gestiona el correo, y esto puede afectar la forma en que las empresas piensan sobre la estrategia de pagos.

En diciembre de 2025, el USPS implementó una norma que define el significado de un matasellos, que es la fecha impresa o sellada en la mayoría de los artículos enviados. Tradicionalmente, el matasellos indicaba el día en que se entregaba un artículo en el USPS. Ahora, el matasellos refleja la fecha en que USPS procesa el artículo en una de sus instalaciones de procesamiento, lo que podría ser un día o más después de que el artículo fue entregado por primera vez en una oficina de correos.

El posible retraso en el estampado del matasellos podría suponer cierto riesgo para las empresas que envían pagos con cheques de papel por correo, especialmente para aquellas que necesitan la garantía de que un artículo tendrá matasellos antes de una fecha determinada.

"Como parte de su estrategia de gestión de caja, algunas empresas suelen tener la costumbre de esperar hasta justo antes de una fecha límite de facturación o pago para enviar un cheque por correo, confiando en que el matasellos indicará que el artículo se entregó a tiempo", explica Noelle McKenzie, directora del equipo de producto en Gestión de tesorería de Regions. "Pero con los posibles retrasos que puedan derivarse de este cambio de regla, hay una menor visibilidad sobre cuándo será finalmente recibida y procesada una transacción por parte del receptor, y los pagadores pueden estar sujetos a posibles cargos adicionales por no cumplir con los plazos de pago".

Aunque este nuevo riesgo está específicamente asociado con las fechas de los matasellos, también existen otros riesgos bien establecidos relacionados con depender de cheques y del servicio postal para los pagos, lo que convierte el reciente cambio en USPS en una oportunidad para que las empresas consideren adoptar métodos de pago alternativos, según McKenzie. "Este cambio en la norma del matasellos indica que quizá ha llegado el momento de que las empresas piensen en modernizar su estrategia de pagos y pasar de los pagos en papel a los electrónicos".

Al adoptar soluciones de pago electrónico como ACH, transferencias electrónicas y pagos en tiempo real (RTP), las empresas pueden reducir la dependencia de los pagos por cheque y del USPS.

Cuatro ventajas de los pagos electrónicos frente a los cheques

1. Rapidez: los pagos ACH generalmente ofrecen ventanas de liquidación previsibles, incluyendo el mismo día, y el RTP ofrece el movimiento al instante de los fondos. Para las empresas que prefieren esperar hasta una fecha límite específica para enviar el pago por cheque, el RTP puede ser una buena alternativa, ya que el pago se realiza en tiempo real, con confirmación inmediata del acuerdo y sin esperar a ver cuándo se recibirá. De manera similar, las transferencias electrónicas son una opción rápida y segura para transacciones sensibles y de alto valor para clientes que necesitan enviar y recibir pagos rápidamente.
2. Mitigación del fraude: el fraude con cheques es uno de los tipos más comunes de fraude en los pagos, y está en aumento. Enviar cheques por correo crea la posibilidad de que se pierdan, se entreguen mal, se alteren o se roben – y sin embargo muchas empresas siguen dependiendo de ellos. ACH, cable y RTP operan en redes electrónicas seguras que pueden reducir la exposición a ciertos tipos de riesgos asociados al fraude por cheques.
3. Ahorro de costos: existe un costo significativo asociado al uso de cheques en papel, dado el volumen de procesos manuales implicados en la impresión, envío y procesamiento. Los pagos electrónicos pueden reducir o eliminar estos costos, así como liberar equipos de tesorería y contabilidad para que centren tiempo y recursos en otras prioridades empresariales. En el caso del ACH, además de ser uno de los vías de pago de menor coste disponibles, también puede agilizar los procesos para empresas que tienen pagos recurrentes regulares, como la nómina.
4. Mejor conciliación: los pagos electrónicos ofrecen mejor información sobre las remesas y una conciliación más rápida que los cheques, que tienen pocos detalles de remesas que a menudo pueden ser inconsistentes o incorrectos. ACH y RTP cuentan con un concepto de datos estructurados muy rico que ayuda a una conciliación más rápida y a reducir errores manuales de codificación en comparación con los cheques. Además, los pagos RTP proporcionan la confirmación instantánea de los fondos, ayudando a conciliar las transacciones y dando a las empresas una mayor visibilidad.

Soluciones digitales como camino a seguir

También existen otras plataformas de tesorería digital diseñadas para integrarse con estos tipos de pagos electrónicos, con el fin de ayudar a las empresas a agilizar aún más los procesos de pago y conciliación y reducir la dependencia del papel. Además de apoyar pagos ACH, RTP y transferencias, Regions BillerXchange® reduce facturas en papel costosas para que se paguen más rápido a través de un portal de facturación y pago en línea personalizado y personalizado. De manera similar, CashFlowIQ® de Regions permite a las empresas pagar facturas, enviar facturas electrónicas y configurar recordatorios de pago directamente a través de un portal, reduciendo la necesidad de extractos en papel que pueden estar sujetos a matasellos de USPS. Integrated Payables es otra solución que consolida todos los pagos a pagar, incluyendo ACH, transferencias electrónicas, pagos con tarjeta comercial y virtual, e incluso cheques, en un único archivo de pagos y sistema de entrega.

Un avance hacia la modernización

Aunque el cambio puede presentar desafíos, también puede traer oportunidades para las empresas. "La situación actualizada del matasellos de USPS puede ser una oportunidad perfecta para que empresas que normalmente han dependido de procesos tradicionales en papel empiecen a pensar en lo que les espera a continuación", dice McKenzie. "Y no tienen que resolverlo todo por sí mismos: asesores bancarios de confianza, como el equipo de Gestión de tesorería de Regions, pueden aportar una visión general para ayudar a evaluar e implementar soluciones adecuadas a necesidades empresariales específicas".

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