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Lleve a cabo su proceso de nómina sin inconvenientes

Si quiere ahorrar tiempo, asegúrese de que su negocio cumpla con las leyes y evalúe la posibilidad de asociarse con un experto en nóminas para evitar las potenciales penalizaciones impositivas.

Administrar la nómina puede ser todo un dolor de cabeza. Lidiar con la rotación y las nuevas contrataciones, calcular los impuestos de nómina y garantizar que se les pague oportunamente a los empleados son responsabilidades enormes que conllevan graves consecuencias si se administran incorrectamente.

Los propietarios de negocios suelen verse tentados a hacerse cargo de la nómina ellos mismos para reducir costos. Pero esto es algo que no debe tomarse con liviandad. Los errores pueden generar penalizaciones impositivas. "Los propietarios de negocios no siempre comprenden todas las complejidades que supone cumplir con la ley, y lo difícil que puede ser mantenerse al tanto de las leyes impositivas y laborales, las cuales cambian constantemente", comenta Connie Payne, vicepresidenta sénior, productos y servicios de la administración de tesorería de Regions Bank.

¡Tal es así, que las leyes y regulaciones federales ahora tienen 10 millones de palabras! "Debido a que los propietarios de pequeños negocios asumen muchos roles en sus organizaciones, nosotros los alentamos a que se unan con un experto en la materia, como un contador público certificado o una compañía de RR. HH. para mantenerse dentro de la ley, ser eficientes y garantizar la productividad", dice Payne.

¿Debería tercerizar sus procesos de nómina?

Desde que contrata a su primer empleado, es momento de crear un proceso de nómina. A medida que evalúa asignarle las responsabilidades de nómina al personal interno, recuerde que cada paso del proceso lleva su tiempo, desde incorporar los empleados al sistema hasta responder sus preguntas.

Piense en los recursos que necesitará su empresa para gestionar eficazmente el proceso, desde el posible personal hasta el software. Tenga en cuenta que, aunque el software parezca estar listo para usar, sigue siendo necesario separar algunas funciones y revisar las entradas para garantizar una gestión adecuada del riesgo. También es necesario tener un conocimiento general de la legislación en materia de nóminas y saber cuándo consultar a un profesional para recibir asesoramiento. Por ejemplo, deberá saber bien qué empleados reúnen los requisitos para hacer y cobrar horas extras.

Además, piense en lo que los empleados podrían hacer con su tiempo si no tuvieran que preocuparse por gestionar las nóminas, por no hablar de la posible reducción del margen de error en los informes de nóminas y la reducción de las sanciones fiscales que podría suponer la externalización, ya que muchas empresas de gestión de nóminas presentan los formularios fiscales necesarios en su nombre o colaboran con usted para asegurarse de que no se le pase ningún plazo fiscal importante.

Los proveedores de servicios de nómina pueden hacerse cargo de todas las tareas vinculadas a dicho proceso, desde calcular los pagos e impuestos hasta depositarles directamente a sus empelados y presentar todos los informes necesarios al gobierno. Muchos de ellos también brindan acceso en línea para que usted o su contador puedan acceder en cualquier momento a ciertos documentos importantes, como los informes de nómina y los formularios W-2.

El proceso de nómina es complejo. Evalúe la posibilidad de hablar con su representante bancario para pequeños negocios sobre los beneficios de asociarse a una compañía o profesionales de nómina para que estos procesos se lleven a cabo sin inconvenientes y usted pueda protegerse de las posibles penalizaciones impositivas.