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La auditoría operativa: un ejercicio en la optimización de procesos

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Con frecuencia tenemos mucho cuidado al preparar documentos retrospectivos que detallan lo que sucedió y por qué, pero se analiza el futuro solo en términos del presupuesto del próximo año, lo cual es la razón de por qué a veces no advertimos los problemas que se avecinan.

Bienvenido a la auditoría operacional, una revisión independiente y sistemática de la efectividad, eficacia y economía de las actividades de una compañía. Como una auditoría operativa mira al futuro, sus resultados pueden usarse para identificar áreas de mejora potencial y evitar áreas de potencial riesgo, como si fuera un agujero en la arena. De este modo, las exposiciones no se convierten en problemas.

No se confunda con la palabra “auditoría”, que muchos gerentes comerciales automáticamente asocian con las finanzas. Una auditoría operacional se refiere en realidad a la manera en que su compañía hace las cosas, a pesar de que identificar las áreas para la mejora de procesos puede finalmente tener un impacto financiero beneficioso. Y reducir el riesgo simplifica sus operaciones y fortalece su resultado final.

Pero una auditoría operacional también es mucho más sólida que una auditoría financiera. Visualiza cada parte de su empresa como una pieza en un todo interconectado, no como una entidad separada. Esas conexiones donde una operación comercial pasa a la siguiente a menudo revelan áreas de mejora potencial. La meta de la auditoría es determinar si su compañía está operando al nivel óptimo. Cualquier objetivo menos ambicioso le cuesta dinero en términos de oportunidades perdidas o costos excesivos.

Para ejecutarse apropiadamente, sin embargo, una auditoría operacional requiere una perspectiva clara. Por eso la realiza mejor un tercero. Usted puede conocer las operaciones de su compañía mejor que nadie, pero esa familiaridad puede ser justamente lo que haga que tenga menos probabilidades de cuestionarlas. Un tercero, quizá un miembro de su red profesional, puede brindar un enfoque objetivo a la misma información y detectar problemas potenciales o áreas para mejorar.

La auditoría operacional implica generalmente cinco pasos:

  1. Reunirse con los gerentes operacionales para explicar el proceso, lo cual requerirá su completa atención y tomará tiempo de su trabajo normal.
  2. Determinar las operaciones específicas a ser estudiadas, indicando cuáles pueden ser las más riesgosas.
  3. Reunir datos y observar esas operaciones, cuestionando las razones que sustentan la manera en que son realizadas en todos los niveles.
  4. Agrupar los resultados, buscando especialmente los patrones de ineficiencia o exposición, donde las mayores mejoras pueden obtenerse con la mayor rapidez.
  5. Preparar un informe para la gerencia con recomendaciones para la mejora y planes de acción propuestos a 30, 60 y 90 días, según corresponda.

La auditoría operacional no es un recurso único. La complejidad del proceso y sus recomendaciones dependerán mayormente de la envergadura y naturaleza de su empresa. El auditor externo le ayudará a personalizar la auditoría para brindar el mejor servicio a su compañía. Esa personalización resultará, a su vez, en recomendaciones específicas para una mejora que reducirá su riesgo y le dará el impacto beneficioso más rápido.

Para conocer más sobre cómo desarrollar un proceso de auditoría interna para su empresa, mire "Lista de control para la auditoría interna de una compañía", "Estrategia de auditoría para pequeños negocios" y “Controles internos para pequeños negocios”.

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