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El equipo administrativo adecuado transforma el caos en calma

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Los ejecutivos experimentados aportan estructura, motivan a los empleados, influyen en los clientes y lo ayudan a crecer.

En lo que se refiere a crear una estructura, uno de los temas más importantes y desafiantes para las compañías en pleno crecimiento es crear un equipo de administración. Se da por sentado usted pudo haber sido capaz de manejar a las personas cuando solo tenía unos pocos empleados. Sin embargo, a medida que su compañía crece, los equipos evolucionan en departamentos formales, y es imposible que usted pueda darles todas las respuestas.

Las compañías en pleno crecimiento, sin embargo, a menudo posponen la contratación de ejecutivos. Existen dos razones clave para su rechazo:

  • Costo excesivo. Contratar un director de operaciones o un vicepresidente de comercialización constituye una inversión significativa, y ciertas compañías en pleno crecimiento se han acostumbrado a un modelo de inicio de bajos costos y alto rendimiento.
  • Control de problemas. Este negocio es su creación. Ellos son quienes asumen el riesgo financiero y es natural que deseen tener el control para reducir los riesgos futuros.

Es la hora de la verdad.

A menudo se produce una crisis que lleva a las empresas en pleno crecimiento a contratar ejecutivos. Pueden haberse dado cuenta que necesitan la experiencia que ellos no poseen o que el día nunca tendrá la suficiente cantidad de horas para poder modificar su lista de quehaceres.

Esto último es lo que le sucedió a Cheryl Osborn, fundador de Casco Contractors Inc., una empresa de contratistas y arquitectura en Irvine, Calif. Osborn comenzó a formar un equipo de administración hace aproximadamente tres años cuando se encontró a sí misma trabajando 16 horas por día, 7 días por semana. "Casi tengo un ataque de nervios", explicó.

En ese momento, Casco generaba más de $20 millones de ingresos anuales y contaba con alrededor de 15 empleados. "Trabajaba en mi casa porque sabía que si iba a la oficina , no podría hacer nada", comentó Osborn. "Todo mi tiempo lo dedicaba a contestar preguntas y a tratar con los empleados. La mayoría de ellos se sentían superados por el trabajo y necesitaban una guía constante; me di cuenta que de la guía debía provenir de otra persona".

Primero, descubra qué ejecutivo(s) necesita contratar.

Son tres las áreas principales de una organización donde se necesitan ejecutivos: finanzas, operaciones y comercialización. Pero no existe un protocolo que determine cuál es el primero. El orden depende de su situación y de cómo compite en el mercado. Si usted participa en una industria altamente competitiva y necesita reducir costos e incrementar la eficiencia, un director de operaciones puede ser el primer ejecutivo que deba contratar. Por el contrario, si es un diferenciador de productos, entonces un director de comercialización o un especialista en investigación y desarrollo será más importante.

Uno de los errores más comunes de los equipos de administración que cometen las empresas en pleno crecimiento es promover a las personas por sus éxitos anteriores en lugar de hacerlo por su experiencia, tema que destaca Doug Tatum en su libro, No Man’s Land. Solo porque un empleado se desempeña correctamente en su trabajo de contabilidad no significa que él o ella sea el ideal para ser su director financiero. Del mismo modo, que sea el mejor vendedor no garantiza que tenga pasta de gerente. Puede considerar ser un empleador leal al promover a sus primeros compañeros, pero en realidad está marcándolos para el fracaso.

Contrate a alguien que se destaque hoy y dentro de cinco años.

Además de pensar en la experiencia que necesita hoy, mire hacia el futuro y trate de contratar de acuerdo a lo que necesitará dentro de cinco años. Considere a su equipo de administración como una cartera de inversiones y piense en el rendimiento de la inversión que espera de cada ejecutivo.

También es importante hacer un inventario de las habilidades de cada uno. A menudo, las empresas en pleno crecimiento contratan ejecutivos que reflejan sus fortalezas en lugar de buscar personas que puedan completar el conjunto de habilidades.

A continuación le damos algunas sugerencias al momento de reclutar.

  • Conozca en profundidad la moral y la ética de sus candidatos.
  • Investigue sus antecedentes académicos. ¿A qué universidades asistieron y qué tipo de clases tomaron? ¿Su experiencia educativa sirve de respaldo para el área para la cual lo contrata? Además, es aconsejable que explore la filosofía global de la universidad a la que asistió, cada una es distinta. ¿La filosofía universitaria coincide con la suya?
  • Descubra los rasgos de su personalidad, no solo como una evaluación del perfil de personalidad del indicador de tipo Myers-Briggs o DiSC, sino que además explore las tendencias, como control de impulsos, curiosidad y juicio. Para contrataciones de jerarquía, debería considerar una amplia variedad de evaluaciones, tal vez incluso una evaluación psicológica.

Recuerde, el proceso de contratación es un cortejo elaborado, y las personas muestran siempre su mejor conducta durante la entrevista. En realidad, la persona que usted entreviste puede no mostrar lo que verdaderamente es en la vida real. Averigüe todo lo que pueda sobre el candidato para un puesto ejecutivo e invierta suficiente tiempo y dinero en el proceso de entrevistas. Si permite el ingreso a su compañía de la persona equivocada, esta persona puede ser tóxica y no siempre es fácil deshacerse de alguien una vez que ha sido incorporado.

Asimismo, es una idea inteligente hacer una búsqueda constante de talento, en lugar de buscar solo en el momento que más lo necesita. El talento puede surgir en los lugares más sorprendentes. Conozco al director ejecutivo de una compañía en pleno crecimiento que contrató al gerente de un restaurante de comida rápida que conoció mientras almorzaba.

Espere un ascenso lento.

En la forma correcta, un equipo de administración incorpora una mayor estrategia y estructura a su negocio. Los ejecutivos con experiencia transforman el caos en calma. Saben como motivar a sus empleado, influir en sus clientes y mejorar la efectividad en las operaciones. No solo lo ayudan a ascender, sino que también cambian su organización para mejor.

Desde que Osborn comenzó a armar su equipo de administración en 2010, aumentó su personal en más de 45 empleados y su ingreso anual en casi $40 millones. Tal vez lo más importante es que el crecimiento se da en un ambiente estable. "Cuento con seis directores y todos tienen un gran desempeño", comenta. "Tenemos una estructura y cada departamento comprende su jerarquía". En lugar de una semana de 100 horas, Osborn la ha reducido a 50 o 60 horas. "La vida es mucho más fácil de administrar", dice.

De hecho, crear un equipo de administración brinda libertad. Permite a los empresarios hacer lo que los apasiona, ya sea buscar nuevas oportunidades de negocios, construir una cultura organizativa o desarrollar una visión a largo plazo. Usted ya no desea simplememente combatir incendios. Un equipo de administración permite que usted no se involucre en pequeñeces, y hace que la organización funcione sin que usted esté presente.

 

Artículo proporcionado por Inc.com   © 2013 Mansueto Ventures LLC

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