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Socios en el progreso: los empleados son la clave para optimizar sus operaciones

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"La prueba de eficiencia consiste en la cantidad de tiempo que le lleva darse cuenta que se está equivocando".

Nadie sabe quién fue el primero en hacer esa observación irónica, pero los dueños de negocios ven cuán real es prácticamente todos los días. Aun así, la eficiencia tiene menos que ver con corregir los errores y más con disminuir el uso de recursos y maximizar el rendimiento. Dicho de una manera simple: consiste en gastar menos y producir más dinero al administrar mejor el negocio.

Optimizar las operaciones de una compañía, ya sea que venda un producto o un servicio, es un cambio tanto en la filosofía como en la práctica. Las mejoras continuas no se inician en el sector de producción o en el camión de entregas: nacen en la oficina de ejecutivos.

"Si desea optimizar sus operaciones, una compañía debe tener la motivación y la energía necesarias para realizar la transición desde un estilo de gestión tradicional", expresa Howard S. Gitlow, profesor de ciencias administrativas en la University of Miami School of Business Administration y autor de varios libros relacionados con este tema. "Eso requiere cambiar la definición de trabajo visto como 'realizar su trabajo' por la noción de 'realizar y mejorar su trabajo'. Cuando el cambio se concreta, y se les permite cambiar a las personas, dicha modificación genera un poder de motivación, motivación por la alegría plena que implica hacer mejor un trabajo".

Puede resultar inusual que el profesor de una escuela de negocios hable sobre la alegría, pero Gitlow no utiliza esta palabra a la ligera. "Si desea crear un ambiente propicio para la nueva definición", explica, "usted debe hacer que la misión de la organización cambie y pase de optimizar las ganancias a promover la alegría en el trabajo. La forma en que brinda alegría en el trabajo es ofreciéndoles a las personas oportunidades de mejorar".

Gitlow indudablemente habla de hacer que los empleados formen parte del cambio. Las mejoras en el desempeño, tanto individual como colectivo, pueden motivar a toda la fuerza laboral de una compañía. Y así es como vendrán las ganancias, de hecho, ganancias más importantes.

Para que se desarrolle la optimización es necesario aplicar las mejores prácticas, muchas de las cuales fueron desarrolladas por la industria japonesa. Aunque resulte irónico, Japón aprendió los principios detrás de las mismas hace algunas décadas gracias a un asesor comercial estadounidense llamado W. Edwards Deming. Él estaba obsesionado con mejorar la calidad de los productos y vio que la clave era ofrecer resultados que pudieran medirse estadísticamente. Los académicos como Gitlow, además de muchos otros asesores y autores, ahora están enseñando estos métodos a los estudiantes de negocios y clientes corporativos.

Uno de esos métodos, denominado Six Sigma, se centra en identificar y eliminar las causas de los errores. Se capacita a los empleados para estos métodos y luego se les va otorgando cinturones de colores que significan un aumento en el nivel de conocimiento, como sucede con las artes marciales japonesas. Otro método, que se denomina Lean, busca los gastos innecesarios en materiales, procedimientos o personas. Una tercera metodología popular es 5S, que consiste en organizar el espacio laboral de forma ordenada. Existen otras más y, analizadas en conjunto, pueden sonar como la definición un poco antigua de eficiencia. Sin embargo, está comprobado que estos métodos permiten ahorrar dinero a través de la eliminación de la imperfección y los gastos innecesarios, dinero que finalmente llega hasta el saldo final.

Si todo esto le suena como destinado solo a grandes compañías, está equivocado. Paul Keller, un experto en Six Sigma de qualityamerica.com, escribe que estos programas rápidamente permiten recuperar el dinero invertido en ellos. Hay mucha información disponible a un costo bajo o nulo desde Internet, en libros y videos de capacitación.

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