Guía de administración de flujo de efectivo para pequeños negocios
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El flujo de efectivo es fundamental para la actividad de cualquier pequeño negocio. Vea cómo crear una estrategia de administración del flujo de efectivo para su negocio.

Por lo general el flujo de efectivo se conoce como la sangre de un negocio, y por buenos motivos. Si no cuentan con un flujo de efectivo consistente, muchos empresarios enfrentan dificultades para el pago de nómina, a proveedores y para mantener sus puertas abiertas. De hecho, según un estudio, el 82 por ciento de los negocios que no sobreviven deben cerrar sus puertas por una mala administración del flujo de efectivo.

Una confusión frecuente y que suele ser muy peligrosa es que las ganancias y el flujo de caja son lo mismo. Es importante entender la distinción entre ambas, ya que las ganancias solas no son suficientes para garantizar el éxito de su pequeño negocio.

¿Ganancia o flujo de efectivo?

En términos sencillos, el flujo de efectivo hace referencia al dinero que entra y sale de su negocio. Si bien está estrechamente vinculado a las ganancias, tener un negocio rentable y un flujo de efectivo positivo son dos cosas completamente diferentes.

Para que su negocio sea rentable, sus ingresos netos deben superar sus gastos durante un período determinado, mientras que tener un flujo de efectivo positivo significa que tiene suficiente dinero líquido para cubrir sus gastos comerciales diarios.

Como propietario de un pequeño negocio, la cantidad de efectivo que tiene a mano en un momento dado puede determinar su capacidad de mantener sus operaciones normales. De hecho, es totalmente posible que un negocio sea rentable en los papeles y a la vez tenga un flujo de efectivo negativo.

Por ejemplo, digamos que su compañía cerró ventas por $10,000 durante el mes de mayo, lo que resultó en ingresos netos de $6,000. Si varios de esos clientes no pagan sus facturas en tiempo y forma, podría provocar un saldo negativo en su flujo de efectivo, a pesar de haber tenido un balance positivo en términos de ganancias. En definitiva, esto podría afectar su capacidad de cubrir gastos esenciales y poner en riesgo su negocio.

De más está decir que la administración del flujo de efectivo es esencial para el éxito de su pequeño negocio. El reto para la mayoría de los pequeños negocios es que el flujo de efectivo fluctúa de manera constante a medida que ingresa dinero y vencen las facturas. Por eso es sumamente importante tener una estrategia sólida de gestión del flujo de efectivo.

Administración del flujo de efectivo para pequeños negocios

Los beneficios de la administración del flujo de efectivo suponen mucho más que saber los vencimientos de las deudas y cuándo ingresará más efectivo. Tener una estrategia sólida de gestión del flujo de efectivo también puede permitirle:

  • Identificar los mejores momentos para reinvertir en su negocio o hacer compras grandes sin poner en riesgo su capacidad de cubrir sus gastos.
  • Demostrarles a los bancos y otras partes que su negocio es buen candidato para acceder a financiamiento.
  • Que su negocio resulte más atractivo para posibles compradores.

Crear proyecciones de flujo de efectivo

A la hora de crear una estrategia de administración del flujo de efectivo de su pequeño negocio, un buen comienzo suelen ser las proyecciones de flujo de efectivo. Las proyecciones de flujo de efectivo son estimaciones basadas en una serie de factores, como los historiales de pago de los clientes, gastos y obligaciones a futuro, políticas de los proveedores. Su proyección de flujo de efectivo debe incluir la cantidad de efectivo con la que cuenta y la cantidad que espera recibir, menos cargos, facturas o impuestos que debe pagar.

Si no usa software contable, la SBA sugiere que use una planilla para tener un seguimiento de todas las instancias en que entra y sale dinero de su negocio.

Entender su cronograma de flujo de efectivo

El siguiente paso es revisar sus fechas de pago y determinar el mejor momento del mes para pagar sus deudas o cobrar sus cuentas. Por ejemplo, podría configurar el pago de las facturas de sus clientes dos semanas antes de la fecha en que debe pagar su tarjeta de crédito. Programar los pagos cuidadosamente puede ser fundamental para su capacidad de tener y mantener un flujo de efectivo positivo. Al delinear su mes, sabrá cuándo ajustarse el cinturón y en qué momentos tiene margen para relajarse.

Controlar su flujo de efectivo

Las políticas de crédito para los clientes, la facturación y la gestión de cobranzas son todos componentes clave de una gestión exitosa de su flujo de efectivo. Para poder administrar mejor el flujo de efectivo de su negocio, es importante hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto riesgo puede asumir con respecto a las reservas para cuando tiene poco flujo de efectivo?
  • ¿Cuánto tiempo les da a sus clientes para pagar?
  • ¿Quién es responsable de garantizar que los clientes paguen en tiempo y forma?
  • ¿Qué pasa si su cliente más importante se atrasa con el pago o directamente no le paga? ¿Quién interviene?

Los siguientes pasos pueden ayudarle a responder estas preguntas y controlar mejor su flujo de efectivo.

Cree o revise su política de cuentas por cobrar

Tener una política de crédito para los clientes que sea clara es fundamental para mejorar la administración de su flujo de efectivo. Si descubre que cobrar es un problema, evalúe imponer multas por mora, o implemente un sistema de recompensas para incentivar los pagos anticipados. Si todavía no lo hizo, evalúe cobrar cargos por cancelación o no entregar pedidos o prestar servicios si el cliente no paga en tiempo y forma.

Automatice su proceso de facturación

Si la facturación le da mucho trabajo, evalúe invertir en un software que le permita automatizar el proceso. Al automatizar la facturación podrá mejorar su contabilidad en general, además de la precisión y eficiencia financiera de su negocio. También es recomendable aceptar pagos electrónicos. Esto no solo acelera los tiempos entre la facturación y el pago, sino que además contribuye a reducir el riesgo de fraude con los pagos.

Haga una auditoría de debida diligencia antes de otorgar crédito

Los pagos atrasados pueden tener un impacto importante en su capacidad de mantener su flujo de efectivo en positivo. Incluso una demora menor puede generar una falta inesperada de dinero. Al iniciar una relación con un cliente, complete la debida diligencia. Para ayudar a evaluar el riesgo y asignar los límites que correspondan, consulte a los grupos de crédito de la industria y pida estados financieros y referencias al cliente nuevo.

Esté atento a las señales de alerta

Si un cliente pagó históricamente a tiempo, puede ser fácil pasar por alto algunos retrasos. Si bien es importante mantener una buena relación con sus clientes, también es fundamental proteger su negocio.

Procure implementar una política de cobranzas y seguirla. Sea persistente y no se sienta mal por insistir con los pagos. Es posible que deba recurrir a un equipo legal y crear un plan de pagos. Para protegerse incluso más, evalúe solicitar un pago anticipado o implementar cargos por mora.

Si es directo con respecto a sus políticas, toma decisiones sensatas con respecto al crédito, implementa medidas de seguimiento rápidas y consistentes y evalúa la incorporación de opciones de tecnología para facilitar los depósitos, podrá mejorar notablemente su proceso de cuentas por cobrar.

Por último, al crear su estrategia de administración del flujo de caja, recuerde evaluar las herramientas que le ofrece su institución financiera. Algunos bancos ofrecen herramientas de gestión de tesorería diseñadas para ayudar a mejorar el flujo de efectivo, optimizar las cobranzas, administrar la liquidez y mitigar la exposición de riesgo innecesaria.

Si quiere conocer algunas herramientas y recursos de administración del flujo de efectivo para pequeñas empresas, vea nuestras soluciones de administración de efectivo.

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