Aparentemente todos los días surge un nuevo relato sobre el robo de datos de una compañía a manos de hackers, o la pérdida de estos a causa de un accidente o un desastre. Hasta las organizaciones más sofisticadas tienen dificultades para asegurar que sus sistemas comerciales de TI sean sólidos y seguros. Las empresas pequeñas pueden experimentar más problemas de TI porque tienden a gastar menos en seguridad de la tecnología que las empresas más grandes.
Sin embargo, algunas precauciones básicas pueden contribuir en gran medida a mantener su sistema comercial de TI en funcionamiento y sus datos seguros. Use estos consejos para reducir el riesgo de amenazas de TI en su compañía:
Realice un respaldo de seguridad de los datos en forma regular
Es esencial que respalde los datos comerciales con regularidad (idealmente en forma diaria) y que guarde copias fuera de la compañía por si llegara a haber un incendio, una inundación u otro desastre. Si decide respaldar los datos a través de un servicio de respaldo en línea, busque uno que ofrezca respaldo continuo y automático, que mantenga versiones antiguas de los archivos, que utilice varios sitios de almacenamiento y que pueda restaurar los archivos en nuevas computadoras. Antes de elegir un proveedor, comprenda cómo asegura que los datos se mantendrán seguros.
Actualice su software
Mantenga todo su software, incluyendo sistemas operativos, antivirus y aplicaciones, actualizado a la última versión para minimizar las infecciones de nuevos virus. Como beneficio secundario, las versiones actualizadas ayudan a mejorar la productividad del equipo. Asigne a un miembro del equipo la tarea de realizar actualizaciones de software, resolver problemas con la conexión inalámbrica, configurar aplicaciones de escritorio y resolver otros problemas comunes de TI. Como alternativa, un número cada vez mayor de servicios en línea ofrecen soporte tecnológico remoto por una tarifa mensual. Esto puede ser una buena opción para una empresa pequeña que no cuenta con técnicos internos para la resolución de problemas.
Sea proactivo
Todos los días pueden surgir nuevos riesgos para su sistema de TI, por lo tanto debe estar atento. Por ejemplo, en forma regular:
- Revise el plan de protección de datos para garantizar la seguridad de su compañía
- Defina cuáles son los empleados o socios comerciales que pueden acceder a los datos y sistemas críticos, revise las políticas para prevenir el acceso no autorizado y evalúe su implementación
- Escanee y almacene información importante que esté en formato impreso, por si algún tipo de desastre destruye la copia impresa
- Elimine la información antigua, especialmente viejos archivos que puedan contener información confidencial de un cliente
- Actualice las políticas del uso de computadoras portátiles y dispositivos de almacenamiento de datos, como laptops, smartphones, CD, unidades externas o unidades flash USB. Asegúrese de que sus empleados sepan encriptar datos en dispositivos móviles para que no se pueda acceder fácilmente a estos datos si el dispositivo se pierde
- Solicite a sus empleados que usen contraseñas seguras, de ocho o más caracteres con una combinación de letras mayúsculas, minúsculas y números, y que la cambien en forma regular
Implemente políticas de uso de Internet y del correo electrónico
Instruya a sus empleados sobre las prácticas seguras para el uso del correo electrónico. Por ejemplo, indíqueles que no abran datos adjuntos de remitentes desconocidos, que borren todos los correos electrónicos basura sin responder y que escriban las direcciones URL de sitios importantes en lugar de hacer clic en los enlaces externos de los correos electrónicos. También deben evitar descargar software gratuito y programas para compartir archivos.
Para obtener más información sobre cómo mantener la seguridad de los sistemas comerciales de TI, Tech Republic (www.techrepublic.com) ofrece una gran variedad de artículos y blogs con publicaciones de gerentes comerciales y personal de TI.
