Toda empresa necesita estar preparada para situaciones imprevistas y potencialmente paralizantes.
A pesar de que los desastres naturales graves, como terremotos e incendios forestales, son más frecuentes ahora que hace una década, no hay que estar en una zona proclive a sufrir desastres para necesitar un plan para mantener su negocio en marcha durante una emergencia.
"Todo negocio debería tener su propio plan de continuidad comercial", explica Christian White, ejecutivo regional de banca comercial de Regions Bank. En una empresa, los problemas vienen de todas formas y tamaños, desde accidentes aislados hasta desastres a gran escala. Un incidente imprevisto al azar podría ocasionar un revés financiero o dejar al negocio mal parado, o incluso peor.
Prepararse para los desastres más probables de un área, además de para lo imprevisto, comienza por cosas básicas que se pueden construir de forma continua, como planes de evaluación, contar con refugio en el lugar y tener planes de trabajo remoto. Pero si bien la seguridad es la máxima prioridad, es solo una parte del plan.
Aquí le explicamos cómo crear una estrategia que se ocupe de las necesidades singulares de su negocio.
Evaluar cómo las amenazas podrían afectar las operaciones
Identificar los mayores riesgos y las funciones comerciales principales. Una lista de control de preparación para desastres puede ayudar. Si bien las pérdidas relacionadas con un cierre a largo plazo podrían ser obvias, tenga en cuenta también los riesgos que traen aparejadas interrupciones de corto plazo —incluso las que pueden durar solo un día. "Un cliente podría preguntarse cuán bien administrada está la empresa si no sabe cómo funcionar cuando se ve afectada incluso en el corto plazo", agrega White. "Este es otro motivo por el cual es importante que toda empresa tenga un plan de continuidad".
Luego, determine los recursos que necesita para restablecer las funciones en caso de desastre. En general, los recursos caen en cuatro categorías principales:
- Sistemas: los procedimientos que mantienen a la empresa en funcionamiento
- Espacio: la(s) ubicación(es) física(s) de la empresa
- Personal: sus empleados
- Insumos (o "las cosas"): su equipo y otros bienes del negocio
El rubro de su empresa determinará las características específicas de su plan. Por ejemplo, "algunas empresas pueden pasar a un entorno de trabajo remoto, pero hay muchos negocios que necesitan que los empleados estén en el lugar", ejemplifica White.
Establecer un plan de comunicación
Un plan de continuidad sólido incluye protocolos de comunicación a lo largo de toda la emergencia, incluso si se corta la electricidad. "Lo importante es asegurarse de que las empresas y asociados estén organizados y sepan cómo comunicarse y mediante qué método cuando se produce una eventualidad", explica White. Por ejemplo, un sistema de alertas por correo electrónico o mensajes de texto automatizados pueden mantener informados a los empleados y otras partes afectadas. Aproveche las redes sociales para brindar actualizaciones y avisar al público cuándo vuelvan a abrir o en qué fecha prevén hacerlo.
Revisar la cobertura del seguro
Asegúrese de estar correctamente asegurado contra los riesgos potenciales de su zona. Considere los aspectos físicos de su empresa, además de los equipos y vehículos. Además, pregunte por la cobertura ante interrupciones del negocio, la cual lo compensa por lucro cesante y cubre algunos gastos operativos si un desastre lo obliga a realizar un cierre temporario. Considere agregar una cobertura por gastos extra, que le reembolse el dinero que gaste para evitar un cierre durante los trabajos de restauración.
Consulte a sus proveedores
Pregunte a los proveedores si tienen sus propios planes de recuperación porque un desastre que les caiga a ellos podría terminar afectándolo a usted. "Para muchas empresas, la cadena de suministro es el alma del negocio", dice White. Sugiere hacerles las siguientes preguntas a los proveedores clave: ¿hay un plan implementado? ¿Quién es responsable del plan? ¿Qué tipo de desastres están preparados para manejar? "También me interesaría saber cómo se manejaron en desastres naturales recientes", agrega White.
Ponga a prueba su plan
Realice anualmente "pruebas de simulacro" para asegurarse de que su plan funciona y está actualizado. Redacte un informe posterior para evaluar los resultados y optimizar su plan según corresponda. "Si no los prueban, las empresas nunca sabrán si funciona su plan", explica White, "y no deseas esperar a que suceda un desastre para saber si tu plan de continuidad funciona".
Las pequeñas empresas se arriesgan a perder más que solo ingresos si un desastre los golpea con la guardia baja. "Si un negocio tiene que cerrar durante un tiempo por un desastre, los impactos podrían ser significativos e implicar problemas financieros, de reputación e incluso la existencia misma del negocio", advierte White.
Tres cosas para hacer:
- Buscar un representante bancario que lo ayude a desarrollar su plan de continuidad comercial.
- Conocer las posibles amenazas para su negocio desde el Centro de Recursos para Desastres de Regions.
- Si sucede lo peor y se produce un desastre, descubra qué hacer después.
