Los datos son el impulso vital de la mayoría de las pequeñas empresas. Sin embargo, muchas compañías no han tomado medidas para asegurar su protección en caso de un corte de red u otra catástrofe. De hecho, según una encuesta reciente hecha por la compañía de servicios de tecnología Symantec, solo la mitad de las pequeñas empresas tiene una estrategia de respaldo de datos.
Las nuevas tecnologías facilitan más que nunca el respaldo de los datos críticos comerciales y de clientes. Ponga en práctica estos cinco pasos para mantener la información segura y accesible:
1. Identifique sus necesidades de respaldo de datos
Pregúntese qué información necesita para continuar con el funcionamiento de su negocio en caso de una catástrofe. Para la mayoría de las compañías, esto incluye los registros financieros, los datos de recursos humanos y la información de clientes y proveedores, como pedidos y cuentas por cobrar. También considere respaldar la información que requerirá una gran cantidad de tiempo o gastos para volver a reunir, como listas de teléfonos o correos electrónicos de contacto, documentos legales, archivos o páginas y blogs de Internet.
2. Considere el respaldo de datos interno
La primera línea de defensa es un sistema de respaldo de datos interno, como discos duros externos, una unidad de copia en cinta o una unidad de almacenamiento unida a la red, que se acopla a la red de una compañía para proporcionar capacidad de almacenamiento adicional. El método que elija dependerá de sus necesidades: los discos duros externos permiten a los usuarios individuales respaldar archivos de sus computadoras, mientras que una unidad de copia en cinta o una unidad de almacenamiento unida a la red le permitirá almacenar los datos de varios usuarios en una ubicación central. Mientras que el uso de estos dispositivos pueden proveer una medida adicional de seguridad, no lo protegerán de amenazas como un incendio o una inundación, que podrían arrasar con los sistemas principales de computación.
3. Explore el respaldo de datos en línea
El respaldo en "nube", o el almacenamiento de archivos en servicios remotos a los que se accede por Internet, puede ofrecer una alternativa atractiva a la compra y el mantenimiento de equipos de almacenamiento interno. Decenas de proveedores de servicios ofrecen respaldo de datos en línea, por lo tanto, explore las opciones si elige esta estrategia. Busque un sistema que proporcione respaldo automático y continuo para que configure el sistema una sola vez y no necesite actualizar los archivos manualmente. Asegúrese de que el proveedor siga las mejores prácticas para mantener los datos seguros, como la encriptación de datos hacia y desde su compañía, y el almacenamiento de datos en varias instalaciones seguras.
4. Establezca procesos para toda la compañía
Una vez instalados los sistemas de respaldo, cree una política formal que establezca cuáles serán los datos a respaldarse y con qué frecuencia, y el responsable de administrar los respaldos. Si usa discos duros externos, decida con qué frecuencia los empleados deben respaldar los archivos de sus computadoras, quizás una vez a la semana o más si lo que hacen es particularmente importante. Cuando se almacenen todos los archivos de la lista, cámbiese a respaldos automáticos de incremento gradual, si el sistema lo permite. Este método vuelve a guardar los archivos que cambiaron desde el último respaldo, lo que le permite conservar espacio de almacenamiento.
5. Pruebe la recuperación de datos
Inicie sesión en forma regular a los sistemas de respaldo de datos en línea para asegurarse de que puede acceder a los datos almacenados fácilmente. O bien, si almacena los datos en forma interna, verifique que los puede recuperar de los dispositivos de almacenamiento. Dependiendo de la frecuencia con que su negocio crea archivos nuevos, sería buena idea probar los respaldos una vez a la semana. Si lo hace al menos una vez al mes, se asegura de no perder más de 30 días de datos valiosos en caso de catástrofe.
