10 consejos para dar magníficas presentaciones en línea
Anterior

No cometa errores de principiante con su presentación en línea. Aquí presentamos unos pasos básicos para garantizar que sea eficiente y entretenida.

Usted está a cargo de un proyecto importante que requiere el respaldo de muchas personas. Sería sencillo interactuar con ellas e inspirarlas si estuvieran en su oficina, pero como sucede a menudo en la actualidad, están dispersas por todo el mundo. Por eso, en lugar de conectarse con cada persona de forma individual, decide programar una presentación en línea para que todos puedan escuchar los mismos detalles al mismo momento de forma colaborativa.

Sin duda querrá que sea un proceso efectivo y eficiente, y que salga bien desde la primera vez, por eso aquí presentamos un pequeño manual para dar presentaciones en línea efectivas.

1. Comience con la herramienta adecuada.

Puede solicitarle a todas las personas que presencien la llamada de conferencia y enviarles un PDF, pero en ese caso no sabría realmente quiénes están allí o si están mirando la página correcta. Los software colaborativos, como Go-To-Meeting o join.me le permiten monitorear quiénes están en línea y asegurarse de que todos estén mirando la misma diapositiva.

2. Ayude a todos a ser puntuales.

Nada es más irritante que estar sentado en línea esperando que comience la reunión porque faltan una o dos personas. Algunas herramientas en línea tienen funciones de calendario que pueden ayudar a que todos lleguen a tiempo y conozcan los temas de debate. Si alguna persona llega tarde, no se detenga y comience para no tener que molestar al resto. Las personas atrasadas pueden usar el software para mirar una grabación más tarde.

3. Haga diapositivas sencillas.

Las diapositivas con mucho texto son confusas y difíciles de leer. O peor aún, las personas después no recuerdan mucho de lo que había en ellas. Use sus diapositivas como recordatorios del tema. Ponga un título y tres o cuatro ítems para respaldar la idea principal. Luego, su equipo puede volver a mirar la presentación y las diapositivas cortas funcionarán como simples recordatorios.

4. Sea claro y eficiente.

Asegúrese de que la presentación sea concisa y fácil de entender. Cada diapositiva debe representar aproximadamente tres o cuatro minutos del material y que haya más de 15 a 18 de ellas puede ser abrumador. Si tiene más material, evalúe la posibilidad de dividir la presentación. Practique antes de la charla para garantizar que el orden tiene sentido y que puede brindarla con una buena articulación y a un ritmo que todos puedan comprender. La función de grabación en el software colaborativo es una gran herramienta para observar sus aptitudes de presentación.

5. Haga que la presentación sea entretenida.

El solo hecho de que la presentación tenga mucha información factual no quiere decir que deba ser aburrida. Puede aportarle mucho encanto sin volverla poco profesional. Use historias y humor para que sea divertida. De esa forma, las personas no solo escucharán más atentamente sino que también recordarán lo que les diga. ¡Lo que sea que haga, nunca sea aburrido!

6. Utilice ejemplos visuales.

Las palabras están bien pero los gráficos son geniales. Busque algunas imágenes que realmente valgan 1,000 palabras. No sobrecargue la presentación con imágenes cursi, a menos que tengan un propósito verdaderamente relevante para lo que necesita comunicar. Tomar capturas de pantalla desde la cámara web puede ser muy útil cuando hace referencia al material en línea. Puede hacer eso incluso en tiempo real cuando se trata de un material con limitaciones de tiempo. En caso contrario, simplemente comparta el URL y deje que las personas lo miren por su cuenta.

7. Fomente la conversación.

La mejor parte del software colaborativo es que permite que las personas se comuniquen entre ellas y con el presentador durante la presentación por medio de mensajes, para que la charla no se interrumpa. Debe incentivar a sus empleados que hagan eso desde el principio. Mirar la actividad en línea le permitirá saber cuán involucrados están los oyentes y modificar su presentación sobre la marcha, en caso de ser necesario.

8. Defina pasos de acción.

El momento de iniciar una lista de pasos a seguir no es durante la presentación. Prepare esta lista antes de la presentación. Una vez que complete la información básica, puede debatir los pasos de forma organizada y modificarlos después de obtener los comentarios por parte del equipo. Asegúrese de que todos tengan claro lo que necesitan sustraer de la presentación.

9. Deje un tiempo para las preguntas.

Si establece una hora para la presentación, deben usarse como mínimo 15 minutos para las preguntas y el debate. Puede revisar las preguntas escritas que aún no se respondieron y permitir que el equipo las discuta. No permita que se extienda el debate sobre las preguntas ni se redunde en el tema. Administre la sesión amablemente, pero con propósito y autoridad.

10. Finalice a tiempo.

Las personas están ocupadas y muy probablemente tengan otras actividades programadas después de la reunión. Demuéstreles respeto al terminar en el tiempo designado para que puedan continuar con sus actividades. Si aún tienen preguntas o desean obtener más información, dígales que pueden conectarse con usted más tarde. Pero el resto puede irse. Proporcióneles el enlace del software para volver a mirar la presentación en caso de ser necesario. Luego agradézcales por su tiempo y siga con su trabajo.

Por KEVIN DAUM | Columnista
Kevin Daum, empresario de Inc. 500 con ventas superiores a los $1 mil millones y trayectoria en comercialización, es el autor del muy vendido Video Marketing for Dummies y productor ejecutivo de Amilya! en 77WABC New York. Inscríbase aquí y no se pierda las ideas y el humor de Kevin.
Siguiente

En una escala del 1 al 5, donde 1 significa "No muy bueno" y 5 significa "Excelente", ¿cómo calificaría este artículo?

Oprima "Enter" para enviar su calificación

Calificar este artículo

Use este formulario para enviar más comentarios sobre la calificación otorgada.

¡Gracias por su calificación!

¿Desea brindar algún comentario?

¡Gracias por sus comentarios!

Artículo proporcionado por Inc

© 2015 Inc

La información, la visión, las opiniones y las posiciones expresadas por el autor/autores y/o incorporadas en el artículo corresponden al autor o al individuo que hizo el comentario y no reflejan necesariamente las políticas, las visiones, las opiniones y la posición de Regions. Regions no garantiza la precisión, integridad, oportunidad, adecuación o validez de la información vertida.

La naturaleza de esta información es general y se brinda solo con fines educativos. La información provista y las declaraciones hechas por los empleados de Regions no deben ser consideradas o interpretadas como consejos contables, financieros, de inversiones, legales o impositivos. Regios recomienda que consulte a un profesional para obtener asesoramiento con respecto a su situación en particular.