Administración de la política de teletrabajo
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Muchas cosas han cambiado desde que el teletrabajo comenzó a obtener más popularidad hace ya una década. Puede que este sea el momento de revaluar cómo trabajan sus empleados a distancia.

El teletrabajo creció notablemente entre los años 2005 y 2011, cuando los empleados agobiados comenzaron a buscar un equilibrio entre el trabajo y la vida privada, y los empleadores, obsesionados por los costos, disfrutaron del beneficio de reducir los gastos comerciales por cada teletrabajador. No resulta sorprendente que la mayoría de las políticas iniciales se haya enfocado en los beneficios para ambas partes. Pero ahora que los empleadores tienen más experiencia y sabiduría, es momento de echarle un segundo vistazo a esas antiguas políticas de teletrabajo.

"En un primer momento, no comprendíamos los riesgos que implicaba la mano de obra a distancia", expresa Kelly T. Kindig, miembro del Labor, Employment and Immigration Group de la oficina Ballard Spahr, en Philadelphia. "Pero ahora que dichos riesgos salieron a la luz, los empleadores deben revisar sus políticas de teletrabajo".

Tenga en cuenta estos cinco aspectos para su próxima política de teletrabajo:

Horarios de trabajo y políticas compensatorias

Gracias a los teléfonos inteligentes, las tabletas y las laptops, los empleados pueden trabajar las 24 horas, los 7 días de la semana. Sin embargo, es fácil no cumplir las leyes de horarios y salarios cuando los empleados trabajan a toda hora, a menos que los empleadores creen un horario específico, controlen los horarios de los trabajadores y garanticen su cumplimiento de las regulaciones en cuanto a los períodos de guardia y las horas extras. El Departamento del Trabajo de EE. UU. emitió recientemente nuevas pautas relacionadas con el pago por tiempos de espera, para que esté al tanto, ya que puede tener que compensar a sus trabajadores por las horas que pasen resolviendo problemas o respondiendo llamadas cuando ya no están en la oficina.

Privacidad y seguridad de la información

¿Qué sucede si su empleado pierde su laptop? ¿Puede un ladrón acceder a su base de datos de clientes o a la información de sus tarjetas de crédito? ¿Su empleado que trabaja desde el hogar está utilizando redes inalámbricas inseguras para procesar las facturaciones o acceder a las cuentas bancarias de la compañía? Los empleadores deben especificar los requisitos técnicos y de seguridad para los archivos digitales o en papel que estén bajo el cuidado, la custodia o el control de los teletrabajadores y pueden reservarse el derecho de inspeccionar los lugares externos de trabajo. Detalle los costos que la compañía va a cubrir o analice la posibilidad de proporcionar una lista de empleados externos para poder estipular la calidad de las conexiones de red y los equipos del hogar. O bien piense en ofrecer equipos propios de la compañía para que el departamento de informática pueda controlar la seguridad de la información, las contraseñas y restringir el acceso a ciertos sitios web.

Políticas de comunicación y recursos humanos

Un ambiente distendido de trabajo puede fomentar un comportamiento poco profesional y generar interacciones informales que traen como consecuencia denuncias por acoso o quejas por parte de los clientes y compañeros de trabajo.

"Los empleadores no suelen aplicar las políticas de trabajo en oficina a los teletrabajadores, pero las compañías son responsables por las acciones de sus empleados independientemente del lugar donde se encuentren", afirma Kindig.

Según Kindig, los empleadores deben proporcionar lugares aceptables a las personas discapacitadas que trabajan desde su domicilio y los gerentes deben ser consecuentes y no discriminatorios a la hora de asignar privilegios a los teletrabajadores. Ofrézcales la misma capacitación que a los trabajadores internos y asegúrese de incorporar las políticas de recursos humanos y comunicación a sus respectivas políticas.

Salud y seguridad

Es muy sencillo reducir los accidentes en el área laboral y las denuncias compensatorias por parte de los trabajadores si se les ofrecen equipos y muebles ergonómicos para su oficina y se los insta a participar en programas formales de seguridad y eventos de la salud desde sus lugares. Los teletrabajadores pueden padecer el síndrome del túnel carpiano u otras lesiones si trabajan desde un sillón o una mesa de café. Además, están más expuestos a tener accidentes si tienen que salir a comprar los artículos para la oficina o café varias veces al día.

Kindig comenta que es importante incluir normas y pautas de seguridad orientadas a satisfacer las necesidades de quienes trabajan desde el hogar en las políticas revisadas, ofrecerles programas de capacitación especializada y equipos de oficina y, lo más importante de todo, asegurarse de que su compañía esté asegurada como corresponde.

Aportes de colaboración

Solicite la ayuda de los equipos de informática, recursos humanos, salud y seguridad, gestión de riesgos, contabilidad, asistencia legal y de los gerentes principales para asegurarse de tener en cuenta una amplia variedad de riesgos, normas de rendimiento y requisitos técnicos para los teletrabajadores. Lleve un registro de los incidentes y las preguntas a medida que van surgiendo y controle su política de teletrabajo cada trimestre.

"Las compañías deben estar en contacto permanentemente para analizar tanto los riesgos como los beneficios del teletrabajo", comentó Kindig.

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