Cómo la tecnología puede mejorar su flujo de efectivo
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La tecnología no solo puede mejorar su flujo de efectivo, también puede acelerar sus cobros y extender los pagos, evitando que su compañía se encuentre en importantes dificultades económicas, comenta David Luke, ejecutivo de ventas y administración del tesoro de Regions Financial Corp.

"El uso de la tecnología mejora el ciclo de efectivo, lo cual proporciona capital circulante a la compañía", agrega.

Las opciones de tecnología más conocidas para mejorar el flujo de efectivo de una empresa son:

Cámara de Compensación Automatizada (ACH)

La Cámara de Compensación Automatizada procesa transacciones de tarjetas de débito y crédito a través de una red nacional electrónica segura. El depósito directo de la nómina es un ejemplo de ACH que permite depósitos más rápidos y menores costos administrativos.

Lockbox

Lockbox es una casilla de correo postal de fácil acceso a la que un cliente del negocio envía sus pagos. El banco cobra estos pagos y los deposita, lo cual ofrece un procesamiento y acceso más rápidos a los fondos.

Depósito rápido

El depósito rápido permite a los usuarios depositar cheques escaneándolos con un escáner de escritorio especialmente diseñado y transmitiéndolos al banco. En general, el depósito rápido tiene un vencimiento extendido y permite revisar y corregir errores con facilidad.

Servicios electrónicos para cheques

Los servicios electrónicos para cheques convierten los cheques en una transacción electrónica recibida por un banco. Esto permite depósitos más rápidos y menores costos administrativos.

Tarjeta comercial

La tarjeta comercial permite a un negocio hacer compras a un proveedor, si el proveedor acepta las tarjetas de crédito. Esto reduce los costos administrativos y permite un mejor control de las compras.

Cuentas para un uso único

Las cuentas para un uso único funcionan como un cheque impreso y crean un número de cuenta virtual de 16 dígitos para cada pago. Esto permite a los negocios establecer límites de crédito y controlar gastos.

En general, existe un cargo asociado a estos servicios, que vale la pena abonar debido al tiempo y a los costos asociados que se ahorran, dice Luke. Estos servicios están disponibles para las compañías sin importar su tamaño.

Acme Truck Line Inc., por ejemplo, emplea muchas opciones tecnológicas para administrar su flujo de efectivo, entre las que se encuentran lockbox, la tarjeta comercial y ACH.

"A través de la administración de tesorería, tuvimos la oportunidad de obtener fondos depositados con más rapidez, lo que nos permitió aplicar dichos fondos a nuestras cuentas a cobrar rápidamente", explica Kimberly Foster, controladora de la compañía de transportes. "Probablemente sea el mayor beneficio para el flujo de efectivo que una compañía pueda obtener. Eliminar los procesos manuales permitió que nuestro personal contable se dedique a otras funciones de similar importancia sin ocupar más personal ni generar mayores gastos".

La tecnología que se requiere para implementar estos procesos depende del negocio y sus necesidades. Si usted acepta muchos cheques personales en su negocio, el depósito rápido o los servicios electrónicos de cheques pueden ser la mejor opción. Por el contrario, si sus clientes generalmente envían los pagos por correo y su negocio consume una gran cantidad de tiempo en su procesamiento, lockbox puede ser una buena opción.

Con cualquiera de estas opciones, usar algún tipo de software para administrar el servicio y controlar su flujo de efectivo es una buena idea, comenta Luke. En algunos casos puede haber un software relacionado con la tecnología o el banco en sí mismo, mientras que en otras ocasiones usted debería elegir su propio software y administrarlo internamente.

La administración de tesorería, junto con la tecnología, mejora el flujo de efectivo y ayuda a las compañías a detectar algunos de los errores del flujo de efectivo más comunes, como un escaso control, o hacer pagos al mismo tiempo sin contar con el efectivo disponible en el lugar adecuado en el momento correcto.

"Muchas compañías no entienden su posición de efectivo diaria, por lo que mantienen efectivo en exceso en sus cuentas para el movimiento diario. La tecnología que ofrece Regions para administrar el flujo de efectivo y optimizar el capital circulante le permitirá emplear este efectivo de mejor forma para el pago de deudas, oportunidades de inversión y/o su uso general para la compañía", afirma Luke.

El efectivo es el impulso vital de cualquier negocio, por lo que es esencial que cuente con el efectivo que necesita en el momento que lo necesite. Consulte a su representante bancario para determinar qué opciones ayudarán a su negocio a maximizar su flujo de efectivo y crear potencial.

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