Mantenga bajo control los gastos de viajes y entretenimiento con tarjetas para viajes

Las políticas proactivas, junto con las herramientas correctas, le ayudan a hacer un seguimiento y tener control sobre sus gastos.

Si bien los gastos en viajes y entretenimiento siguen siendo una parte integrante de las operaciones de un negocio, los gastos de sus empleados pueden acumularse rápidamente. Encontrar descuentos en viajes corporativos puede ser complicado, pero puede mantener sus gastos en viajes y entretenimiento bajo control siguiendo estas pautas de tarjetas de crédito comerciales para viajes.

Sociedades y políticas

Busque asociarse con hoteles, aerolíneas y empresas de alquiler de autos para ayudar a reducir los gastos de viaje. "Las empresas pueden reducir sus costos extras si aprovechan su poder de compra y cierran negocios con proveedores preferenciales que les ofrezcan descuentos", dice David LaPaglia, vicepresidente de Administración de productos de tarjetas comerciales de Regions.

Establezca políticas en su compañía que impongan límites sobre ciertos gastos de sus empleados. Por ejemplo, establezca topes sobre los gastos en comida cuando viajan, con montos diferentes para el desayuno, el almuerzo, la cena y comidas en las que invitan a clientes. "Hay control y visibilidad de esos gastos", dice LaPaglia. "Cuanto más pueda controlar e impulsar el cumplimiento de las políticas de gastos, menos probabilidades habrá de que las tarjetas se utilicen mal".

Incluso si arma sociedades con proveedores y una política sólida de control de los gastos corporativos, es posible que necesita más ayuda para controlar sus gastos en viajes y entretenimiento. Y es aquí donde las tarjetas comerciales pueden resultar útiles.

Tarjetas comerciales

Las tarjetas de crédito comerciales para viajes no solo aportan flexibilidad e independencia a los empleados cuando viajan y hacen negocios con sus clientes, sino que además ofrecen una solución para optimizar el gasto de la compañía y la administración del presupuesto.

Las tarjetas de crédito comerciales para viajes pueden ayudar a las compañías a controlar los gastos de sus empleados. Entre otras características, permiten restringir cómo se usan tarjetas en particular, para garantizar que solo se hagan compras aprobadas. Algunas tarjetas también se pueden integrar a sistemas de planificación de recursos y procesos contables empresariales, para que sea fácil conciliar las transacciones y cuentas a pagar.

Los ejecutivos que viajan con frecuencia suelen invitar a sus clientes a comer y pueden usar tarjetas de viaje, que son un tipo específico de tarjetas comerciales, para pagar gastos como vuelos, alquiler de autos y comidas. Las tarjetas de Regions tienen una función que limita las compras a proveedores aprobados, como ciertas aerolíneas, dice LaPaglia.

Según las necesidades de su compañía, quizá le convenga una tarjeta con servicio integral, que es otro tipo de tarjeta comercial, que puede usar para todo, desde comprar suministros de oficina hasta reservar habitaciones de hotel.

Las tarjetas de crédito comerciales también ofrecen la posibilidad de generar reportes de gastos. "Las compañías que adoptan los reportes de gastos electrónicos observan una reducción en sus costos de procesamiento, en relación con los reportes en papel", dice LaPaglia. "Los reportes de gastos electrónicos permiten a las compañías obtener datos sobre las transacciones y detectar gastos fuera de la política o uso indebido de los recursos".

Con las políticas adecuadas, sociedades con proveedores y el uso de tarjetas de crédito comerciales, puede tomar el control de su empresa y gasto en viajes y comidas.