Normas de viaje de proveedores

Socios proveedores

Propósito

Estas normas de viaje (las "Normas de Viaje") describen los gastos relacionados con viajes incurridos por proveedores y que son elegibles para un reembolso por parte de Regions. Los reembolsos de gastos están sujetos a disposiciones específicas en cualquier contrato entre Regiones y el Proveedor, y están sujetos a estas Normas de Viaje. El envío de una factura a Regions para solicitar un reembolso por gastos de viajes del Proveedor es la aceptación por parte del Proveedor de que dichos gastos cuyo reembolso solicita cumplen con las Normas de Viaje de Proveedores de Regions que figuran a continuación.

Misión comercial

El propósito de un viaje de negocios es concretar una misión comercial específica. Antes de emprender cualquier viaje, los proveedores deben garantizar que la misión no podría concretarse de manera eficiente de manera remota, por Internet u otro medio más efectivo. De ser posible, se deben utilizar recursos locales. El proveedor deberá solicitar la aprobación del representante de la Unidad de Negocios de Regions antes de coordinar el viaje.

Planificación del viaje

Los viajes se coordinarán con tanta anticipación como sea posible para aprovechar tarifas aéreas con descuento y otros ahorros relacionados con la compra anticipada de viajes (por ejemplo, es preferible reservar con una anticipación de veintiún (21) días, pero se acepta una anticipación de catorce (14) días, excepto en el caso de que sea necesario un período más corto en virtud de circunstancias comerciales imprevistas documentadas presentadas ante un representante de la Unidad de Negocios de Regions). Si bien la cancelación o cambios en boletos comprados con anticipación pueden resultar en multas, en la mayoría de los casos los ahorros compensan las posibles multas.

Viajes aéreos

Se espera que los proveedores compren los vuelos más económicos, en conformidad con las pautas que se enumeran a continuación:

  1. La tarifa aérea se basa en los vuelos disponibles con un período de tolerancia de dos horas antes y dos horas después de la hora de salida/llegada solicitadas, sin dar preferencia a ninguna aerolínea en particular (millas de viajero frecuente u otros incentivos) ni a la posibilidad de una mejora de categoría del boleto.
  2. Se utilizarán tarifas en clase Turista/Económica. El costo de cualquier mejora en la categoría no es reembolsable.
  3. Está terminantemente prohibido que los proveedores alquilen cualquier tipo de avión privado para usar en relación con los servicios prestados a o en nombre de Regions.

Traslados terrestres

Antes de elegir los traslados terrestres, el Proveedor deberá evaluar métodos alternativos de traslado terrestre (como traslados colectivos, compañías de redes de transporte (como Uber), taxis, autos de alquiler y transporte público). Se solicita a los Proveedores que elijan el medio más económico y eficiente de traslado por tierra. Al evaluar alternativas, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

  1. Servicio de traslados. Cuando está disponible, el servicio de traslados es la alternativa de transporte más económica. La mayoría de los hoteles ofrecen servicios de traslados GRATIS hacia y desde los aeropuertos.
  2. La segunda alternativa más económica es usar una compañía de redes de transporte (como Uber) (todas las tarifas que superen los veinticinco dólares ($25) requieren recibo).
  3. Taxi. (Todos los gastos superiores a los veinticinco dólares ($25) requieren recibo).
  4. Alquiler de auto.

Alquiler de autos

Se recurrirá al alquiler de un auto cuando no haya disponible otro medio de transporte o este resulte poco práctico, o el costo de otros medios de transporte sea igual al del auto de alquiler. No se deberá alquilar un auto por una cuestión de comodidad personal. El tipo de auto debe ser de las clases mediano/intermedio, excepto que viajen más de tres representantes del proveedor juntos, en cuyo caso se permite el alquiler de un vehículo más grande. Los proveedores deben deducir de sus gastos de viaje cualquier costo de alquiler de auto (como costo del alquiler, millaje y gasolina) incurrido con fines personales. Este gasto será prorrateado basado en la cantidad de días, horas o millas utilizadas con fines personales en relación con el costo total del alquiler. Los autos de alquiler se deben devolver con el tanque de combustible lleno para evitar cargos excesivos por combustible por parte de la agencia de alquiler. El Personal del proveedor deberá compartir los autos de alquiler siempre que sea posible.

Uso de vehículo personal

Un vehículo personal solo puede ser utilizado cuando supone la opción de transporte más económica para el Personal del Proveedor. El Proveedor recibirá un reembolso en función de las millas reales transitadas para los fines comerciales de Regions, a la tasa de reembolso de millaje aprobada por Regions (comuníquese con un representante de la Unidad de Negocios de Regions para conocer la tasa actual) al momento, que puede ser más baja que aquella aprobada por el IRS. Se deberá presentar un registro diario de millas para documentar el uso del vehículo personal donde conste la fecha, el propósito del viaje, el punto de partida/destino, millaje, etc. El Proveedor será responsable de todos los costos asociados al uso del vehículo personal, incluidos los gastos de reparación/por daños, lavados del auto, etc.

Estacionamiento

Los cargos de estacionamiento incurridos durante el viaje son reembolsables. Se deben utilizar los estacionamientos más económicos.

Alojamiento en hotel

  1. Los Proveedores deben ser selectivos a la hora de elegir alojamiento. Deberán tener en cuenta cuatro factores importantes al momento de elegir el mejor alojamiento: seguridad, limpieza, costo y conveniencia. El factor principal a tener en cuenta es la seguridad, luego el costo, la limpieza y finalmente la conveniencia. Si hoteles competitivos ofrecen el mismo nivel de seguridad, el precio será el factor decisivo. Si los hoteles considerados tienen el mismo precio y nivel de seguridad, el factor decisivo será la conveniencia. En todos los casos, los proveedores deberán solicitar la "Tarifa Corporativa" al solicitar estructuras tarifarias de diferentes hoteles. 
  2. Si el lugar de trabajo de Regions se encuentra en el área de Birmingham, Alabama, el Proveedor deberá solicitar a su representante de la Unidad de Negocios de Regions un listado de los hoteles preferidos por Regions en el área con indicación de la distancia de cada una de las sedes principales de Regions en el mercado. Regions negoció tarifas especiales con cada uno de estos hoteles. El Proveedor deberá solicitar la tarifa de Regions al comunicarse con el hotel para reservar una habitación. Si el Proveedor tiene una tarifa preferida más baja que la de Regions, se utilizará la tarifa del Proveedor. 
  3. Si el lugar de trabajo de Regions queda fuera del mercado de Birmingham, el Proveedor deberá consultar a su contacto en Regions para saber si Regions tiene algún hotel preferido en el mercado del lugar de trabajo con el que haya negociado tarifas preferenciales. Si Regions tiene un hotel de preferencia en el mercado del lugar de trabajo, el Proveedor deberá alojarse en ese hotel y solicitar la tarifa de Regions al contactar al hotel para reservar una habitación, excepto que el Proveedor pueda conseguir una tarifa más baja en otro hotel del mercado.
  4. Se deben reservar habitaciones de hotel estándar.
  5. Si el Proveedor se aloja en un hotel con un costo superior al estipulado en las normas de Regions, será responsable de pagar la diferencia de la tarifa, excepto que se trate de una excepción aprobada con anticipación por el representante de la Unidad de Negocios de Regions.
  6. Si cambian los planes de viajes de negocios y no se utilizará una habitación que fue reservada, el Proveedor será responsable de llamar para garantizar que se cancele la reserva. Se solicitará el número de cancelación, que el proveedor deberá dejar registrado. Regions no aprueba reembolsos por habitaciones no utilizadas.

Comidas relacionadas con los viajes

Regions reembolsará al proveedor el costo real razonable de comidas durante el viaje de negocios para Regions, hasta un máximo de cuarenta dólares ($40) al día. El empleado del proveedor que solicite el reembolso deberá presentar comprobantes del costo de las comidas.

Propinas

Se reembolsarán los montos de propinas razonables en relación con los servicios prestados. Se considera razonable una propina del quince por ciento (15%) en restaurantes, taxis, limusinas, etc. También se considera razonable una propina de un dólar ($1) por maleta para el maletero.

Gastos no reembolsables

Los gastos no reembolsables por lo general pertenecen a alguna de estas tres categorías: (a) innecesarios a los fines comerciales, (b) compras personales y (c) uso de servicios que no son los designados por la compañía, como por ejemplo una tarifa aérea en primera clase.

Los siguientes son algunos ejemplos de gastos no reembolsables (pero no todos):

  1. gastos de viaje/entretenimiento de una persona que no esté prestando los servicios específicamente relacionados con el contrato o proyecto,
  2. costos de transporte aéreo como entretenimiento e Internet en vuelo, elección de asientos, embarque prioritario o carril rápido, check-in anticipado, membresías/tarifas de acceso a clubes de aerolíneas, servicio de entrega de equipaje, cargos por exceso de equipaje a partir de la segunda valija, cargo por exceso de peso, cargos por compra de millas/puntos de viajero frecuente, mejoras de categoría en la tarifa aérea, cargos por boletos que se pueden subir de categoría, boletos no utilizados/extraviados/robados, etc, 
  3. cargos relacionados con los autos de alquiler como radio Sirius, sistemas de posicionamiento global ("GPS"), puntos de viajero frecuente, compra del primer tanque de combustible, costo de recarga de la agencia de alquiler, mantenimiento/reparaciones/lavado del auto, etc.,
  4. cargos de hotel por uso de Internet, gimnasio, instalaciones recreativas, minibar, servicios de conserjería/valet, etc.,
  5. refrigerios y bebidas por fuera de las comidas normales,
  6. cualquier reembolso de gastos incurridos para atender o proporcionar comidas, refrigerios, mercancía, etc para asociados de Regions,
  7. entretenimiento personal como revistas, periódicos, libros y otros materiales de lectura, películas, etc.,
  8. gastos personales como artículos de tocador, tabaco, servicios de barbería o manicuría, gastos médicos o de dentistas, cuidado de niños, medicamentos, lustrabotas, ropa, servicios de lavadero de ropa/tintorería, etc.,
  9. bebidas alcohólicas,
  10. cargos de tarjeta de crédito, incluidos cargos anuales o de membresía, cargos por mora e intereses,
  11. multas de tránsito y de estacionamiento,
  12. pertenencias personales extraviadas o robadas, incluido el equipaje,
  13. enfermedad o lesión personal,
  14. cobertura de seguro de cualquier tipo y
  15. cualquier gasto relacionado con viajes (boleto aéreo, hotel, alquiler de auto, reembolso de millaje, comidas, etc.) de Personal del Proveedor que realiza tareas dentro de un radio de treinta (30) millas de su oficina en casa o residencia.

Recibos de gastos

Cada asociado del proveedor que incurra en gastos deberá presentar información de facturación detallada; no se pueden presentar facturas por el monto total. Todos los gastos superiores a veinticinco dólares ($25) requieren un recibo detallado. No se reembolsará ningún gasto sin la documentación obligatoria.

Se deberá enviar la siguiente documentación con cada solicitud de reembolso:

  1. Viajes aéreos: itinerario o factura que incluya el monto en dólares y el número de boleto. Los pases de embarque no son un recibo aceptable.
  2. Hotel: factura del hotel con el detalle de cargos, como tarifa de habitación, impuestos, estacionamiento, etc. Se deben enumerar todos los cargos detallando qué representa cada uno.
  3. Alquiler de autos: recibos de pago donde figuren los cargos detallados, como tarifa diaria, millaje, clase de vehículo, impuestos, etc. Todos los cargos se deben enumerar con el detalle de lo que representa cada uno.
  4. Combustible: recibo de pago con la cantidad de combustible cargado, la tarifa, etc.
  5. Comidas: todos los recibos (de transacciones en efectivo o con tarjeta de crédito) que incluyan un detalle de los gastos y documentación de su propósito y nombres de los comensales.

Aprobación

El representante de la Unidad de Negocios de Regions deberá aprobar los reportes de gastos y otros registros obligatorios enviados por los proveedores, incluido determinar que las actividades por las cuales incurrió en gastos son gastos autorizados conforme a lo definido en el presente.

Última actualización: agosto de 2018