Creamos un plan de continuidad comercial
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Preparar la compañía para interrupciones inesperadas y potencialmente devastadoras parece ser algo obvio para las empresas que se encuentran dentro de áreas de catástrofe, pero prácticamente todas las empresas necesitan un plan de continuidad sólido ya que los incidentes aislados y azarosos pueden ocurrir en cualquier lugar y momento.

Los grandes desastres naturales, como huracanes y tormentas invernales violentas, suceden con más frecuencia en la actualidad que hace una década atrás, pero no tiene que estar ubicado en un área propensa a catástrofes para comenzar a desarrollar un plan de continuidad comercial. Los incidentes de menor envergadura causan interrupciones y cierres en la mayoría de los negocios en contraposición a los desastres a gran escala.

“Con mayor frecuencia o no, se trata de un incidente aislado y azaroso — se rompe una cañería o un auto se estrella contra la ventana de un negocio”, comenta Scott Teel, director sénior de Comunicaciones para recuperaciones ágiles, una compañía de servicios para recuperación de desastres que brinda recursos gratuitos para pequeñas empresas en PrepareMyBusiness.org.

Prepararse para los desastres más probables en su área, al igual que prepararse para lo inesperado, comienza con cuestiones básicas que usted puede desarrollar continuamente, incluyendo planes de evacuación y refugios en el lugar. Aunque la seguridad es su prioridad principal, es sólo una parte del plan.

Análisis de la evaluación de riesgos e impacto comercial

Para comenzar, identifique los riesgos mayores y las funciones comerciales principales. Luego, determine los recursos que necesita para restablecer estas funciones. Por lo general, los recursos se encuentran dentro de cuatro categorías amplias que son fáciles de recordar porque todas comienzan con la letra "S" en inglés: systems (sistemas), space (espacio), staff (personal) y supplies o “stuff” (suministros).

A menudo, la tecnología de la información es la impulsa los sistemas, dice Teel, y aunque la mayoría de los negocios tienen respaldo en la nube no determinan que pueden tener acceso, descargar y reinstalar la información y los programas de manera remota. Para desbloquear los recursos en formato electrónico, las empresas necesitan credenciales de ingreso y claves para licencias.

Conexiones con la energía y las personas

“Prácticamente todos los negocios dependen de dos factores clave para continuar con sus operaciones — electricidad y comunicaciones”, dice Teel. “No hace falta que suceda una catástrofe para eliminar estos dos recursos — un cable de fibra óptica averiado o el corte de una línea de voltaje pueden hacerlo — y esto es lo que sucede con frecuencia”.

Determine las demandas energéticas de su negocio e invierta en trabajos de respaldo. “Un pequeño generador de calidad comercial no suministrará toda la energía que los negocios necesitan”, comenta Teel, además de que los electricistas matriculados hacen visitas en el lugar para medir los requisitos de electricidad.

Establezca un plan de comunicaciones con un sistema de alertas por correo electrónico, mensajes telefónicos y mensajes de texto para que los empleados y accionistas de envergadura estén informados. Aproveche las redes sociales para notificar las actualizaciones y permita que el público sepa que continúa con su actividad comercial.

Adapte la cobertura de seguros

Asegúrese de que tiene los seguros adecuados contra los riesgos potenciales en su área. Pida información sobre la cobertura por interrupción comercial de su póliza, que lo compensa por los ingresos perdidos y cubre algunos de los gastos operativos en caso de que una catástrofe lo obligue a cerrar temporalmente. Evalúe agregar la cobertura para gastos adicionales, que le reembolsa el dinero gastado para evitar el cierre durante la restauración.

Continuidad en la cadena de suministro

Pregunte a sus proveedores si tienen su propio plan de recuperación en orden porque si ellos son víctima de un desastre, usted podría salir perjudicado. "No estoy sugiriendo que no haga negocios con un proveedor que no tiene un plan sólido en orden, pero usted tiene que saberlo para poder armar planes de contingencia", dice Teel, y además agrega que es inteligente desarrollar relaciones, y quizás cuentas y líneas de crédito con proveedores alternativos en caso de que se colapse la cadena de suministros.

Pruebas y entrenamientos

Realice anualmente “pruebas de simulacro” para asegurarse de que su plan funciona y está actualizado. Redacte un informe posterior para evaluar los resultados y optimizar su plan como corresponde.

Recursos

Las planillas y listas de control para el plan de continuidad comercial se encuentran disponibles en Ready.gov y PrepareMyBusiness.org. La Cruz Roja de Estados Unidos ofrece una autoevaluación en preparación de desastres en ReadyRating.org.

Comience hoy con estas herramientas porque las pequeñas empresas pierden mucho más que sus ganancias si un desastre las toma desprevenidas. "Cerrar sus puertas, incluso durante poco tiempo, puede poner en peligro su sustento y todo por lo que ha trabajado", comenta Teel. "En comparación con la sangre, el sudor y las lágrimas que se necesitan para construir un negocio, desarrollar un plan de continuidad comercial para protegerlo es mucho más sencillo".

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