5 consejos para que sus reuniones sean más productivas
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¿Alguna vez ha pensado cómo reaccionarían sus empleados si anunciara que la reunión mensual de la compañía se cancela?

"¿Habría grupos de personas clamando en su puerta: '¡Queremos tener una reunión!'?" señala Glenn Parker, asesor de y experto en reuniones de negocios. "¿O habría un fuerte alarido en la oficina con personas gritando: '¡Bien, no tenemos reunión hoy!'"

Las reuniones son una valiosa herramienta para hacer cosas. Pero sin la planificación y atención apropiadas, también se pueden convertir en una tremenda pérdida de tiempo. Parker, autor del tan vendido libro Meeting Excellence: 33 Tools to Lead Meetings That Get Results, ofrece varios consejos para ayudar a que sus reuniones sean lo más productivas posible:

1. Tenga un propósito claro

Si usted se toma el tiempo para reunir a su equipo de liderazgo o a todo su personal de empleados para una reunión, debe tener en mente una meta por la cual está haciendo esto. ¿Qué desea lograr? ¿Qué información importante le dará a su gente que necesite para desempeñarse de manera efectiva en sus empleos?

Un paso sencillo para garantizar que las reuniones tengan un propósito es exigir una agenda de medidas para enumerar específicamente lo que espera lograr. Establezca el tema, la medida que se debe tomar en relación con dicho tema, la persona responsable de la medida y por cuánto tiempo desea discutirlo.

"Mantenerse encaminado implica tener un camino", señala Parker. "Ese camino es la agenda y ese camino es el propósito. Debe tener eso."

2. Comience las reuniones a tiempo

Parker recuerda una compañía con la que trabajaba donde comenzar la reunión de las 2 p.m. tarde se había convertido en la norma. Estaba tan arraigado en las personas que nadie se presentaba a las 2 p.m.

"Decían: '¿Qué sentido tiene?'" señala Parker. "'¿Por qué debo sentarme en la habitación y simplemente esperar?' Lo que descubrimos es que las personas no querían presentarse tarde. Querían que las reuniones comenzaran y finalizaran puntualmente. Simplemente se cansaron de esperar".

Si programa que una reunión comience en un horario determinado, asegúrese de que comience en ese horario. Asegúrese de tener listas las presentaciones de PowerPoint cuando comience la reunión de modo que no esté renegando para hacerlas funcionar después de que todos han llegado.

3. Incluya los puntos importantes al principio

No redacte la agenda de su reunión como si fuera el guionista de una película. Hágalo como un director ejecutivo que entiende que el tiempo es dinero y que primero se debe cubrir lo más importante del negocio.

"No desarrolle la reunión in crescendo", señala Parker. "Comience con lo más importante. Esto garantiza que aquello que usted ha dicho que es fundamental para tener una reunión hoy se realizará porque viene primero". Parker afirma que las personas también tienden a estar más alertas y atentos al comienzo de una reunión que en la mitad o al final de la misma.

4. Cierre la reunión

Cuando llegue al final de la agenda, revise lo que se ha logrado en la reunión y asegúrese de que aquellas personas a las que se les asignaron tareas comprendan lo que se espera. "Haga que el personal comience a trabajar en esas decisiones lo antes posible", sugiere Parker. "Asegúrese de que acepten hacerlo". También debería tomarse el tiempo para agradecer a aquellas personas que hicieron un aporte positivo en la reunión.

5. Solicite comentarios

Siempre es una buena idea pedir comentarios para ver lo que la gente piensa de sus reuniones. Si está listo para dar lo mejor en cada reunión pero nota que las personas no están escuchando o que entablan conversaciones privadas durante sus reuniones, está en problemas.

"Pregúntele a dichas personas qué se puede hacer para mejorar la reunión", señala Parker. "¿Qué les gusta de la reunión? ¿Qué se puede cambiar, eliminar o agregar a la reunión?"

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