La mejor guía para arrendar oficinas
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Al comprender sus necesidades, el mercado y el proceso de negociación de arrendamiento, usted puede asegurar el mejor trato posible para su negocio.

Arrendar oficinas tiene su propia terminología y logística, pero con un poco de preparación, realmente puede ser un proceso bastante directo. Comience por definir sus requisitos al evaluar los siguientes factores:

  1. Función: ¿cómo se usará la oficina? Una oficina con atención al público tiene otros requisitos que una oficina administrativa o un centro de llamadas, por ejemplo.
  2. Ubicación: determine la ubicación geográfica deseada. Considere las necesidades de sus empleados y clientes. ¿Es importante estar cerca de los clientes? ¿Desde dónde viajan sus empleados? ¿Necesita acceso a transporte público? ¿Estar en el centro es fundamental para que su oficina funcione y crezca? Las ubicaciones metropolitanas suelen ser más costosas que las propiedades suburbanas comparables y cobran más para estacionar.
  3. Diseño: la función le da esencia al diseño. John McGowan, vicepresidente ejecutivo de bienes raíces corporativos de Regions Bank, administra los 15 millones de pies cuadrados ocupados por las sucursales, oficinas y edificaciones operativas del banco. Destaca que es importante pensar en la eficiencia y cuántos pies cuadrados se necesita aproximadamente por cada empleado. Le conviene considerar la estética pero, sobre todo, la facilitación de un ámbito laboral productivo. "El espacio tiene que ser funcional, seguro y colaborativo", dice. "Asegúrese de que la construcción fomente una comunicación efectiva entre los empleados y sea compatible con las soluciones tecnológicas necesarias".
  4. Presupuesto: equipado con el conocimiento profundo de sus necesidades, puede comenzar a buscar oficinas. Lo más probable es que se asocie con un corredor de bienes raíces comerciales y un abogado especializado en ese campo. Según la magnitud de su negocio, quizás también desee recurrir a la ayuda a un arquitecto. Su equipo le ayudará a finalizar sus requisitos, evaluar su presupuesto y enseñarle lo necesario sobre el mercado.

Consejos para la negociación de arrendamiento

Craig Ruoff, director senior de corretaje de Cushman & Wakefield en el condado de Westchester, New York, aconseja que los dueños de negocios comiencen a buscar una nueva oficina con una anticipación de al menos entre 12 y 24 meses. Esto es especialmente importante si está considerando quedarse en su ubicación actual, en cuyo caso necesita comenzar el proceso aproximadamente 24 antes del vencimiento del arrendamiento. "Si determina que el espacio en el que está es ideal, le conviene tener tiempo para renegociar el contrato de arrendamiento para tener la posibilidad de ahorrar dinero. Si le queda menos de un año de contrato, usted pasa a ser lo que se denomina "arrendatario cautivo": un arrendatario actual con pocas alternativas", advierte.

Al negociar el arrendamiento, las opciones le dan ventaja. "Trate de tener tres alternativas y que todas ellas lo entusiasmen", recomienda Ruoff.

No es usual encontrar oficinas que se adapten perfectamente a sus necesidades. Normalmente, los arrendadores brindan un subsidio para mejoras para el arrendatario (TI) en caso de que se necesiten renovaciones. Examine cuidadosamente esta cifra y sus costos de alquiler. "En el caso de muchos arrendamientos, si le dan un subsidio TI más alto, en realidad, tan solo están aumentando el costo de alquiler por pie cuadrado. Es una escala proporcional", comenta McGowan.

Una de las ecuaciones más difíciles consiste en calcular cuánto espacio necesitará tanto en el presente como en el futuro. McGowan afirma que al alquilar oficinas en un edificio con múltiples arrendatarios, a menudo intenta negociar el primer espacio vacante que haya disponible. "Eso significa que podemos observar el lugar antes de que llegue otro arrendatario y decidir si deseamos expandirnos", dice.

Según cómo esté estructurado el contrato de arrendamiento de su oficina, los gastos operativos (costos que se requieren para mantener el edificio en funcionamiento, como los servicios de conserjería, la eliminación de basura y los servicios de calefacción y electricidad) estarán incluidos en su alquiler básico o se facturarán por separado. Solicite un desglose de estas cifras, así como los impuestos inmobiliarios y posibles aumentos, para que pueda armar su presupuesto y negociar en consecuencia.

Con preparación, puede asegurarse el espacio más económico posible sin sacrificar la productividad de su equipo. McGowans destaca que, "los gastos de ocupación tienden a ser los segundos más altos después del salario y los beneficios", de modo que tiene una oportunidad real de causar un impacto sustancial en los resultados de la compañía.

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