Cobre sus cuentas rápidamente
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El tiempo es dinero, y cuando se trata de recaudar facturas vencidas, más tiempo significa menos dinero.

De hecho y de acuerdo a la Commercial Law League of America, el 75% de las facturas se paga luego de 90 días del vencimiento; luego de 120 días, ese número disminuye al 50%. No es necesario aclarar que el dinero en efectivo es el rey de las empresas, en especial empresas pequeñas y medianas (SMB); y cuanto más rápido esa suma se encuentre en su cuenta bancaria, más pronto comenzará a recaudar intereses o se pondrá en funcionamiento otra vez (piense en "el tiempo vale oro"). Para recaudar la mayor cantidad de dinero tan pronto sea posible, asegúrese de que sus procedimientos contables estén diseñados para aumentar las probabilidades de que un cliente pague a tiempo y que usted tenga procesos efectivos para abordar cuentas vencidas.

"Hablando en términos generales, muchas pequeñas y medianas empresas emplean más tiempo y esfuerzo en el proceso de ventas que en el proceso de recaudación. Cerrar ventas es emocionante, mientras que recaudar las cuentas por cobrar es tan aburrido como ver la pintura secar", comenta Manny Skevofilax, consejero financiero de Portal CFO Consulting. Insiste en que un trato no está completo "hasta que el dinero se refleje en la cuenta bancaria" y recomienda a las empresas que pongan el mismo énfasis en el proceso de recaudación que el que ponen en el proceso de ventas. Sea precavido y use técnicas que aumenten sus probabilidades de recibir el pago a tiempo.

Incentivar

Ofrezca a los clientes un descuento por pago anticipado, aconseja Skevofilax. “Por ejemplo, si los plazos son 30 días, entonces podría ofrecer a un cliente un 2% de descuento si abona dentro de los 10 días de haber recibido la factura. Usted decide el descuento y los días que pueda permitir".

Facturar de forma más inteligente

Para acelerar aún más el pago, modifique la forma de su facturación. En lugar de realizar su proyecto o servicio y luego esperar otros 30 días o más para recibir el pago, considere solicitar un 50% de anticipo, seguido por un pago del 30% luego de un avance importante del proyecto, y el 20% final al finalizar el proyecto. "En caso de que tenga una empresa de servicios, solicite que sus facturas se abonen el primer día del siguiente mes", sugiere. "Verá que muchos de sus clientes aceptarán estos acuerdos ya que comprenden la importancia de la recaudación a tiempo para su empresa".

Involucrar a los equipos de venta

Inevitablemente, algunos de sus clientes no pagarán a tiempo. Asegúrese de contar con una persona, un equipo o una compañía asignada a la recaudación, y que ese equipo, persona o compañía de recaudación se comunique con el sector de ventas. Jean Cook, asistente de empresas y facilitador certificado en Corporate Performance Group y The Alternative Board, tiene más de 30 años de experiencia financiera corporativa y menciona que las relaciones entre los departamentos de recaudaciones y ventas "generalmente son inexistentes o infrautilizadas en muchas pequeñas y medianas empresas".

Cook sugiere enviar un informe con regularidad al equipo de ventas en el que figuren las cuentas vencidas importantes. No es necesario que vean cada cuenta que esté vencida. "Por lo general, la definición de lo que debe estar en el informe se basa en el monto atrasado, el porcentaje de la cuenta atrasada y los días atrasados. Por ejemplo, se puede incluir en el informe todo lo que sea mayor a 45 días atrasados y superior a $2,500 o el 25% del saldo del cliente.

Además, realice una llamada o reunión entre los equipos de recaudaciones y ventas para que hablen sobre el estado de las cuentas atrasadas y que se pongan de acuerdo en un plan a llevar a cabo, sugiere Cook. Asegúrese de buscar temas recurrentes. Si los clientes no abonan debido a promesas que no se cumplieron, entonces tiene un problema mayor en sus manos.

Es importante que su equipo de ventas sepa cuándo un cliente tendrá noticias por parte de los recaudadores y qué clientes prefieren tratar directamente. "Su empresa tiene una buena impresión cuando la mano derecha sabe lo que está haciendo la mano izquierda", comenta. "Además, si el cliente escucha lo mismo dos veces, es más probable que investigue y pague".

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