Cómo crear una red de seguridad de crédito comercial
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Tener una red de seguridad crediticia puede permitirle atravesar épocas difíciles y mantener su flujo de efectivo frente a las necesidades de su compañía. También puede ayudarle a aprovechar las oportunidades de crecimiento no previstas. Sin embargo, el tiempo de comenzar a construir una red de seguridad es antes de que la necesite. Así es como debe crear y mantener una red de seguridad crediticia efectiva con líneas de crédito, crédito comercial, tarjetas de crédito y tarjetas de compra y un sólido perfil comercial.

Tener una red de seguridad crediticia puede permitirle atravesar épocas difíciles y mantener su flujo de efectivo frente a las necesidades de su compañía. También puede ayudarle a aprovechar las oportunidades de crecimiento no previstas. Sin embargo, el tiempo de comenzar a construir una red de seguridad es antes de que la necesite. Así es como debe crear y mantener una red de seguridad crediticia efectiva con líneas de crédito, crédito comercial, tarjetas de crédito y tarjetas de compra y un sólido perfil comercial.

I. Introducción

Al establecer y mantener un fuerte crédito comercial, se asegurará el acceso al efectivo y al crédito comercial en momentos de necesidad, como la falta de efectivo temporaria. Considérelo una red de seguridad crediticia. Una falta de efectivo imprevista puede ser provocada por una variedad de factores, que incluyen los saldos de cuentas por cobrar en aumento, las necesidades crecientes de mercaderías o un pago demorado de un cliente importante. No piense que no le pasará. Ninguna empresa está exenta de un "hecho de fuerza mayor", y puede ser difícil prever cuando una costosa pieza de algún equipo puede averiarse. En resumen, esta red de seguridad le permitirá obtener fondos para su capital de trabajo en épocas de necesidad.

"Una red de seguridad crediticia brinda un colchón para su empresa y tranquilidad para el propietario", dice Ken DiFatta, vicepresidente sénior de Regions Bank. "Las empresas de cualquier tamaño deben considerar una situación como esa, pero puede ser incluso más crítica para empresas pequeñas, ya que las compañías más grandes probablemente tienen un proceso presupuestario de efectivo más detallado. Además, para empresas más pequeñas, no contar con una red de seguridad puede tener un impacto más negativo en su éxito general".

Para establecer su red de seguridad crediticia, su capacidad de acceder al efectivo en épocas de necesidad, tome las medidas necesarias para crear un crédito comercial construyendo una fuerte relación con su socio financiero, controlando el crédito de su negocio como lo hace con su crédito personal, y pagando las facturas en fecha, o antes. Asegúrese de que su compañía tenga un perfil social y comercial favorable, ya que los socios de préstamos también pueden consultar con sus socios comerciales al evaluar su solicitud de crédito. Asimismo, cree y mantenga relaciones saludables con sus socios comerciales y ponga por escrito cualquier término especial que haya negociado; aplique la política de crédito de su propia compañía y haga sus investigaciones antes de extender su crédito a cliente; y utilice tarjetas de crédito y de compra en forma estratégica.

Lleva tiempo y una planificación detallada, pero el esfuerzo vale la pena siempre y cuando su compañía se enfrente a necesidades de flujo de efectivo imprevistas.

II. Cómo construir un crédito comercial

La puntuación de su crédito comercial afecta su capacidad de asegurar un préstamo y sus términos y tasas de interés. En general, el crédito comercial se basa en un sistema de medición de uno a 100, y en este tipo de modelo de puntuación, su ideal sería obtener un puntaje de 75 o más. S.E. Day es un experto en finanzas, presentador de radio, locutor profesional y el autor de la serie de libros mejor vendidos Legally $teal y Mastering the Business Credit Maze. Cree que pocos propietarios de empresas verdaderamente entienden el crédito comercial. "Debe tener un buen conocimiento de lo que significa construir un crédito comercial y cómo proteger ese crédito comercial una vez que esté establecido. La mayoría de los profesionales no lo tienen", dice.

Day sugiere tomar ciertas medidas desde la concepción de su compañía, como elegir la estructura corporativa correcta y mantener un número de teléfono y un domicilio corporativo viable. También es recomendable registrarse en una agencia de informes crediticios, tal como Dun & Bradstreet, la que es recomendada por la Administración de Pequeñas empresas para mantener un registro de crédito comercial. Además, siga estas pautas para constituir su crédito y, por último, tender una red de seguridad crediticia.

  1. Comience a crear su crédito comercial en forma anticipada
  2. Constituir el crédito lleva tiempo; los propietarios de empresas deberían comenzar el proceso tan pronto como sea posible. Michelle Dunn, autor y columnista quien trata a menudo con propietarios de empresas sobre cómo crear el crédito para su nueva empresa, considera que usted debería pensar en construir una red de crédito segura cuando comienza a diseñar su plan de negocios. "En mi experiencia, una red de seguridad crediticia permitirá a cualquier empresa ganar más dinero, aumentar sus ganancias y crecer", dice.

    Seguramente, usted ha pasado años creando su crédito personal. Considere a su crédito comercial de la misma forma. Si espera hasta que lo necesite, será demasiado tarde.

  3. Establezca un buen crédito personal
  4. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas han pedido dinero prestado a nivel personal, si aún no están en el negocio. Los posibles socios para préstamos verificarán su puntuación de crédito personal al evaluar su solicitud de un préstamo comercial, por lo tanto, cree y mantenga un crédito personal favorable.

    El capital de una compañía es uno de los mejores recursos de liquidez para el propietario de una empresa en caso de que surja una emergencia. Si usted ha invertido en su negocio, puede ser tentador recuperar su dinero inmediatamente, pero los bancos observan favorablemente el capital de su compañía. Los bancos también esperan que usted viva con sus propios medios. "No gaste todo el flujo de efectivo de su negocio para satisfacer sus obligaciones personales", aconseja DiFatta. "Observamos este error con frecuencia. Una pequeña empresa parecerá lucrativa y fuerte, pero cuando hagamos un análisis general, que incluya las deudas personales del propietarios, ese flujo de efectivo puede no ser tan saludable".

  5. Establezca una relación con su banco
  6. "Una relación de depositario satisfactoria puede permitir a los bancos determinar su posible capacidad crediticia", explica DiFatta. Los bancos pueden tomar en cuenta como ha administrado sus cuentas de depósito comerciales y personales y considerar factores tales como saldos de cuentas, sobregiros, actividad NSF (o la falta de la misma).

    Pero no solo se refiere al dinero en su cuenta, también se tiene en consideración su relación con el representante bancario. "Una buena comunicación con todos sus socios financieros sobre los tipos de escenarios que harían que usted retire fondos de su línea de crédito o utilizar las condiciones comerciales extendidas es muy importante", dice DiFatta."Una comunicación abierta y la transparencia son claves para construir esa red de seguridad crediticia".

  7. Genere informes financieros confiables
  8. La capacidad de generar información financiera de calidad sobre su negocio es también importante para los socios financieros. A medida que sus necesidades crediticias aumentan, también pueden ser necesarios los estados financieros auditados por un contador público. Con seguridad, posibles inversores también desearán revisar sus declaraciones juradas impositivas personales.

    Puede ser necesario que deba invertir en un software financiero interno para poder generar informes provisorios de calidad. No es posible que surjan necesidades de urgencia con posterioridad a que reciba sus declaraciones juradas impositivas. A mediados de año, los bancos podrán solicitar un informe actualizado de su desempeño. Asegúrese de tener la posibilidad de brindar estados contables de calidad y estados de resultados de calidad durante todo el año.

  9. Haga sus pagos en fecha o antes
  10. Si su empresa nunca antes ha solicitado dinero prestado, comience de a poco. Use los fondos adecuadamente y haga pagos en fecha o antes. Puede incrementar el tamaño del préstamo o el límite de su tarjeta de crédito a medida que sus necesidades se modifiquen o su reputación crediticia mejore. "Un buen historial de pagos de su crédito comercial no puede ser sobredimensionado", comenta DiFatta. "Llevar un excelente registro de los pagos puntuales es sumamente importante".

    Day sugiere hacer pagos con cheques de la compañía 10 días de la fecha de vencimiento cada vez que sea posible, y usar solo entre el 30 y el 40 por ciento de su límite de crédito. Además, recuerda a los propietarios de las empresas que las tarjetas de crédito comercial son generalmente emitidas por bancos; y por ejemplo, su cuenta en Staples y Home Depot puede ser administrada por el mismo banco. Si se atrasa en una cuenta, sienta un mal precedente en las otras.

  11. Use su crédito comercial adecuadamente
  12. Uno de los aspectos del crédito con el que los propietarios de empresas luchan más a menudo es con el uso adecuado de sus facilidades de crédito, observa DiFatta. "Una línea de crédito de capital de trabajo no debe ser considerada como un cheque en blanco para cualquier necesidad comercial", dice. "Debe ser considerada como una forma de solventar sus cuentas por cobrar y sus necesidades de mercaderías".

    Si necesita comprar nuevo equipamiento, fináncielo en base a la vida útil de ese activo, por ejemplo con un préstamo a plazo. Cuando los bancos revisan el uso adecuado de una línea de crédito, observarán las líneas que exceden el margen de los bienes de capital.

    Los bancos pueden brindar líneas de crédito guía específicamente para la compra de equipamiento. A diferencia de una nueva solicitud de crédito, si la línea de crédito guía está preaprobada con ciertas condiciones, se podrá aprobar el crédito en la renovación anual de la línea de crédito de su capital de trabajo, aún cuando no la necesite", dice DiFatta. "Si surge una necesidad durante el año, el crédito ya está aprobado. Todo lo que debe hacer es proporcionar al banco la factura correspondiente. Entonces el equipo estará financiado con la línea guía e inmediatamente se aplicarán las condiciones de pago adecuadas".

    DiFatta enfatiza que la comunicación saludable y clara que es tan importante entre el banquero y el prestatario, es de ida y vuelta. Los socios de préstamos también son responsables de comunicar adecuadamente cómo se deberían usar estos préstamos. Como propietario de un negocio, asegúrese de comprender estas complejidades y de saber con quien comunicarse en caso de tener dudas.

  13. Controle su crédito comercial
  14. Del mismo modo que controla su crédito personal, tome las medidas necesarias para proteger su crédito comercial. La agencias de informes de crédito comercial ofrecen herramientas de seguimiento que le permiten monitorear su riesgo financiero y protegerse de maniobras fraudulentas. "Estos servicios en ocasiones son gratis, pero incluso si tienen algún costo, son en general económicos y vale la pena la inversión", dice Day. "Construir el crédito comercial no es sencillo, es complicado. Lleva su tiempo y este tipo de herramientas puede ayudarlo".

III. Comprender el crédito comercial

Cree y mantenga relaciones saludables con sus proveedores. Si se dan tiempos difíciles, usted podría negociar condiciones mejoradas. Tenga en cuenta que solo porque usted y su proveedor hayan acordado nuevos parámetros no significa que su proveedor transmita con precisión esta actualización a las agencias de informes crediticios. “La especialización del proveedor es su negocio, no es la actividad bancaria ni la crediticia. Pueden no comprender cómo funciona todo esto”, alerta Day. “Un proveedor puede haberle dicho que su factura vence a los 60 días, pero puede no haber comunicado esta excepción a su equipo contable".

Esto reviste importancia ya que sus socios financieros evaluarán si sus cuentas con los proveedores tienen buena reputación cuando consideren su solicitud de un préstamo. En ocasiones, los reportes de los proveedores están tercerizados o automatizados por medio de un servicio de software. En esos casos, su cuenta puede ser informada como en mora, sin importar las nuevas condiciones que haya negociado. Hable con sus proveedores sobre sus posibilidades de reportar y explique sus preocupaciones. Asegúrese de poner todo por escrito. En caso de discrepancia, usted podrá mostrar a su representante bancario que el proveedor, de hecho, le había otorgado una extensión.

"Insisto, la buena comunicación es clave", dice DiFatta. "Sea proactivo y directo con su representante bancario o suscriptor de préstamos. Él o ella siempre pueden tomar la decisión de disminuir el riesgo de una puntuación crediticia o una bandera roja".

IV. Tarjetas de compra

Además de usar sus tarjetas de crédito con responsabilidad, considere las tarjetas de compra como un medio para prolongar el ciclo de efectivo de su negocio, y así reforzar su red de seguridad crediticia. Las tarjeta de compra permiten a los propietarios o empleados hacer compras en proveedores aprobados y no se cobran intereses a los usuarios. "Numerosos clientes las utilizan para viajes y entretenimientos. Estas ofrece excelentes características de control para administrar que tipos de gastos pueden hacerse con estas tarjetas, y las puede personalizar por empleado", dice DiFatta. "Incluso he visto clientes usarlas para comprar mercaderías. En esos casos, realmente extiende sus ciclos de efectivo porque su proveedor recibe el dinero inmediatamente a través de la tarjeta, pero nuestro cliente recibe la factura solo mensualmente".

V. Comprender su perfil comercial

Los posibles socios financieros evaluarán su historial crediticio y las relaciones con sus proveedores, pero también podrán revisar su perfil comercial, que es un documento que usted crea para resumir su objetivo, sus finanzas y su capacidad para generar ingresos. Es una herramienta de marketing para futuros inversores o clientes, además de instituciones de préstamos que evalúan la situación y el potencial de su negocio. Recuerde, los bancos se asegurarán que podrán recuperar cualquier préstamo que otorguen. Su perfil comercial es una oportunidad de demostrar su confiabilidad, estabilidad y transparencia.

Day recomienda a los propietarios de negocios tomar este documento con seriedad. Para estar organizado, sugiere crear un documento de una hoja que contenga todos sus datos comerciales, desde el domicilio hasta la información bancaria. Esto le permitirá ser consistente cuando proporcione esta información, ya sea para solicitar un crédito o para un documento de marketing. Day también sugiere a los propietarios de negocios controlar su perfil social. Los posibles socios financieros pueden consultar su presencia en línea y observar comentarios negativos, tales como reclamaciones a la Oficina de Buenas Prácticas Comerciales.

VI. Crear una política de créditos para clientes

Para disminuir el riesgo de encontrar una falta de efectivo imprevista debido al incumplimiento de un cliente, establezca y aplique sus propias políticas de crédito. "Los propietarios de empresas deberían crear su plan crediticio desde la concepción del negocio, al igual que su plan comercial y de marketing", dice Dunn. "Un plan crediticio protegerá el activo más importante de su negocio, su efectivo".

Asegúrese de que este plan esté vigente antes de comenzar a dar crédito a sus clientes. "Las mejores prácticas incluyen la verificación del historial crediticio de cada cliente antes de extender el crédito, ofrecer descuentos por pronto pago, cobrar un interés o cargo por mora y estar al tanto de las cuentas que se convierten en morosas", dijo.

En general, los propietarios de negocios deberían tratar su crédito comercial del mismo modo que lo hacen con su crédito personal. Manténgalo desde el comienzo, antes de que surja una necesidad. Contrólelo con frecuencia, y considere sus relaciones con seriedad, con sus clientes, sus socios de préstamos y sus proveedores. El crédito comercial es un número pero una red de seguridad crediticia es inalcanzable sin la administración de sus relaciones, las comunicaciones claras y la transparencia.

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