Cómo prosperar en un mundo justo a tiempo
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El concepto de “justo a tiempo” (JIT, por sus siglas en inglés) no se limita a la gestión de inventario o a la logística. Puede ser una estrategia adoptada por casi cualquier negocio mediano.

Tener exactamente los materiales, las capacidades y la mano de obra adecuados para cumplir con las demandas de los clientes puede hacerle ahorrar dinero, preservar el flujo de efectivo y evitar pérdidas. Pero la noción de JIT normalmente se confunde con simplemente recortar los reducir los recursos al mínimo y esperar lo mejor. Al adoptar un enfoque más considerado basado en los conceptos de gestión optimizada, puede lograr que su organización sea más eficiente en prácticamente cualquier área. Aquí le mostramos cómo:

  • Defina el valor. El objetivo de toda eficientización debería ser crear valor para el cliente, ya sea que se trate de la persona a quien le vende o el usuario final de un proceso interno, explica Bob Forshay, vicepresidente de Transformance Advisors en Denver. "Concentrarse en el valor del cliente lo ayudará a apuntar a las respuestas adecuadas en lugar de tomar direcciones basadas en suposiciones incompletas o erróneas", dice. A medida que define el valor y crea su propia estrategia, también es importante comunicarla a todas las personas de la organización para que comprendan su rol en la construcción del valor. "Cuanto más sus empleados comprendan cuál es su estrategia y qué está intentando lograr, más sentirán que pueden dar todo de sí", marca Joseph Broschak, profesor adjunto en Eller College of Management de la University of Arizona.
  • Cree un esquema de la cadena de valor. Luego, examine sus procesos para identificar las "cadenas de valores" individuales y crear un esquema de los pasos que debe tomar para crear el valor del cliente. Por ejemplo, un fabricante podría esquematizar el proceso de crear un artículo único para la venta, desde conseguir las partes hasta ensamblar el producto final. Al tener visualizadas estas cadenas de valores, debería quedar más claro qué pasos no crean valor para poder eliminarse u optimizarse. "Comenzar con los primeros frutos más fáciles de obtener ya generará resultados", dice Forshay. Lo que también debe quedar claro, sin embargo, son los efectos, tanto positivos como negativos, que todo cambio puede tener en su etapa inicial o final. Por ejemplo, volver a crear un inventario de los pedidos más pequeños y frecuentes podría poner presión sobre los proveedores que causen problemas de calidad, demoras e incrementos en los costos y nieguen los posibles efectos positivos. En ese caso, el mejor enfoque sería poder trabajar con los procesos de los proveedores para impulsar las mejoras.
  • Cree cierto nivel de flujo. Una vez que todo lo que no agrega valor ha sido eliminado de la cadena de valores, el proceso debería fluir con mayor eficiencia. El próximo paso es reconocer los problemas más complejos u obstáculos y deshacerse de ellos al rastrear y abordar las causas profundas. Tomemos el ejemplo de la presión del personal debido a una demanda fluctuante. El personal para casos imprevistos, como los trabajadores de medio tiempo y contratistas independientes, ofrece una solución, pero simplemente incrementar la plantilla de empleados a último minuto puede crear costos y consecuencias inesperadas. "Las organizaciones que reciben mayores beneficios del personal "justo a tiempo" piensan más a largo plazo", dice Broschak. "Quienes no reciben tanto son los que piensan en ello como un recurso desechable".
  • Establezca una demanda La etapa final es unir oferta a la demanda lo más directamente posible. "Ahora pasamos de la etapa final a la cuestión de los clientes", explica Forshay. "Buscamos formas de combinar nuestro proceso de oferta recientemente optimizado con los ciclos de demanda de los clientes. Queremos combinar nuestra oferta con el consumo. Ese es un ideal que puede ir alcanzando pero nunca por completo". Una forma familiar de lograr este objetivo es anticipando la demanda basándonos en el desempeño histórico, pero la demanda también puede regularse con incentivos, como los descuentos, para motivar una rotación más rápida, pedidos generales más grandes y otras medidas de eficiencia.
  • Busque la perfección. Esta última oración simplemente se remonta al comienzo en un proceso de mejora continua. "Es importante ilustrar que este no es un proceso que suceda una sola vez", dice Forshay. "No es que estamos esperando finalizar o alcanzar la perfección. Siempre estaremos orientados en esa dirección".

Crear una organización "justo a tiempo" es un objetivo valioso pero requiere de una planificación cuidadosa, cambios graduales y mejoras continuas. Si su compañía está a la altura de este desafío, prepárese para recolectar las recompensas.

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