El poder de la gestión de procesos
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¿Su empresa está operando en un máximo nivel de eficiencia?

Esa es una pregunta con trampa: el mejoramiento operativo es un proceso en curso que responde a desarrollos incrementales y cambios estratégicos más amplios. Mientras que las empresas más pequeñas puede hacer dichas mejoras con una base ad-hoc, las empresas medianas tienen mejor sistema de gestión de procesos establecido que define con claridad los procesos en los silos funcionales, aborda los problemas que surjan y mide los resultados en una base consistente.

Estas son algunas de las consideraciones en el sistema de gestión de procesos para su empresa:

  • Construya una cultura de responsabilidad.El mejoramiento de procesos comprende un cambio contínuo, que sólo puede ser exitoso si los empleados de cada nivel cumplen los roles de su lista de tareas. "El mayor desafío que encuentro en una empresa mediana es: ¿cómo opero con responsabilidad y permito y confío en las personas en que administren sus procesos?", dice Scott Kaeppel, presidente de la consultora Kaeppel en San Antonio, Texas. "El método de la vieja escuela era tener un director de operaciones o de marketing que pueda pararse en una sala y decir: 'esta es la manera en que será'. Ahora, están involucradas muchas más personas y se hace más dificil mantener la responsabilidad en las personas para el rendimiento del proceso".
  • Comprenda qué y cómo. "Muchas personas entienden lo que hace su equipo en una organización", dice Chris Ewing, vicepresidente ejecutivo, director de ejecución estratégica y Six Sigma en Regions Bank. "La gestión de procesos va al siguiente nivel y entiende cómo se hace". Al planificar un proceso desde el comienzo hasta el final, incluso si traspasa fronteras funcionales, usted puede descubrir los obstáculos, redundancias y otros puntos débiles. Lo que es más, al documentar cómo suceden las cosas, usted crea un conocimiento institucional que persiste cuando los individuos vienen y se van de roles particulares.
  • Siga el dinero."Empiece con los procesos de mayor nivel de la empresa", explica Ewing. "Esos se dividen en cuatro grupos: mercadeo, ventas, servicios y cumplimiento". Él sugiere que se planifiquen estos cuatro procesos y luego clasificarlos en sub-procesos para descubrir "fugas, reclamos, pérdida de negocios, ineficiencias o re-procesos. Las fugas son pérdidas de negocios".
  • Sea gradual. Cuando descubra un proceso con filtros, descompóngalo en sus componentes, dice Barry McPhee, un profesional certificado de gestión de procesos (PMP) con base en Vermont, con experiencia en sectores públicos y privados. "Un plan de mejora de procesos primero describe el propósito, el comienzo y el fin del proceso, sus insumos y productos, la información requerida, sus dueños y accionistas", explica. "Este es su proceso 'tal como es'. Puede describir de manera similar el proceso ideal 'a formar' que cumpla con los objetivos de rendimiento y hacer un análisis de las lagunas para ir del punto A al punto B".

El clima en el que opera su empresa no es tan estático. Similarmente, el mejoramiento de procesos no es una oferta por única vez. Requiere de la comprensión y gestión de dichos procesos en una base continua, en esencia, manteniendo los instrumentos de su comercio perfeccionados.

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