¿Mejores formas de pagar?
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Los negocios que evalúan pasar de los cheques impresos a los pagos electrónicos están descubriendo una variedad de alternativas cada vez mayor. Aquí le mostramos cómo evaluar sus opciones.

Para los consumidores estadounidenses, los gastos electrónicos ya son cosas del pasado. Compramos todo tipo de bienes por Internet y normalmente pagamos la mayoría de nuestras cuentas también con ese medio. Pero muchos negocios siguen enamorados del papel, dado que una compañía típica continúa realizando más de la mitad de sus pagos de negocio a negocio (B2B) mediante cheques, según la encuesta sobre pagos electrónicos AFP 2016 realizada por la Asociación de Profesionales Financieros. Otra encuesta les preguntó a los ejecutivos de finanzas que siguen prefiriendo los cheques por qué no habían evaluado las soluciones electrónicas. La respuesta más común: "nuestro proceso actual funciona bien".

Los cheques son menos populares de lo que solían ser: la cantidad de cheques emitidos en este país cayó desde más de 40 mil millones en 2000 a aproximadamente 17 mil millones el año pasado. "Pero esa cantidad no se está reduciendo tan rápido como quisiéramos", dice James Hicks, director de Servicios de Tesorería en Regions Bank, quien declara que pagar las cuentas mediante cheques expone a las compañías a riesgos de seguridad e ineficiencia.

"¿Puede imaginar cuántos pares de ojos verán su número de cuenta y el número de identificación del banco en cada cheque?", pregunta Hicks. "Eso pone a una compañía en riesgo". Pero por sobre todas las cosas, "la tecnología ha logrado que falsificar cheques sea mucho más simple (y asequible) que antes", dice Jeff Taylor, profesional de tesorería certificado, vicepresidente sénior y gerente de productos grupales en Servicios y Productos de Administración de Tesorería en Regions Bank.

Asimismo, también existe un costo asociado a la emisión y el procesamiento de cheques por parte de los miembros del personal. Un cheque impreso también demora tres días en gestionarse y saldarse, o hasta semanas si el contador está de vacaciones. Los cheques también pueden extraviarse.

Entonces, ¿por qué los cheques son tan populares? Muchos negocios dicen que prefieren emitir cheques a los proveedores porque el pago puede enviarse en el mismo sobre como información de remesa al departamento de cuentas por cobrar del proveedor, por lo que queda claro qué factura se está pagando y además se expone otra información adicional, como por ejemplo si su negocio ha recibido un descuento. "Eso ha significado una importante barrera para adoptar las soluciones electrónicas", dice Hicks, quien nota que algunos sistemas de pago electrónico han intentado vincular los datos de remesa a las transacciones digitales, sin obtener demasiado éxito. Sin embargo, "el principal impedimento para la adopción de soluciones más novedosas y seguras probablemente sea la inercia operativa", advierte Greg Miles, vicepresidente sénior de Productos y Servicios de Administración de Tesorería en Regions Bank". "Siempre lo hicimos de esa forma' es un gran obstáculo para el cambio y, lamentablemente, sólo se necesita una sacudida (una pérdida por fraude, por ejemplo) para impulsar la incorporación de soluciones innovadoras".

Mientras tanto, dice Hicks, "el sistema de pagos estadounidense está muy cerca de lograr cambios importantes". Hicks compara el surgimiento de la nueva tecnología de pagos con el advenimiento de la computación en nube. Hace tan solo algunos años, la idea de almacenar los datos importantes y usar programas de software por Internet habría parecido una locura para la mayoría de los propietarios de negocios. Ahora se están volviendo un procedimiento operativo estándar. A la larga, el cambio hacia las nuevas opciones de pago podría ser igual de impactante, predice Hicks.

Pagar en tiempo real

El sistema de la Reserva Federal de los EE. UU. es uno de los procesadores de cheques más grandes del país y también es uno de los dos miembros más importantes en la red de cámara de compensación automática (ACH), la cual procesa los pagos electrónicos tales como los depósitos directos de nómina, los beneficios del gobierno y el Seguro Social, los pagos de online banking y otros (incluso algunos pagos B2B). Ahora la Reserva Federal ha establecido una Comisión Especial para Pagos Más Rápidos con el fin de estudiar las formas de revolucionar el procesamiento de débito y crédito.

Mientras tanto, el otro jugador estadounidense importante en el procesamiento de cheques y ACH —la Cámara de Compensación, en la ciudad de New York— lanzará una solución denominada "pagos en tiempo real" (RTP) más adelante este año. "RTP les permitirá a las compañías pequeñas a medianas realizar pagos según su programación", dice Steve Ledford, vicepresidente sénior, Productos y Estrategias, para la Cámara de Compensación. Los pagos de ACH se programan de forma más rápida que los cheques, que normalmente demoran de uno a dos días, y la programación de ACH el mismo día se encuentra disponible desde el otoño pasado. Pero RTP transferirá los fondos de manera inmediata, lo que aumentará la velocidad de ese aspecto de la administración de tesorería. "Los pagos en tiempo real cambiarán a la industria por completo", confirma Taylor. "La capacidad de efectuar pagos en el mismo momento supone beneficios tanto para el destinatario como para el receptor de los pagos". Regions, miembro de la Cámara de Compensación, lanzó ACH el mismo día el año pasado, agrega. "Seguir esos pasos solidifica nuestro compromiso con el desarrollo de una tecnología de pagos más veloz y en tiempo real, además de alinearnos a esos canales de pago en constante evolución".

A diferencia de las transferencias electrónicas, RTP estará disponible inmediatamente cada día del calendario. Los remitentes pueden recibir la confirmación de recibo de forma más rápida y esta nueva plataforma de pagos le permitirá enviar datos de remesa extensos, así como otro tipo de información.

Apostar a la cadena de bloques

Otra poderosa fuerza tecnológica, la cadena de bloques, se hizo conocida por facilitar el surgimiento de la moneda virtual llamada bitcoin. Sin embargo, los enfoques basados en la cadena de bloques tienen muchas aplicaciones posibles, y no todas ellas requieren negocios para utilizar la moneda virtual.

La cadena de bloques crea un entorno para las transacciones de pares a pares (transferencias directas de fondos de una parte a la otra), dice Monica Charini Tremblay, profesora adjunta de análisis de sistemas de información en el College of Business de Florida International University. Eso se logra al establecer lo que se conoce como contabilidad distribuida, la cual incluye datos sobre las transacciones (recolectadas como "bloques") que se registran en un orden cronológico y se comparten de manera digital entre múltiples partes. Como los datos en una contabilidad distribuida se descentralizan y duplican en múltiples sitios, resulta mucho más difícil alterarlos.

"Piense en una contabilidad distribuida como una red de intercambio en donde puede transferir activos o propiedades", dice Tremblay. Los negocios pueden crear cadenas de bloques para realizar pagos directos (por ejemplo entre un fabricante y un proveedor, o entre varias compañías dentro de una cadena de suministro), utilizando alguna forma de moneda digital (también conocida como criptomoneda) en lugar de procesar los pagos mediante bancos u otros intermediarios. Sin embargo, muchos bancos ahora están explorando de qué forma la cadena de bloques puede optimizar sus propios procedimientos para clientes comerciales y otros. La cadena de bloques puede resultar particularmente útil para simplificar la tarea normalmente engorrosa y costosa de efectuar pagos transfronterizos (ver "De qué forma la cadena de bloques podría facilitar los pagos transfronterizos"). Los bancos centrales algún día podrían crear sus propias monedas digitales para facilitar las transacciones financieras dentro de una cadena de bloques.

Realizar un cambio ahora, no después

Si bien las tecnologías de cadenas de bloques y de pagos en tiempo real continúan desarrollándose, existen varios pasos intermediarios que los negocios pueden dar ahora para renovar sus sistemas de pago. Para brindar protección contra fraudes y, al mismo tiempo, reducir el costo los pagos B2B, su compañía puede usar ACH o una tarjeta comercial en lugar de emitir cheques", dice Hicks. "Las tarjetas probablemente son el segmento de pagos que más rápido crece actualmente en los EE. UU.", dice. Al igual que cuando se utiliza una tarjeta de crédito para consumidores, pagar con una tarjeta comercial es conveniente y garantiza la liquidación al día siguiente. Además los bancos suelen ofrecer reembolsos a los usuarios de tarjetas comerciales.

Otra opción cada vez más popular para ahorrar dinero en pagos y liberar a los empleados para que puedan encargarse de otras tareas es tercerizar los pagos B2B, dice Hicks. Regions ofrece un servicio de cuentas por pagar integradas que les permite a los clientes comerciales consolidar sus pagos en un único archivo que contiene las instrucciones acerca de cuánto y cómo se le debe pagar a cada proveedor. "La plataforma Integrated Payables también le permite al cliente y a su proveedor acordar el canal de pago que mejor se adapta a sus necesidades", dice Taylor. "Ofrecer tarjetas comerciales, ACH, servicios electrónicos y cheques brinda una variedad de opciones de pago, y la próxima generación de canales de pago se encontrará a la vuelta de la esquina".

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