Una guía detallada sobre cómo redactar una petición de ofertas, además de las mejores prácticas para el proceso de RFP sin fines de lucro.
Consejos fundamentales para líderes sin fines de lucro:
- Asegúrese de tener sus objetivos y necesidades definidos claramente.
- Evite la dependencia excesiva de plantillas de RFP.
- Considere cuáles son los requisitos más valiosos.
- Establezca criterios de evaluación claros y concisos.
- Priorice la calidad sobre la cantidad.
Llevar adelante una organización sin fines de lucro conlleva desafíos únicos. ¿Cómo puede transmitir su pasión para inspirar y captar potenciales donantes? ¿Cuál es la mejor forma de administrar los subsidios y programas que garantizan que su causa se atiende a diario? ¿Cómo puede aumentar el fondo patrimonial de donaciones de su organización sin fines de lucro para así asegurarse de que su misión tiene respaldo a largo plazo?
Para responder esas preguntas y satisfacer las necesidades que no se pueden satisfacer internamente, muchas organizaciones sin fines de lucro recurren a consultores y proveedores. Y para encontrar a los consultores y proveedores correctos, muchos desarrollan una petición de ofertas, normalmente conocida como RFP.
¿Cuál es la finalidad de una RFP?
Las RFP se pueden utilizar para encontrar proveedores y consultores con habilidades especializadas que sirvan para respaldar los programas de su organización sin fines de lucro, como encontrar al asesor de inversiones adecuado que le ayude a administrar las donaciones, por ejemplo. El proceso también se aplica para encontrar proveedores para mercadeo, relaciones públicas, servicios de contadores públicos y ayuda para eventos, entre otros.
Según Kevin Phillips, vicepresidente sénior en Regions Bank, con más de 20 años de experiencia trabajando exclusivamente con organizaciones sin fines de lucro, muchas de estas organizaciones tienen estatutos que les exigen solicitar RFP.
Sin embargo, incluso si sus estatutos no requieren una RFP, igualmente es una buena idea considerar crear una. "Es una excelente manera de preparar el escenario para organizaciones sin fines de lucro", explica.
Los beneficios de una RFP
Para las organizaciones sin fines de lucro, el proceso de RFP ofrece un beneficio muy importante: información. El proceso puede agilizar y simplificar el proceso de comparar experiencia, prestaciones, ofertas y precios entre potenciales proveedores.
"Una RFP bien redactada les simplifica la vida a todos", comenta Robin Brown, directora de Estrategia y Operaciones de Administración de Activos de Regions.
Incluso una organización sin fines de lucro que esté satisfecha con sus proveedores actuales puede encontrar respuestas valiosas y nuevas ideas gracias a una RFP que por otros medios no hubiera podido conseguir, tales como conocimientos profundos sobre nuevos productos, servicios y tecnologías.
"Todos esperan que su proveedor actual los mantenga al corriente, pero a veces debes emitir la RFP para ver si otro proveedor está ofreciendo servicios sobre los cuales no habías escuchado hablar", explica.
Phillips respalda esta postura y señala que el proceso de RFP puede resultar una herramienta útil para que usted pueda obtener una mejor idea sobre el panorama actual. “Cuando se contacta con un grupo de proveedores específico, obtiene una muestra detallada”, señala.
Redactar una RFP para una organización no lucrativa: las mejores prácticas
Si se gestiona correctamente, su RFP debe ayudarle quitándole la presión al personal interno y miembros de la junta de su organización al simplificar lo que de lo contrario sería un proceso arduo.
"Preparar una RFP que se encuentre redactada correctamente y sea clara es fundamental para el éxito a futuro", dice Brown. "Se trata de cómo determine para qué programa o propósito está apuntada la búsqueda. Se trata de cómo determine quién está invitado a participar y quién se presenta a la exposición final".
Los pasos que se detallan a continuación pueden ayudarle a redactar una RFP que cumpla con sus objetivos.
1. Defina sus objetivos con claridad
Antes de comenzar a redactar, defina sus necesidades u objetivos de una manera clara y concisa. Esta definición lo guiará a través de las demás partes del proceso, desde las preguntas que haga hasta el tipo de firmas a las que apunte.
2. Revise ejemplos de RFP
A modo de paso inicial, Brown también recomienda consultar ejemplos de RFP, ya sea a través de los miembros de la junta que estén dispuestos a compartirlos en base a su propio trabajo, de socios existentes o incluso ejemplos anteriores que la organización haya creado.
3. No utilice plantillas
A pesar de que hay una amplia variedad de plantillas de RFP disponibles en línea, Brown remarca que las plantillas normalmente no abordan las necesidades específicas de su organización o bien no apuntan a las preguntas que necesita hacerles a sus potenciales consultores o proveedores.
"A menudo nos encontramos con las mismas plantillas", cuenta. "Le recomendamos que piense lo que lo distingue del resto".
4. Considere las necesidades particulares de su organización
La mayoría de las RFP incluyen una sección de requisitos mínimos para posibles proveedores y consultores. "Si se utilizan correctamente, pueden marcar una gran diferencia", señala Brown.
Al darle forma a esta sección, piense cuidadosamente cuáles son los requisitos que cubren sus necesidades específicas. Probablemente este sea uno de los factores más importantes a considerar a la hora de crear peticiones de ofertas para su organización sin fines de lucro, ya que querrá asegurarse de implementar esa información en cada elemento de la RFP.
5. Cuente su historia
Utilice la sección de visión general de la organización de su RFP para contar su historia. Aunque el resumen debe ser breve, también debe ser honesto y riguroso. Cuanto más conozca un encuestado a su organización y su misión, más detallada y específica será la respuesta.
6. Describa los requisitos o alcance del proyecto
Proporcione todos los detalles que pueda sobre los posibles requisitos del proyecto o alcance de los servicios. Este es un paso muy importante, ya que otorgarles a los encuestados una idea sólida de sus necesidades permitirá que las potenciales firmas determinen si son realmente aptas para el proyecto. Al momento de detallar los requisitos del proyecto, deje cierto margen para soluciones e ideas creativas que no haya considerado.
7. Establezca los criterios de evaluación
Trabaje con su equipo y miembros de la junta para establecer los criterios de evaluación. Esta lista de requisitos se desarrollara de una manera que le permitirá revisar y comparar con facilidad las presentaciones que reciba.
"Las organizaciones calificarán las RFP y tendrán un sistema de puntuación", explica Phillips. "Es posible que evalúen cinco o 10 de ellas con semanas de diferencia, por lo que necesitará un sistema para asegurarse de que está comparando parámetros similares".
8. Proporcione instrucciones de seguimiento claras
Implemente el mismo nivel de detalle y claridad en sus indicaciones de presentación y seguimiento. ¿Desea ver muestras o datos de trabajo de un potencial consultor, por ejemplo? Entonces aclare de qué tipo y qué tanto.
"Asegúrese de establecer los límites en cuanto a sus intenciones en cada petición y de que sus instrucciones sean claras", detalla Brown. "De lo contrario, terminará repasando cientos de informes anuales".
En el episodio 26 del podcast de Regions sobre patrimonio, el director de inversiones Alan McKnight aborda los factores que los líderes de organizaciones sin fines de lucro deben considerar al elegir a un asesor que les administre su fondo de donaciones.
Buscar un grupo de potenciales socios
Además de una redacción clara y concisa, la mejor manera de asegurarse de encontrar al socio adecuado a través del proceso de RFP es comenzar con un fuerte conjunto de candidatos. ¿Cómo lo logra?
"Comience averiguando quién tiene experiencia especializada en esta área", comenta Phillips. "Sáquele provecho a los conocimientos de su junta. Realice las gestiones necesarias e investigue a sus potenciales socios en vez de simplemente presentar una solicitud pública".
Por un lado, el proceso de RFP está diseñado, en parte, para nivelar el campo de juego y garantizarle que encontrará al mejor socio, independientemente de las relaciones anteriores. Por otro lado, las relaciones pasadas, ya sean a través de la junta, su red u otros medios, también pueden ser una herramienta valiosa a la hora de establecer un grupo de candidatos.
"Una búsqueda amplia puede resultar en un grupo de encuestados que no cubran todas sus necesidades", señala Brown.
Tanto Brown y Phillips concuerdan en que no existe el número mágico para una ronda inicial de candidatos, a pesar de que algunos estatutos organizacionales tengan requisitos mínimos. Algunas organizaciones comienzan con entre ocho y diez encuestados y van acotándolo a dos o tres finalistas para la presentación presencial o virtual. Otros comienzan con un grupo más reducido de candidatos para que el proceso sea más fácil de manejar.
Evaluar a sus candidatos
Brown y Phillips concuerdan: es importante priorizar la calidad sobre la cantidad. Su grupo final de candidatos debe ser coherente con sus necesidades y objetivos y tener el enfoque adecuado.
"Si tiene una organización no lucrativa, es posible que lo que busque sean grupos que administren organizaciones sin fines de lucro,” comenta Phillips. “Estarán al tanto de las mejores prácticas. Lo que usted necesita es a un especialista, no un generalista”.
Una vez que haya identificado a su grupo de candidatos, asegúrese de que tengan su oportunidad de hacer preguntas. Nuevamente, cuanta más claridad tengan, mejores serán las respuestas. Esto se puede aplicar a todo, desde su descripción de "tipo de proveedor" hasta la manera en que determinan y detallan sus honorarios. El último punto, en particular, presenta una gran variación, por lo que establecer un diálogo y garantizar la transparencia, como también a veces aproximarse a una comparación de parámetros similares, es clave.
Finalmente, deje algo de margen para que los potenciales consultores y proveedores puedan superar sus expectativas.
"Ser un buen asesor es más que simplemente formular una declaración", dice Phillips. "Se trata de tener conversaciones importantes con el personal de la organización. Colaborar en conversaciones con los donantes. Preguntar si se puede hacer un determinado informe subyacente que le quite algo de carga al personal. Debería abarcar el paquete completo. Cuando una RFP se realiza correctamente, le deja ver que la organización puede ofrecer incluso más que lo que necesita".
¿Busca más orientación? Obtenga más información sobre las capacidades en cuanto a organizaciones sin fines de lucro, donaciones y fundaciones de Regions.
