Cómo prevenir y detectar fraudes internos
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Lo que todo empresario debería saber sobre la disuación y detección de fraudes

Según un estudio reciente llevado a cabo por la Asociación de Profesionales Financieros (AFP, por sus siglas en inglés), el 81 por ciento de las organizaciones fueron el blanco de fraudes en los pagos en 2019. Y mientras los fraudes de cheques siguen siendo un canal de pago común para los criminales, los ataques cibernéticos también están aumentando. De hecho, la AFP informó que el 75% de las organizaciones fueron víctimas del Acuerdo Comercial por Correo Electrónico (BEC) en 2019.

"Las empresas que consideran la protección y mitigación de fraudes como una función secundaria y no primaria corren un gran riesgo", comenta Greg Miles, vicepresidente sénior y gerente de Desarrollo de Productos y Administración de Tesorería en Regions. "Un solo fraude que involucre una transferencia electrónica o algo por el estilo puede llevar a una empresa a la ruina".

Los atáques cibernéticos maliciosos son los que se convierten en titulares, pero en la realidad el tipo de fraudes más prevalentes son los internos. Los incidentes de fraudes internos pueden incluir cheques falsificados, pagos mal aplicados y malversación de fondos. A continuación, le contamos qué es lo que puede hacer para prevenir y detectar fraudes en su empresa.

Detectar fraudes: señales de alarma en el comportamiento

Hay algunas señales de alarma comunes a la que los empleados deben estar atentos para así detectar fraudes. Entre éstas, se incluye una combinación de las siguientes: cambios radicales en el estilo de vida que implican más gastos de los que el empleado puede afrontar, cambios en la conducta o en la actitud, rechazo a tomarse días de vacaciones o por enfermedad y dificultades financieras evidentes. Si un empleado tiene una relación que supera lo laboral con un proveedor o distribuidor, también podría ser un indicador.

Qué hacer en caso de sospechar que se está cometiendo un fraude

Comuníquese con su banco inmediatamente. Su representante bancario le recomendará que documente todo, revise las conciliaciones de cuentas, los registros de auditoría, los registros bancarios y los diarios de transacciones además de controlar las computadoras y sus discos duros. Si usted forma parte de un entorno de red, puede revisar las carpetas de redes que pueden ofrecer un registro de las comunicaciones llevadas a cabo. En cambio, si el fraude se rastrea a un empleado, entonces el acceso de esa persona a los sistemas clave debería ser suspendido hasta resolver el problema.

¿De qué manera pueden evitar fraudes las empresas?

Existen muchas medidas que las empresas pueden tomar para protegerse contra fraudes en el proceso de pago. Una de ellas es la implementación de sistemas de control interno como la rotación de roles, controles dobles y auditorías regulares sin previo aviso. También se recomienda controlar los registros de las cuentas bancarias con cierta frecuencia, controlar el monto y volumen de cheques que se emiten y, de ser posible, transferir los cheques a canales electrónicos.

Cree una estructura de responsabilidad controlada con controles, y rotación de tareas; aliente a los miembros de los equipos a informar sus sospechas de fraudes. Una línea anónima o una dirección de correo electrónico anónima puede favorecer su voluntad de informar y puede ser una de las mejores formas de detectar fraudes. Los propietarios de empresas también deben considerar implementar una capacitación de sus empleados y un programa de concientización robusto. Informar y educar a los empleados en cuanto a los signos de advertencia de BEC puede ser un arma fundamental en pos de la prevención.

Contar con una póliza de seguros contra ataques cibernéticos es una excelente opción para su empresa. Pero recuerde: estos planes no siempre cubren eventos que involucren estafas llevadas a cabo por individuos o incluso empleados.

Contacte a su representante bancario para conocer los productos y herramientas que puede implementar para disuadir y detectar fraudes. Muchos bancos ofrecen herramientas para la prevención de fraudes como servicios de Positive Pay, conciliación de cuentas y un mayor control de los accesos autorizados, en los que se aliente un control doble.

Por último, recuerde que los fraudes internos no son la única amenaza para su empresa. Además de protegerla contra fraudes internos, también es importante aprender cómo protegerse contra los fraudes cibernéticos y otros tipos de fraudes externos, como la vulneración del correo electrónico comercial.

Para obtener más consejos sobre cómo optimizar la seguridad cibernética de su empresa y protegerla contra fraudes, ingrese a regions.com/fraudprevention.

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Esta información es general en naturaleza y se brinda solo para fines informativos. Regions no hace declaración alguna en cuanto a la exactitud, integridad, puntualidad, idoneidad o validez de ninguna información presentada. No se debería confiar en o interpretar la información provista y los estados de cuenta realizados por los empleados de Regions como asesoramiento contable, de inversiones, legal o de impuestos, o planeamiento financiero. Regions le recomienda consultar con un profesional para recibir asesoramiento aplicable a su situación específica.