Consideraciones para empresas que vuelven a sus oficinas
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La vida de oficina y la cultura laboral cambiaron notablemente desde la pandemia, y el regreso a la oficina exige una planificación cuidadosa por parte de los empleadores.

Meses después de que los trabajadores estadounidenses debieran juntar sus artículos más esenciales de sus cubículos y oficinas y llevarlos a casa para atravesar la pandemia, muchos todavía siguen trabajando desde sus casas o volvieron a una vida de oficina que no se parece en nada a la que teníamos antes del inicio de la pandemia. A septiembre de 2020, solo alrededor de un cuarto de los empleados de oficina del país habían regresado a sus lugares de trabajo, según la empresa de bienes raíces comerciales CBRE.

Muchos directivos de empresas de todo el país se hacen la misma pregunta: ¿en qué condiciones deberíamos volver a la oficina? La respuesta es compleja. Depende no solo de cuestiones de salud, sino también de entender cuánto ha cambiado la cultura del trabajo desde que apareció el COVID-19. Los directivos de empresas se están dando cuenta de que, incluso si los empleados regresan, la oficina a la que vuelven probablemente sea diferente de la que dejaron.

Es probable que cuando decidió enviar a su personal a casa al inicio de la pandemia pensara que regresarían en unas semanas. A medida que fue cambiando la realidad, muchas empresas aceleraron la adopción de prácticas, protocolos y herramientas de productividad y trabajo colaborativo desde casa.

Ahora que se han establecido las rutinas de trabajo desde casa, el deseo de volver a la situación anterior se ve complicado por la noción de que quizá sea tiempo de reconsiderar los acuerdos laborales en forma definitiva. Piense en esto: cuando la firma de consultoría comercial Korn Ferry preguntó a más de 1,000 empleados de oficina qué esperaban de su regreso, 1 de cada 5 respondieron "nada". Para muchas compañías y empleados, volver a la oficina a tiempo completo podría no ser realista, sencillamente.

La decisión de reabrir su oficina requiere tener en cuenta muchos factores y el análisis será diferente para cada empresa. Dónde está ubicada, qué produce su compañía y el trabajo que necesita de su equipo pueden influir en la reapertura. Si opta por reabrir su oficina, planificarlo de manera que propicie la mayor productividad posible sin dañar la relación con el personal es crucial.

Salud y seguridad

Al pedir a los empleados que vuelvan a la oficina después de un período prolongado de trabajo remoto, lo primero que debe considerar es la salud y seguridad de su equipo. A partir de los meses transcurridos de propagación del virus, sabemos cómo se transmite y qué medidas debemos tomar para prevenir la infección. Los Centros para el Control y la Prevencion de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés)  ofrecen una enorme cantidad de recursos, incluidas herramientas de regreso al trabajo según la industria y la ocupación. Entre otras cosas, los CDC ofrecen las siguientes recomendaciones generales:

  1. Considere realizar exámenes de detección de COVID-19 presenciales o virtuales: antes de volver a la oficina, pregunte a los empleados si tuvieron síntomas de COVID-19 como fiebre, tos, dificultad para respirar, fatiga o algún otro. Pregúnteles si están a la espera del resultado de una prueba de detección de COVID-19 o tienen diagnóstico confirmado de COVID-19 y todavía no tienen el alta para dejar el aislamiento. Algunas empresas instalaron termómetros sin contacto para el monitoreo de la temperatura dentro de sus establecimientos.
  2. Un plan de respuesta en caso de exposición: su plan debe contemplar protocolos de aislamiento, contención de casos y rastreo de contactos, para que todos sepan qué hacer en caso de que un empleado se infecte. Deberá ser claro al comunicar cuánto tiempo debe quedarse en casa un empleado y cómo se comunicará un caso al resto del personal.
  3. Equipo de protección personal (EPP): según su espacio, el EPP podría incluir desinfectante de manos, mascarillas, protectores faciales y guantes. También puede colocar barreras de protección en determinados espacios.
  4. Procedimientos de limpieza: para los empleados será importante saber que las oficinas, especialmente las áreas de uso común, como los baños y cocinas, se limpian con frecuencia y de manera correcta.
  5. Distanciamiento social: es posible que deba mover los escritorios o cubículos y restringir el uso de áreas comunes como las salas de reunión. En algunos lugares, una buena forma de hacerlo es escalonar los horarios de trabajo.
  6. Viajes por trabajo: se deben reducir al mínimo los viajes por trabajo.
  7. Clientes y visitas: es posible que deba limitar la cantidad de personas que visitan la oficina al mismo tiempo y reconfigurar su espacio para garantizar el debido distanciamiento. Si comercializa productos, es posible que deba ofrecer a los clientes una alternativa para recogerlos sin contacto.
  8. Normas del gobierno: consulte las normas de mantenimiento de registros de COVID-19 de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) para garantizar que sigue los procedimientos correspondientes. También siga consultando el sitio web de los CDC para ver la información más actualizada.

Productividad y estado de ánimo

Una vez que sus empleados regresaron y están implementados los protocolos de seguridad, los directivos están frente a un delicado equilibrio en lo relacionado con propiciar la efectividad en el trabajo. Tome medidas para garantizar que sus empleados se sientan protegidos al trabajar juntos, para que sean lo más productivos posible. Si bien muchos trabajadores informaron que su nivel de productividad se incrementó al trabajar desde casa, algunos pueden sentir la falta de camaradería o que su estado de ánimo no es el mismo, y recibirán con alegría la oportunidad de volver a la oficina si se sienten seguros y en condiciones de ser productivos. Según una encuesta de Harris Poll, el 60 por ciento de los adultos en edad activa dijeron que se sienten menos conectados a sus equipos desde que trabajan en forma remota. Una cultura corporativa de apoyo a sus empleados y las iniciativas para fomentar una mayor participación entre los equipos pueden ayudar a combatir estas dificultades.

Para muchas compañías, la solución podría ser una combinación de trabajo en oficina y trabajo remoto. Algunas compañías grandes ya tomaron la iniciativa y ofrecen a muchos empleados la posibilidad de usar este sistema híbrido. Este enfoque da cuenta de cuánto han avanzado los equipos para trabajar en equipo de manera remota y al mismo tiempo propician las reuniones presenciales cuando es necesario. También les da a los empleados que quieren regresar a la oficina a tiempo completo la oportunidad de hacerlo sin quitarles flexibilidad a los demás.

Algunas empresas comenzaron a reabrir sus oficinas y descubrieron que recrear las interacciones espontáneas que fomentan el trabajo en equipo en espacios grupales y enriquecen las reuniones creativas son difíciles en la oficina post-COVID. En lugar de ello, los empleados se cobijan en sus espacios con distanciamiento social y se conectan por videollamada como si estuvieran en casa. También es posible que hayan desaparecido las charlas de pasillo, que suelen ayudar a propiciar la sensación de conexión para algunos empleados.

La consultora McKinsey & Co. ofrece algunas recomendaciones para ayudar a sus equipos a recuperar algo de la magia de la oficina. La clave es no depender de aquello que impulsaba la conexión y la colaboración antes, sino buscar formas nuevas de fomentar dicha conexión.

  1. Piense en la disposición de su espacio. ¿Tiene sentido seguir teniendo los cubículos tradicionales? ¿Su espacio no sería más práctico con espacios más colaborativos y menos espacios delimitados, ya que el trabajo solitario se puede seguir haciendo en casa?
  2. No asuma que las respuestas serán las mismas para todos los cargos de una organización. Para un empleado que no necesita interacciones con grupos para trabajar, quizá no tenga sentido exigirle que vuelva a la oficina, excepto que el cargo requiera su presencia. En este sentido, un equipo creativo puede tener la posibilidad de coordinar el horario en la oficina para participar de las reuniones creativas, siempre y cuando el espacio haya sido configurado para permitirlo. Es posible que algunas compañías puedan crear soluciones híbridas que ofrezcan lo mejor de ambos mundos, lo que podría optimizar la productividad y el estado de ánimo en el proceso.

Cómo tomar la mejor decisión para su empresa y sus empleados

Este es un asunto complejo. Posiblemente el camino correcto para muchas empresas sea ser flexibles y ágiles al menos en el futuro cercano, teniendo en cuenta la incertidumbre que transitan usted y sus empleados en este momento. Como muchos retos que enfrentan las empresas, mantener una comunicación abierta y cambiar el rumbo cuando es necesario puede ser difícil en el corto plazo, pero puede fortalecer la cultura de la compañía y la lealtad de los empleados a lo largo del tiempo.

La pandemia de COVID-19 no solo cambió la forma en que gestiona a sus empleados actuales, sino también la forma de buscar empleados nuevos. Vea cómo ajustar su estrategia de búsqueda y contratación a la realidad del mercado laboral actual.

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